电子化档案项目要求

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1、电子化档案项目要求招标概要本次招标的服务内容“资料电子化项目”。采购预算：人民币##万元，报价超过采购预算的投标不予接受。服务期限：#年#月#日前完成投标人必须满足本招标书中的所有要求，否则视为非实质性响应。项目概述1、项目概况##局为加强档案电子化建设工作，完善及解决各类业务档案的查阅及利用，计划整体外包本单位份日常专业专业档案的整理及电子化。本项目需要解决的档案类型较为复杂，涵盖A3、A4及其它特殊纸张，档案类型较为多样化，服务单位需要非常熟悉我单位档案资料情况，具有专业化、规范化的档案整理及电子化加工业务水平。2、工程量情况本次外包业务量为

2、###等，主要以纸质档案为此次整理及电子化服务的内容；具体数量按实结算。3、工程进度计划在2018年##月##日前完成。4、技术规范与服务要求4.1档案交接中标方需安排专人到指定地点进行档案材料的交接工作，每次交接时双方需对交接的档案材料类型、数量等信息进行核对，交接中做到逐份清点，确认无误后记录书面信息并签字确认。4.2案卷整理整理不同类别的档案并分别打印相应封面及编制卷内目录，不得混淆。对档案的整理应符合各门类档案保管的规范。卷内文件排序应循序文件的形成规律，按上级指导要求进行整理，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。4.2.1封面要求打

3、印工整，根据历史情况，封面需要包含各项信息，投标单位需提供相关技术说明。4.2.2编制卷内目录应详细规范，题名应完整准确，与索引条目一一对应。4.2.3在装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。4.2.4破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复。4.2.5每页纸质资料上都必须按要求编制页码，具有连续性，不可缺漏，不可重复，页码位置相对固定，页码字迹不影响原文档内容，尽量为小，同时电子化后的影像需要体现该页码。4.2.6归档文件幅面以A4规格为准，大于A4需进行折叠，小于A4需居

4、中处理。4.2.7收集的文件材料无内容、不清楚或破损，须由我单位管理人员确认。无内容的直接剔除，内容不清楚或文件破损的进行相应处理。4.3数字化扫描4.3.1扫描前应先对案卷进行预处理，查看案卷目录和实际内容是否相符、是否有缺漏页、前后颠倒、案卷原件有否清晰或破损，查出的问题须列出明细及整改修补方案并进行修补，完成进行拆分扫描，保证纸张的平整、抚平边角。4.3.2遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等情况，则进行重扫或补扫。遇有扫描图片顺序与档案原件顺序不一致时，应及时调整。4.3.3采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张

5、褶皱、撕裂、破损等情况的发生。4.3.4如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。4.3.5扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。4.3.6采用高速扫描仪进行扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。4.3.7扫描色彩模式。采用黑白模式进行扫描。若遇特殊情况由采购单位决定采用彩色还是黑白模式进行扫描。4.3.8扫描分辨率。扫描分辨率应不小于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集

6、、清晰度较差等，可适当提高分辨率。4.3.9扫描文件格式。以TIFF格式保存。4.3.10扫描文件以无损格式保存，且以尽量减少存储容量为准则。4.3.11扫描后每份电子文件按要求进行相应目录层级分发共享目录。4.3.12扫描后的文件需要进行二次核检以确保图像完整无缺漏。4.1影像优化4.4.1纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。4.4.2去污：对图像页面中出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4.4.

7、2服务单位需要进行二次核检以确保影像的质量及完整性。4.2本地索引著录4.5.1影像进行优化后并二次核检后方可进行索引环节。4.5.2信息输入与扫描影像所示信息必须完全一致。4.5.3索引条目应按要求与纸质资料一一对应全部输入，不得缺漏。4.5.4题名输入应完整详细且准确，相应密级选择准确。4.5.5输入页码与图片顺序一致。4.5.6索引完成后服务单位需要对条目进行两次核检以确保条目的准确性。4.1提交线上索引4.6.1索引著录进行两次核检后方可提交数据进行线上索引。4.6.2线上索引通过现有系统在线进行，投标人应充分考虑到索引时遇到网络延迟、网

8、络故障或无法提交等因素，我单位不为此额外承担责任以及支付费用，并且项目实施周期也不得因为网络因素而延误。4.6.3线上索引完成后，服务单