协同办公系统使用管理暂行办法

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1、.....协同办公系统使用管理暂行办法第一章总则第一条为健全集团公司协同办公系统管理制度，规范工作流程，提高办公效率，充分发挥协同办公系统的作用，保证该系统的正常运行及信息安全，加强其维护管理能力，特制定本管理办法。第二条协同办公系统是指镇江港务集团内部办公自动化系统。第三条协同办公系统使用管理包括：用户管理、流程管理、系统维护管理、终端维护管理、电子签章管理、短信系统管理、邮件系统管理、系统功能需求管理等。第二章部门职责第四条信息管理中心为协同办公系统的归口管理部门，负责该系统的维护和管理，保证协同办公系统安全，为集团用户使

2、用协同办公系统提供技术服务。第五条各部门、各分子公司向信息管理中心提供协同办公系统的用户、用户权限、办公流程、系统功能需求等相关的配置和调整申请。第三章协同办公系统用户管理第六条协同办公系统用户包括业务用户和系统管理用户。第七条协同办公系统用户管理是指对用户的增加、删除，以及用户属性、权限的配置和调整等管理。第八条各部门、各分子公司根据各自工作需求，按照用户权限与岗位职责一致性原则，如实填写“学习参考.....协同办公系统用户及权限配置/调整申请表”（见附表1），按流程审批通过后，交信息管理中心处理。第九条信息管理中心在接到申

3、请表后两个工作日内完成相应的配置和调整工作，将执行结果反馈申请部门或单位进行确认。第十条突发情况下，经申请部门领导和信息管理中心领导批准后，可进行紧急的协同办公系统用户及权限配置/调整，相关手续需在调整事件处理完毕三个工作日内补齐。第十一条按照集团信息保密的要求，防止因用户口令破解造成的集团信息泄密、数据伪造、数据篡改等情况的发生，禁止协同办公系统用户使用缺省口令；口令组成建议采用大小写字母、数字以及其它字符混合形式，用户口令长度要求在6位以上，系统关键业务用户（具有审批权限的业务用户）口令长度建议在8位以上，系统管理用户口令

4、长度建议在11位以上。第十二条口令的更换和保管由用户本人负责；业务用户口令更换间隔不超过3个月，系统管理用户口令更换间隔不超过1个月，新建用户必须更改初始口令，禁止将用户口令转借他人使用；如发现口令泄密现象，相关用户应立即更换口令。第十三条协同办公系统用户休假期间，经上一级领导批准，须通过协同办公系统提供的工作委托功能，将部分或全部审批权限交指定人员代办。第十四条用户权限设定要与员工实际岗位职责相匹配，在用户岗位发生变化时，如果该用户权限随之变化，相关部门要按要求及时提出用户调整申请，经流程审批后，交信息管理中心及时处理，以保

5、证系统的安全性。学习参考.....第四章流程管理第十五条流程包括部门内部流程和跨部门流程两类。流程管理是指对协同办公系统上各种办公流程的增加、删除和修改。第十六条办公流程的配置应按照“减少环节、提高效率”的原则进行。流程的配置和调整，由发起部门填写“协同办公系统流程配置/调整申请表”（见附表2），经审批（公司流程的配置和调整需经过相关部门会签）通过后，交信息管理中心处理。信息管理中心负责汇总并及时配置流程。第五章电子签章管理第十七条电子签章包括集团公司章和各分、子公司章。第十八条集团公司章由相关职能管理部门保管，各分、子公司章

6、由各分子公司主要负责人保管。第十九条拥有电子签章的人员，应妥善保管电子签章和电子签章的口令，口令的设置应按照第三章第十二条和第十三条的要求进行设定。第二十条电子签章不能随意转借他人使用，电子签章拥有人承担电子签章转借所产生的一切责任风险。第二十一条按照集团公文管理规定和用章管理规定，在对外公文和发文稿纸上应加盖油墨印章，电子签章对外不具有法律效力，也不能用作档案文件的唯一凭据。第二十二条因工作需要配备电子签章的用户，申请经审批通过后，由信息管理中心负责制作和配发。第六章终端维护管理学习参考.....第二十三条为保障用户能够正常

7、使用协同办公系统，应做好计算机终端维护工作。第二十四条计算机终端使用人应按照“协同办公系统用户使用手册”的要求，合理配置和安装计算机终端网络组件和软件。第二十五条信息管理中心负责对协同办公系统用户的计算机终端网络组件和软件进行技术指导。第二十六条协同办公系统用户应及时更新计算机终端杀毒软件病毒定义文件，并及时扫描和杀除计算机病毒，以确保在协同办公系统上流转文件无病毒。因恶意向协同办公系统上传病毒文件造成的损失，将按集团相关规定追究相关人员责任。第七章手机短信系统管理第二十七条信息管理中心负责手机短信系统的维护管理，应及时续费，

8、保证短信系统正常使用。第二十八条在使用网络寻呼模块的短信发送功能时，需要得到授权。如用户需要获得该模块的短信发送权限，需要填写“协同办公系统用户及权限配置/调整申请表”，经流程审批通过后，由信息管理中心向申请用户开放短信发送权限；如临时使用该功能发送短信，申请经审批通过后，由