高校档案安全管理体系建设

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1、高校档案安全管理体系建设摘要高校档案工作是高校发展的历史见证，是高校教职工工作的记录，高校学生学习生活的记录，高校档案的价值在于对高校建设的方方面面的指导作用。高校越来越注重档案工作的建设，而高校档案的安全工作也是其中重要的一部分，本文主要就高校综合档案的安全问题，包括实体档案和数字化档案的安全管理工作的必要性和重要性进行简单论述。关键词高校档案档案安全网络化中图分类号：G271文献标识码：AEslablishmentofUniversityArchivesSafetyManagementSystemJINYi,WANGChengyi,LIUDongya(Archiv

2、esofNortheasternUniversity,Shenyang,Liaoning110004)AbstractTheUniversityArchivessystemsarehistoricalwitnessthedevelopment,whichhavebeenrecodingteachingfacultyworksandthescholasticlifeofstudents・Itisalsoavaluablerefereneeofuniversitydevelopmentandestablishment・Universitieshavebeenpayingm

3、oreattentionontheestablishmentofarchivalwork,meanwhilethesafetyofUniversityArchivesystemsareoneofthemostimportantpartoftheworks.Thispaperwillmainlydiscussonthesecurityissuesofuniversityintegratedfile,whichareKeywordsuniversityarchives；archivessecurity；network高校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是

4、学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需耍历史档案的借鉴作为基础。随着高等学校的发展，档案越来越受到大家的关注，高校档案工作也得到了口新月异的发展。在信息化的背景下，新的档案管理手段的应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化，网络化，档案信息载体多样化等，为档案管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。虽然如此，目前高校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高校档案工作的发展。1高校档案安全工作存在诸多问题阻碍高校档案的发展部

5、分高校档案意识薄弱，规章制度的不健全，缺少组织保障。高校的领导和教职工，甚至档案工作人员对档案安全认识不到位，没有制定有效的防范措施和抢救措施，疏于防范，导致许多档案丢失，损坏，信息泄露等问题的出现。另一方面，高校档案安全缺少制度保障，部分高校档案没有完整的档案管理制度规范，甚至冇些高校没冇设置专门的档案管理部门和人员，档案产生部门和利用部门负责保管档案，对于档案的安全问题更是无人负责，一旦档案丢失造成损失更是互相推诿。档案实体管理在安全方面存在着流失，保管不当，损坏等问题。（1）由于档案工作归档的滞后性，一些档案形成部门不能及时将工作过程中形成的在归档之列的资料及时

6、归档,或者因为工作方便而拒绝归档,造成大量档案流失，留存在档案形成初期的部门、单位，而档案工作人员却不能及时知晓，随着时间的推移，很容易造成无档可归，无史可查的局面。(2)档案借阅传递过程中也存在安全隐患，造成档案损毁、丢失和泄密的安全问题主要出现在档案的借阅过程中。借档或阅档人对档案的保管不当，对于保密档案未按照审批规章进行查阅等，都会对档案的安全造成威胁。(3)对常规档案收集之外，档案的收集工作还应该注重随时随地的收集，比如学校重大事件的跟踪等，现在高校档案管理缺乏此项工作，直接造成的是学校某项重大事件后的档案形成分布在各个部门，造成部分环节的丢失和不完整。(4)

7、档案保管环境和设备不符合档案保存要求，会造成档案文字模糊，纸张损坏，甚至虫蛀、发霉等问题。对于历史久远和重要的档案，需要专业档案人员进行修护或者按照档案原貌进行修补，因为这些档案一般都具冇很高的保存和利用价值，而在这方面，国内高校能够做到这一点的也是屈指可数。随着信息化在高校档案T作中的广泛应用，由数？化、网络化等新技术新手段带來的安全隐患也随之而來。数字化档案管理在安全方面存在着信息泄露，网络威胁，存储介质寿命等问题。(1)网络化给档案带来的安全问题。网络是档案信息化的工作模式,网络化工作必将同外界相互联系，网络的安全和稳定对档案信息的传输造成了威