航天企业档案管理现状及优化策略

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1、航天企业档案管理现状及优化策略摘要：本文基于知识管理环境下对航天企业档案管理现状进行分析研究，结合国外先进管理经验，阐述了构建航天企业档案管理的新思路关键词：档案管理；现状；优化一、航天企业档案管理现状档案作为一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。档案是企业的决策依据，是企业维权的法律依据，是企业活动的参考依据。目前在航天企业，能通晓档案的功用，对档案进行科学管理模式与信息管理模式并存方式。由此可见，航天企业档案管理的重点还是放在对实体的保管上，“重藏轻

2、用”现象普遍（二）档案观念落后，档案价值未被认识航天企业中档案部门一直处于科研生产业务链的末端，产生不了直接的经济效益，同时还需消耗一定的人、才、物等资源，一定程度上增加企业运营成本，导致企业档案工作在企业发展中不断被弱化、边缘化。在企业组织机构重组时，撤并档案管理机构，压缩管理经费，压低档案管理人员的薪酬，频繁变动档案管理人员现象时有发生，完全忽视档案管理在提高企业经济效益中的作用，造成企业无形资产的流失（三）管理手段落后，环节冗余从传统的档案信息管理模式中可以看出，档案管理手段较落后。在文件收集、整理、归档、保管、利用等环节大多采用手工记录，工作效率低，工作准确

3、性低，占用大量的人力资源和财力资源，信息的储存、查阅和修改等问题较为不便。采用手工作业方式的单位劳动量大，耗时多，每个工作环节都要进行记录交接，交接环节繁琐，文件查新查全率低。两种方式并存的单位虽实现了计算机管理，但仅仅停留在文件级的目录编制、统计与检索等基础工作上，缺乏综合处理的技术能力。近一段时间内两种方式的并存，问题会越发突显,电子文件与传统纸质文件在管理标准、处理方法、保管方式等方面存在矛盾，需对其中不合理、不必要的环节进行彻底的变革（四）档案资源缺乏系统管理以航天某所为例，部门各自为政，都在推进部门的信息化建设单位内部出现多套信息管理系统，最多时达到10余

4、个。如数字化协同系统、自动化办公系统、经营合同管理系统、标准查询系统、档案管理系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。各部门的文件都在自己的系统里运行，各系统之间的数据标准、结构等不尽相同，互不兼容，很难做到信息和知识资源的自动交换，互联互通，从而形成了一个“信息孤岛”。单位倡导一体化管理，但没有实质进展。虽成立信息中心，但只是停留在机构合并的层次上，并没有真正将信息资源进行有效整合，提供系统的集成的信息服务二、成熟企业档案管理经验借鉴（一）成熟企业档案的管理特点1.企业档案馆在提供利用方式上十分多元化。部分成熟企业档案在提供利用方式上具有很强的灵活性。除传统服务方

5、式之外，还通过网络提供档案服务，如IBM公司档案馆负责管理公司历史网站，访问量达45万人次2部分成熟企业非常重视对档案价值的利用。企业档案馆不仅关注企业历史研究，还将档案资源投入到经营管理活动中，努力为企业服务。可口可乐公司每年从档案中寻找意向，而制成的产品可以产生超过700万美元的利润3•部分成熟企业档案馆藏实现了各种信息综合化管理，是一个综合性机构。除了以传统的企业档案保管中心存在外，它们还具有信息服务中心，企业形象展示中心、工业文化遗产中心等性质。例如，IBM公司档案馆除了是档案保管中心、信息服务中心和企业形象展示中心之外，实际上还是IBM的博物馆（二）对我院

6、档案管理的启示运用拿来主义，借鉴别人的成熟经验，引导档案工作达到一个新的高度，是档案人员的责任所在1•信息技术使档案利用更为便捷。档案工作者已认识到企业中传统的管理模式已不适应现在的快速发展，数字化信息化的管理是当前电子档案与纸质档案管理的未来发展趋势2•深入挖掘档案资源为企业服务。国外企业档案工作的产生主要是岀于档案工作能为企业创造直接或间接的价值。这是值得我们借鉴的。如何使航天企业档案工作为企业的发展和经营创造效益？需要调整档案工作的重心，深入挖掘档案资源，最大限度地投入到科研生产经营管理活动中，为企业提供及时、有效的信息服务3•档案综合性管理使档案价值最大化。

7、借助相应的档案知识管理方法、手段和技术，通过将分散的资源最大整合、集成、实现一体化综合管理，真正实现档案知识价值的转化三、航天企业提升档案管理水平的对策(-)采用知识管理模式社会发展进入知识经济时代，知识管理也应运而生。知识管理的理念和方法将推动企业档案管理逐步转型知识管理模式。传统的以“实体管理^信息管理”为特征的企业档案管理业务模式受到冲击。航天档案是企业的信息资产和知识资源，对其进行科学的管理，不仅可以支持决策，同时也有助于企业知识的积累与深化。航天某单位加强技术基础建设，搭建了“知识资源管理平台”，不断强化未来知识资源的整合和开发利用，实现企业知识资源的