物业邮件代收保管作业指导书

《物业邮件代收保管作业指导书》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、一、目的：为了在做好服务品质的同时能够规范管理邮件代收和保管工作。二、适用范围：各分公司所属服务中心邮件代收发和保管。三、职责1、服务中心指定岗位或专人收发具体负责收发工作；2、负责邮件代收和班次之间的交接与保管；3、服务中心定期对代收邮件的保管进行监督检查。四、作业内容与标准（一）、邮件代收原则：1、服务中心应指定一个门岗代收邮件；2、所有代收邮件只能是收件人或其家属不在家无法签收时，收件人必须跟服务中心签署《邮件代收授权委托书》及电话通知允许后才可代收，服务中心指定专人每月25日统计新增加签订《邮件代收授权委托书》清单并更新到

2、岗位；3、邮件种类：挂号信、特快专递、包裹（领取单）；4、不代收邮件种类：公安机关/司法机关寄送的邮件、银行/信用卡、外寄邮件（挂号信、特快专递、包裹）、大件物品.食品、易碎品、贵重（人民币500元以上）物品、有价证券、票据、手机/电脑、外包装有明显破损及有注明须本人亲自验收等邮件;（二）、邮件的接收:1、确认：确认邮件收件人（核对代收清单）是否与服务中心签订《邮件代收授权委托书》；2、检查：辨明邮件种类是否在代收范围内，外包装有无破损；3、接收：要求邮递员当面拨打邮件上预留电话联系收件人，如发现邮件在不代收范围内时应将拒收理由详

3、细告之收件人；4、记录：岗位值班员或收发员当接收到邮件首先要在邮递员末离开前当面核对、检查外观/包装是否有破损、邮件收件人信息是否清晰，接收后详细登记代收邮件的各项内容，必须要邮递员在《邮件收发登记表》中承诺联系栏上签字确认；5、签收：必须在完成检查、接收、记录并且让邮递员用止楷字在《邮件收发登记表》中承诺联系栏上签字确认后，才能在邮件回执联单上签字确认签收。（三）、邮件的分发：1、领取：应在当天内通知收件人到岗位领取，收件人在《邮件收发登记表》上签收后才能发放邮件；2、交接/保管：下班前剩余代收邮件交由下一班人员负责保管，当班人

4、员必须与下一班的人员做好交接手续，邮件数量、完好度详细记录在《值班/巡逻情况记录表》中，对照《邮件收发登记表》未领数量核对防止遗失和记录错误;3、退件：查无收件人或收件人已迁移本辖区的邮件应在核实后两日内退回邮局处理，退回时必须在《邮件收发登记表》上注明退件原因并请邮递员签收；4＞内部交接/催领：代收邮件在三天内收件人未来领取时，应将邮件移交由服务中心（门岗应在《邮件收发登记表》收件人签收栏写明已移交服务中心），服务中心员工将移交邮件记录在《邮件收发登记表》保管并电话联系收件人催促领取。（四）、服务中心监督管理1、班长：每日每班次

5、必须检查邮件代收和移交情况，班次内发现有邮件三天内没有领取负责移交到服务中心；2、队长：每三天必须检查一次邮件代收/移交情况，并负责督促三天内没有领取的邮件移交服务中心；3、维序主管/客服主管：负责监督服务中心邮件接收/保管；4、经理：每半月检查一次邮件收发情况，检查队长、主管的督导、监督巡查记录;使用表单记录记录名称邮件收发登记表5、分公司：邮件代收/保管作业流程、监管执行列入每月质量检查。记录编号保存期限QR/YJY-WX-31一年