浅谈航道档案管理的作用及其信息化意义

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1、浅谈航道档案管理的作用及其信息化意义摘要：在当今航道系统屮，档案管理正逐步发挥着越来越重要的作用，有效的档案管理，保证了整个航道系统的良性运转。然而，传统的文件管理模式存在自身缺陷，己经不能满足现代化的档案管理需求。该文讨论了新的信息技术，特别是数据库技术在现代航道系统的档案管理中的意义。关键词：档案数据库管理中图分类号：U612.32文献标识码：A文章编号：1674-098X(2013)01(b)-0-01在现代化航道建设以及船舶生产过程中，会产生大量档案数据文件，记录了工程建设、行政管理、设备维护等各种类型的信息。典型的档案

2、文件包括。1)文本档案，例如各类审批文件、协议合同、工程设计技术报告、材料清单、设备说明文档、设备维护记录、会议记录、质检记录、项目验收报告、检验证书等；2)图片档案，例如工程设计图纸、模型图、施工图、竣工图、设备图册、工具图纸等；3)视频档案，例如宣传广告、项目验收报告视频等。这些海量数据,为设备及人员管理、项目立项及验收等提供有力的信息和技术支持。而有效地管理和维护各类档案文件，将关系到航道系统的正常运转，设备的妥善维护，以及经济效益的最大化。1有效的档案管理的意义1.1有效的档案管理保证航道系统正常运转当前航道系统发展迅速

3、，且各部门职责明确，分工清晰，专业性强。有效的档案管理，包括各类文档的分类保存，能保证各部门Z间的相互协调与合作，并口为整体的运转提供信息依据。1.2有效的档案管理为工程建设提供技术支持航道和船舶工程建设，需要大量的设计和技术文档，这些技术文档，包括工程设计图、设备说明文档等，是工程项目顺利进行的基础，而有效的组织和管理这些技术文档，不仅能够为各部门提供必要的技术支持，而且能显著的提高工程效率。1.3有效的档案管理保证设备的正常维护在航道系统的运营屮，各种设备的零部件不可避免的会出现损耗和故障，这个时候，及时的发现故障并更换零部

4、件，对于整个系统的正常运作,意义重大。2传统档案管理模式的不足传统档案管理，通常采用文件系统管理模式。在信息科学中，文件系统是指操作系统屮用来管理辅助存储器上数据的了系统，通常情况下，各种档案文件单独存在，根据具体应用进行储存和管理。而文件系统具有如下缺点。2.1档案数据共享性差，兀余度大相同的数据集合在不同的系统中使用时，经常需耍重复定义和重复存储。例如，生产部门会保存各种生产设备的使用记录，而这些设备在维修部门也会有相应的记录，其中所用到的设备信息很多都是重复的。相同的数据不能被共亨，就会造成数据兀余。1.2数据不一致山于相

5、同数据的重复存储、单独管理，给数据的修改和维护带来了困难，容易造成数据不一致。例如，上述的维修部门对生产部门信息进行了修改，而生产部门没有修改维修部门的相应信息，结果造成了同一个生产设备信息的两个副本不一致。2.3数据独立性差山于档案文件与具体的应用联系紧密，如果档案文件的结构发生改变，必须修改相应的应用的数据处理方法。2.4数据结构化程度低在文件系统屮，档案文件之间是孤立的，从整体上看是无结构的，没有反应现实世界事物之间的内在联系，所以很难对数据进行合理的组织以适应不同应用的需要。基于以上分析，传统的档案管理模式已经不能适应现

6、代化的档案管理需求，而数据库系统，凭借其自身的优势，在现代化的档案管理中，逐步表现出其重要的作用。3现代化数据库技术在档案管理中的作用随着现代化信息技术的发展，数据库技术己经逐步成熟，并成为自动化办公系统中不可或缺的一部分。数据库技术的功能及其在档案管理中的作用如下。3.1数据库技术保证完整信息和通用功能数据库系统能够存储每个文件的结构和格式，这些信息是为所有应用而设计。因此，不管是行政部门还是生产部门对档案数据的应用，数据库管理系统都能够相应的提供数据管理服务。数据库的这种通用性，抽象了所有档案文件数据，便于档案数据的统一存储

7、和统一管理。3.2数据库系统能够提供档案数据的不同视图现代化数据库技术能够支持很多不同的应用和用户，不同的用户或者应用对数据会冇不同的显示要求，即不同的视图。数据库系统能够提供定义、维护和操纵视图的机制，使得查询结果能够适应不同的用户或者应用的需求。3.3数据库系统能够控制兀余，支持数据共享如前所述，在传统档案管理模式中，档案数据会出现很多冗余，而数据库系统可以根据所冇用户的管理需求，综合考虑所冇视图，并集成为一个逻辑模式，这样，即使是不同的应用，系统都可以调用唯一的存储数据,并提供相应视图，这样即可避免冗余。同时，正因为数据的

8、存储独立于具体的应用，数据库系统允许多个用户或者应用同时访问相同的档案数据，并提供并发控制机制，由此保证数据共享。1.4数据库系统提供数据恢复机制数据恢复机制在档案管理中起到非常重耍的作用。数据库系统具有一个系统恢复子系统，该子系统保证了数据库的正确性，即使在系