浅论A企业“集中报销平台”体系现状与完善措施

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1、浅论A企业“集中报销平台”体系现状与完善措施【摘要】随着A企业不断发展壮大，业务量骤增，为进一步建立和完善财务管理体系，该企业根据目前财务管理的实际情况，借鉴同行业先进经验，在信息化管理方面开展共亨服务模式。通过不断升级原有网络资源，初步实现报销业务信息系统化，形成“集中报销平台”体系。虽然集中报销平台系统大幅度降低了资金风险、提高工作效率、规范业务流程，但仍然存在线上与线下双流程审批、系统功能不完善等问题。本文通过分析集中报销平台运行中的特点与问题，提出其完善措施。【关键词】集中报销平台现状完善措施从20世纪90年代开始，国际化公司开始初步建立财务信息共

2、享服务屮心，作为现代化大规模企业，不断推进财务管理体系、机制及技术创新,进一步提高财务管理水平成为企业发展中不可缺少的一部分。随着企业规模扩大，员工数量快速增加，报销业务量随Z骤增，报销管理中信息的快速传递与共享尤为关键。不断简化工作流程，提高报销业务单据流转速度,统一报销标准，规范报销业务操作成为财务管理中的关键环节。一、A企业集屮报销平台目前运行情况集中报销业务即在共享服务中心，利用企业集中报销平台，为员工提供差旅会议、办公等相关费用报销。该企业在原有财务信息系统上，通过融合预算管理系统、影像系统、资金平台（大司库）等多个系统优点，初步实现报销系统与差

3、旅预定系统、人力资源系统、资金系统、会计系统的对接，实现报销业务系统化操作，形成“集中报销平台”体系。集中报销平台系统主要包括主数据管理系统、集中报销预算系统、集屮报销管理、影像管理系统、资金平台（大司库）接口集成系统、公司卡系统、银企直联系统等儿人子系统。（1）主数据管理系统：包含集中报销平台所有主数据信息数据的导入、申请、审批等环节。（2）集中报销预算系统：通过年度报销预算数据上报、层级下达分解、预算调整等功能实现报销业务全年预算总量控制。（3）集中报销管理系统：员工利用该系统完成报销业务事前申请、单据提交及审批环节，并与会计系统对接，将数据传输至会计

4、体统中。该系统同时具备报销数据查询及公司卡业务的申请及审批，是集中报销平台中使用频率最高的子系统。（4）影像管理系统：利用外部扫描设备对所冇单据进行采集、传输,实现报销业务单据系统传递，审批人员通过查看系统中的影像数据审核，为简化线下审批流程奠定基础。二、集中报销平台的特点（1）突破传统“报销”概念。传统报销系统是通过网上提交金额低于三万元的个人零星报销形成报销单据，再由财务人员手工牛产牛成凭证完成。涉及的费用项目仅为差旅费、办公费、会议费、培训费等8个人员费用项目。而集中报销平台将非生产性费用项目划分为12个大类117个小类，员工通过费用要素进行判断勾选

5、，自动进入相应的报销审批流程。不受报销金额、是否签订合同等条件限制，并增加会议费、主办培训经费事前申请环节，不断完善报销制度。（2）统一报销标准，规范报销业务流程。集中报销平台按照“一级管理一级”的原则，设置审批流程及权限，同级别人员不能交叉审批，并增加金额审批权限，通过系统权限控制，规范报销业务流程。同时，对于差旅费出差目的、补助标准等根据企业有关文件要求进行设置，统一报销标准，减少因标准不同而产生的矛盾。（3）实现报销凭证自动生成。传统的报销业务中，网上单据提交与会计凭证形成分属于两个不同系统，不能实现信息数据共亨。集中报销平台成功解决这一问题，设置系

6、统対接，直接将报销单据信息传递至财务软件中，自动生成报销凭证，并在集中报销系统中自动生成会计凭证编号，方便会计信息查询。二、集中报销平台体系存在的问题通过集屮报销平台的全面推广，目前A企业已经实现所有报销业务线上审批，自动生成会计凭证，报销预算总额控制，报销信息共享。但在集中报销平台运用中仍然存在以下几方面问题。（1）仍然存在线上与线下双流程审批现象。集中报销平台通过单据影像传输，使审核人直接通过系统查看单据内容，以便减少手工审核传递时间，有效加快单据流转速度，提高工作效率。但在实际使用过程屮，单据粘贴不规范，导致扫描影像中的发票内容、金额等重要会计信息遮

7、挡，造成审核人无法准确判断单据是否符合相关规定。目前仍然采用线上与线下双流程审批，违背了影像系统存在的意义。（2）生成会计凭证流程复杂。集中报销单据审核完毕后，由财务人员手工推送至会计系统中，再通过手工选择资金流量制作报销单，由报销单据生成报销凭证，出纳根据报销凭证手工填制付款单据，完成整个报销流程。因此报销人员在提交单据时填耳的收款人（单位）信息并没冇使用,造成重复工作。对于已经传输到会计系统中的单据，若存在错误无法退回或者作废，造成系统中存在大量作废数据，导致数据管理难度增加。（3）报销流程变化后不易于操作。2015年A企业对集中报销平台系统进一步升级

8、，将报销业务划分为对公业务与对私业务，对私业务主要包括差旅费、培训