总经办文员作业指导书

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1、第一章职位说明书第一节岗位职责职位名称：总经办文员直接隶属：总经办主任直接下属：无协调咅15门：集团各部门、分公司人行部岗位扌苗述：在总经办主任领导下，负责集团内部文件和外部文件的收取、编号、传送、归档；负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发，办公用品应用及管理、后勤库存管理及出入库登记工作。岗位职责：1、负责集团文件的打印,外部文件的收取、编号、发送、整理、归档、立卷工作；严格遵守保密制度。2、负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信箱的收发工作。3、严格履行文件发送交接登记手续，避免、因交接登记失误而造成公文遗失等现象

2、发生。4、负责集团内部刊物、重要文件的收发、传递和保管。5、负责集团印信的管理工作。6、负责集团刊物《希波视界》的采编与发行工作。7、负责对图帖资料的建档与借阅工作。8、负责來电來访的接待、记录、送达工作。9、负责总经理办公室及木部门的内务整理。10、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。11、负责后勤库存管理及出入库登记工作。12、严格控制办公费用指标，每月报办公费用考核表。13、按时完成总经办主任交办的其他工作。第二节主要权利1、对非本部门发文手续不全、帖写不符合要求的文件，有权拒绝打印。2、对发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝下发。3、有权拒绝带毒软

3、盘的接收使用。4、有权对集团所有计算机查、杀毒工作进行周期性监督。第二章日常规工作内容第一节卫生清理工作1、提前十分钟到岗，清理办公室室内T生。2、负责办公室地面、墙壁、窗、门、桌椅、文件柜等设施的清洁。第二节办公设备开机准备工作1、接通计算机电源。2、接通传真机电源。3、打印机、复印机使用时方可开机。第三节整理呈报材料1、整理好报纸及代各部门转交总经理的各种材料，夹在文件夹内,呈报总经理。2、呈送时直接检查总经理办公室内水、茶、杯等备品是否足量。接收传真、电话1、及时接听电话，按电话内容给予解答、冋绝或转报，需要转报的电话内容直接填写在待办单上。2、接收传真件时

4、询问清楚对方属哪单位、传真大致内容、传真发给部门、接收人等，按工作需要决定是否接收（一般征费性广告单位不需接收）。3、通知接收部门领取传真件，监督其登记。4、注意事项：A、不可将董事长、总经理的办公室电话、手机号码告知非本公司人员，对方询问可礼貌冋绝。B、不可将董事长、副董事长、总经理的办公地点、出差地点、路线随便告知任何人。C、不口J透霜传真内容。第五节图书借阅1、询问借阅人需要哪类书籍，书库是否拥有。2、按《图书管理规定》由借阅人在《图书借阅一览表》中登记后借阅。3、借阅期限为一个月，到期后跟催借阅人归还或履行续借手续。4、辞职员工须查阅《图书借阅一览表》，确

5、认其是否有借阅书籍。第六节报刊收发1、各类报刊除董事长、总经理订阅的报刊、信件外，均由收发事门卫分发。2、董事长、总经理的报刊、信件在每天8：30前送至董事长、总经理办公室。3、董事长、总经理外岀时，将收集的报刊、信件按时间顺序摆放整齐。4、萤事长、总经理信件属广告、宣传类的可交总经办主任拆阅后，决定是否呈报。第七节文件的打印、下发、归档1、按照《公司统公文处理规定》制作各种文件。2、对非本部门制定的会签后文件进行文字验收及排版检查，打印。打印时检查软盘是否有病毒，采取杀毒措施后，再读取信息。3、按《文件会签单》确定的下发范围进行复印、下发。4、下发后文件归档登记

6、：A、书面文件归档按照文件所属类别及发放先后顺序归类存档。B、计算机屮文件分别按文件所展类别归类存档和建立时间存档。C、文件类别按2003年8月《文件汇编》中子类别确定。第八节印章信证的提供1、按“印章信证管理”中规定，检查《用印请示单》填写是否规范、全面，批示人是否属权限范围内。2、符合用印审批手续的，请示办公室主任，同意签字后，亲自加盖印章。3、介绍信按《用印请示单》屮填报的内容填写。4、将《用印请示单》统一•保存，必要的资料需复制后与《用印请示单》一同保存，以便查阅（如：对外函件、财务报表等）。5、介绍信存根联与相应的《用卬请示单》一同保存。第九节档案管理工

7、作1、对接收的各种资料如：新购置的办公设备使用说明书、图书进行编号、登记造册、归档。2、对归档后的新购置办公设备、图书发票上签字表示该设备、说明书已存入资料库。3、按“企业文档管理”相关规定，随时整理各种档案。第十节电子邮件的查收每□定时查看电子邮件，根邮件重要性决定转发、删除或打印。第十一节考勤填写1、集团董事长、总经理、各常务副总、经营副总、总经办全体、驻集团分公司人员考勤均属总经办考勤记录范国。2、每天班后对考勤范围内人员岀勤情况真实、准确记录。3、对请假人员的假条（一式两份）存底，另一份交人力资源部。第十二节填写待办单及工作总结1、待办单要放在办公桌上的明

8、显位置，便