会务与商务——会间服务、会后反馈

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1、会务与商务一一会间服务、会后反馈一、学习目标：能够做好会议记录；做好会议期间的信息沟通；做好会议值班、保卫工作。并掌握会议文件资料的立卷归档的要求；会议经费结算的方法。二、会议期间的服务：1、热情迎接与会者：2、做好会议的签到和座位引导工作：1/选择恰当的签到形式：大型会议一一签到卡2/准备好签到的登记簿、签字笔、留言簿3/请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐。大中型会议一一座次标识品注意事项：1/负责签到的人耍提前到岗。2/引导要站在上司/客人左侧。3、承担会议记录1/、会议记录做好准备工作（1）准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和

2、记录用纸。（2）准备好录音机和足够的磁带來补充手工记录。（3）备一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。（4）提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。（5）在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。2/、会议记录的内容（1）会议描述。包插会议类型、时间、地点。（2）与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。（3）会议过程：宣读上次会议记录、其他事务一一按在会上进行的顺序记录。（4）主席、记录员签名。3/、会议记录的方法：（补充~、完全〜、精要〜、精详~）（

3、1）会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正安内容、结论一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要概括地记录。（2）漏记的内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。（3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下來。4/、会议记录的修改（1）在定稿打字Z前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准。（2）如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。（3）会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。5/^会议记录的要求

4、：1、准确：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动。2、完整：会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。3、简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达岀来。4、准确：会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。6/、会议记录的结构与写法会议记录的结构是：标题+正文+尾部1、标题（1）会议名称+文种。如“XX集团公司第三届董事会议记录”。（2）文种。如“会议记录”。2、正文正文的构成

5、是：首部+主体+结尾（1）首部会议概况，包括会议名称：会议时间：会议地点：会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等。以上6项应在主持人宣布开会前填写好。（2）主体会议内容。包括：1/会议议题。如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。2/发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。3/会议决议。决议事项应分条列出。有表决程序的要记录表决的方式和结果。（3）结尾另起行，写明“散会“并注明散会时间。3、尾部右下方写明“主持人：（签名）”、“记录人：（签名）”。4、确保会议期间的信

6、息沟通：1/v做好会议期问信息的收集、传递、反馈工作（1）秘书人员要做到多听、多记、多想、多算、多跑，才能比较全面地收集信息。（2）要深入实际，掌握第一手资料。（3）要注重信息的加工提炼，形成成果使上司、与会者、新闻媒体都能方便利用。（4）要注重时效，反映敏捷，狠抓反馈信息的收集。2/、做好会议期问的对外宣传工作会务秘书要积极搞好对外宣传的工作。（1）妥善处理与新闻好东西的关系。（2）注意内外有别，严守单位秘密。（3）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。（4）秘书要随时•注意悼念外界舆论和新闻媒体对

7、会议的报道，为领导提供参考。（5）在会议结朿后，秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。3/、七种基本的信息收集法：1）观察法：2）询访法：（最为常用的方法之一）：按手段：面谈询访、电话询访，书面询访简单的、时I'可性强的信息以电话询访涉及面广，深度、以面谈为佳涉及不使当面交谈的内容以书面询访3）问卷法：（分自填问卷，访问问卷）。（美）艾尔•巴比：问卷是社会调查的支柱优点：省吋、真实、便于处理。缺点：质量难保证4）量表法：适用于较精确地调查人们主观态度和潜在特征，由一组

8、精心设计的问题组成间接调查5）购买法：文献信息载体购买，实物信息载体购买6）检索法：利用检索法工具，从文档屮查检有关信息资料的方法手工检索计算机检索7）交换法：用资料，样品等与对口单位进行交换、国内交换、国际交换4/信息资料的内容：1）表现形态：文