合同签订及管理规范

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1、合同签订及管理规范概述：合同协议是我公司与供应商商务合作的重要法律依据，其屮规定的条款限定了我公司和供应商的权利与义务关系。介同协议中规定的返利政策是我公司核算返利重要依据,相关条款签订内容的介理性和条款词义表达的清晰唯一性，直接关系到我公司的合法权益,同时直接关系到我公司内部管理的科学性，规范性，条理性。为了充分保证我公司的权利,规范我公司内部管理，避免不必要的法律纠纷，合同协议的签定程序和合同协议条款签定标准必须遵守相应的规定和规范。（一）合同签定简单流程（二）需要签定书而合同协议的范围1.年度合作常规性合同，只要供应商与我公司产生商

2、务往来，就必须签定年度合同；2.只要存在对年度合同某些条款需做追加做补充说明的，就必须签定补充协议书；3.供应商承诺给予我公司广告支持（包含所有形式的广告，如：外墙广告，媒体广告等），而在年度合同中未体现相应条款的，必须签定相应广告支持协议书；4.我公司收取门店开张进场费（新店开张赞助费），每年冇收费指标旗舰店进场费，必须与供应商签定场地费支付协议巧5.我公司收取展台，灯箱等道具制作费用，必须与供应商签定道具委托制作协议书6.临时搞阶段促销活动，供应商给我公司特别的返利政策，此情况需签定促销活动协议书（包含特价机信息）7.供应商承诺给了我

3、公司库存商品价格保护，当零售价下调时，给我公司相应库存商品价格补贴，此情况，我公司需与供应商签定库存调价补差确认巧（保价协议帖）。（三）合同内容清晰性规定1.合同签订尽可能釆用我公司提供的合同模板。如釆用我公司合同模板，合同小可变动条款需通过营销总监审核，确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义之后，方可签字盖章；2.合同如采用供应商提供的模板，营销总监需对合同每个条款进行详细审核，确认合同合理Z后，并且确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义Z后，方可签字盖章。（或者山专人对合同的合法有效性，合同内容词义的唯一性进行市核）（四）合同有效期间规定1•

4、除了空调类合同可跨自然年度进行签订之外，其他站类家电或者手机的合同一律限制在一个H然年度内进行签订，不能跨占然年度确定合同有效期限。2.空调类合同有效期限一率控制在上年度的9月份至下年度的8月份；其他甜类家电或者手机合同有效期限一律控制在一个自然年度的1月份至12月份之内。3.如有供应商在一个自然年度的屮途开始与我公司合作，那么第一份合作协议的有效性只能终止到木自然年度的12月份，以示的合作协议按H然年度跨度进行签订。（五）合同签订吋间规定1.在合同有效期到期Z后至签订下期合同的过渡期，必须在一个月Z内完成签订临时补充协议；2.下期正式合

5、同必须在上期合同到期之示的3个月之内签订完成。3.如未在规定时间内完成正式合同签订，将停止付款。4.未签订正式合同，但急带巾请货款的特殊悄况，需要做出中请，表明特殊悄况和做出相应的保证，并通过营销总监和财务总监签字确认，方可给了结款。5.经双方确认好的合同，在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员。（六）增加操作品牌规定：供应商在执行年度合同过程屮，增加新的品牌商品，必须签订补充协议，对新增的品牌商甜的返利政策的各利「规定作补充说明。如增加的品牌商晶因没有合同作为核算返利依据，1佃造成漏算、少算应收返利的悄况，相关

6、业务员需承担完全责任。（七）补充协议、临时协议管理1.补充协议、临时协议包含以下几类：A.对年度合同某些条款进行追加做补充说明的补充协议书B.广告支持协议书C.场地费支付协议卩D.展台委托制作协议书E.特价促销活动协议书（包含特价机信息）F.库存调价补差确认书（保价协议书）G.临时促销协议书2.以上我公司相关部门与供应商谈判签订的协议书，必须在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员。3.在财务统讣返利、补差和费用时发现只有已收数据而没有应收数据，帐上体现多收的情况，经核实是因为业务部没给财务提供和关的协议，导致财务

7、部未挂相关的应收款项，从而导致财务数据整体产生混乱不准确，或者供应商手头有经过我公司确认的协议，而财务部却没有阳存此协议，导致财务核算返利不准确。此情况一经发现，财务完全有理由怀疑相关业务员手头存在某些补充协议、临吋协议未提交财务部，财务部有权利委托公司审计监察委员会对相关业务员进行审査。（A）合同签字盖章规定1.所有的年度合同，必须经过营销总监级别以上（含总监级别）人员签字，所有补充协议、临时协议、特价机协议等协议书，必须经过部门经理级别以上（含部门经理级别）人员签字，再由财务合同章保管人员盖章示，此合同方可成效；2.合同章保管人发现合

8、同未经过和关人员签字，或者合同未体现签定时间，合同保管人将不了盖章。3.所有具备法律效力的合同协议卩必须加盖合同章，只盖业务章的合同协议一律视同无效。（九）合同协议归档保管1.所有合同协议一律