辽阳市档案馆接收档案标准(试行)

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1、附件3：辽阳市档案馆接收档案标准（试行）（本标准适用立卷改革前档案的整理）一、按全宗整理1、进馆档案必须以全宗为单位进行整理,在本单位保存十年后向市档案馆移交.2、凡反映立档单位主要职能活动（包括党、政、工、团等机构）和基本历史面貌，需要永久和长期保存的档案，均应收集齐全，确保全宗的完整。二、分类清楚1、根据机关内组织机构的设置，业务分工，档案数量多少编制本单位分类方案。2、一个全宗（立档单位）应按统一的分类方案进行分类，不能随意变动，必须保持前后一致。3、分类方法，一般要求按年度——组织机构（或问题）分类。专业档案按有关规定执行。三、保管期限划分准确1、2

2、008年前档案根据国家有关档案保管期限规定，准确判定档案文件的价值，区分永久、长期、短期三种保管期限。2008年后档案按国家档案局第8号令规定划分保管期限。-9-2、进馆档案必须是经过整理、鉴定，具有永久、长期保存价值的档案。四、组卷合理　　组卷应以“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则，一般要求以问题特征为主，灵活运用其他五个特征（时间、名称、责任者、通讯者、地区），并按照文件的不同价值，数量进行组卷，便于保管和利用。具体要求是：1、同一类型的文件，如一个问题，一宗事件、一次会议、一起案件所形成的文件要

3、作为有机联系的一个整体立卷。密不可分的文件如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与原件、来文与复文应立在一起，不得分开。2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的计划、规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。其它应归档文件材料的整理，按有关规定执行。3、同一问题、同一会议、同一案件形成的文件以及正文与附件、正文与底稿、请示与批复，转发文与原件等应立在一起。-9-4、文件和电报要按其内容的联系，统一进行组

4、卷。5、照片和声像档案整理按有关规定执行。6、绝密文件单独组卷。7、案卷厚度一般不超过2厘米。五、卷内文件排列系统　　卷内文件材料排列条理有序，保持文件之间的联系，使之成为一个有机整体。1、密不可分的文件材料应依序排列在一起。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。2、重要文件的历次稿依次排列在定稿之后。3、非诉讼案件卷结论、决定、判定性文件材料在前，依据材料在后（司法部门形成的档案材料，按本部门的规定排列）。4、案卷内问题单一的，卷内文件可按责任者——时间次序排列。5、案卷内有两个以上问题的，卷内文件按问题——责任者——时间次序排列。

5、6、专业档案等有明确排列次序规定的按有关规定执行。六、正确编写页号或件号　卷内文件材料应按-9-照卷内文件排列的先后顺序依次给每一页文件编上顺序号。卷内文件经过编号，可以固定排列顺序，便于保护文件的完整和安全，便于统计页数和查找利用。卷内文件，除空白纸外，凡载有信息的正、反面均应一页编一个页号。编号应尽量做到细致，务求准确，不得遗漏。如果发现有重号和漏号，应立即重新编号。编号宜使用铅笔，以区别于原有文件页码并便于编错时修改，必要时也可用打号机。1、装订的案卷，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角编写页号。2、2003年以后的档案按辽市档发[200

6、4]9号《关于印发〈辽阳市归档文件整理实施细则〉的通知》整理。卷内文件页号的位置，一卷之内应尽可能统一。还有一些文件比较特殊，应视情况具体处理。照片或图表等正面难以编号的，在其背面左上角编号；文件折叠装订的（即筒子页），上下两面文件内容若是分别排印的作两页编，若是连接起来排印的，作一页编号；如果卷内一页纸上贴有数页小纸笺，凡是掀得起来的都算是一页，各页纸笺只要有信息的都编一个页号；大开面的文件、图表、图纸等，须折叠成16开后，再在右上角编页号；卷内有小册子的，也应一页编一个页号。卷内如有信封，信封及封内文件均须编号。七、填写卷内文件目录-9-　　凡进馆档案必

7、须按规定的格式逐件填写卷内文件目录；对文件题名不能随意更改或简化，没有题名的应拟写题名，有题名但无实质内容的亦应重新拟写，重新拟写的题名外加“[]”；没有责任者、时间的文件要考证清楚，填入有关项目；会议记录应填写每次会议的主要内容和时间；各项报表、登记表等要按照文件内容逐项登记。卷内文件目录要在右上角标注档号。卷内文件目录编印好后，放在卷首，同卷内文件一起装订。卷内文件目录全宗号—目录号—案卷号顺序号文号责任者文件题名日期页号备注八、填写卷内备考表　　案卷卷末放置卷内备考表，填写有关卷内文件材料的情况说明，签具立卷人和检查人的姓名，并注明立卷时间，以示负责。

8、九、案卷题名打印规范-9-　　进馆档案要有案卷封面，