苏州工业园区档案馆档案接收进馆标准

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1、苏州工业园区档案馆档案接收进馆标准为保证进馆档案质量，实现馆藏档案管理规范化和标准化，更好地为党和国家积累档案史料，为社会提供服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《江苏省档案管理条例》等有关法律、法规，结合园区实际，制定本馆档案接收进馆标准。一、总体要求进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类和载体的档案作为一个整体，不得分散割裂。全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。二、按全宗整理移交档案（一）属于我馆接收名录内的单位，符合接收档案范围的具有永久

2、、长期（30年）保存价值的档案，以全宗为单位经系统整理后，按规定向档案馆移交。（二）凡反映单位主要职能活动以及单位主办或承办的重大活动中产生的具有科学研究和查考利用价值，需要长期以上保存的各种门类和载体的档案，均应收集齐全，确保全宗的完整，经过系统整理后，按规定向档案馆移交。三、全宗内档案和资料进馆范围（一）文书档案;（二）科技档案；－9－（三）专业档案和业务档案（档案馆与移交单位协商确定）;（四）特载档案，包括照片、光盘、实物等档案（荣誉档案要求获市级及市级以上荣誉）;（五）各类编研材料，包括各种公开或内部

3、发行的出版物、年鉴、大事记、组织机构沿革和重要文件汇编等。四、进馆档案文件材质要求（一）文件形成程序规范、签署完备、内容准确，字迹清楚、图样清晰、图表整洁。归档文件需采用耐久性强的字迹材料，统一使用A4幅面的纸张，不得使用二次用纸，符合国家规定的文件质量要求，保证文件能够永久保存。（二）通过OA推送的电子文件，有对应纸质原件的留存纸质原件，无纸质文件的需要打印一份纸质文件归档（并加盖公章）。未经OA流转的文件保留纸质原件，无原件且确实需要留存参考的保留复印件。（三）本单位的发文以及涉及本单位组织机构、人事任免

4、等重大事项的收文必须保留盖有公章的纸质原件归档。（四）档案文件中无废纸和易锈蚀、易氧化的金属物，无不符合规范的装订用品。非标准纸张在不影响其日后使用的前提下托裱、折叠为A4幅面。五、档案门类划分和档号编制－9－（一）全宗内档案应根据本单位制定并经园区档案管理中心审查同意后的《档案分类方案》科学划分档案门类，《档案分类方案》应保持一致性和稳定性，不能随意变动，要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，层次分明，归类准确。（二）文书档案一般采用“年度—保管期限—机构”三级分类；科技档案、照片档案、光盘档案、实物档案一

5、般采用“问题—年度”二级分类；专业档案一般采用“问题—年度”二级分类，业务档案一般采用“问题—年度—保管期限”三级分类，专业和业务档案的分类应符合本系统业务主管部门的要求。（三）档号编制规范，满足唯一性、合理性和稳定性的基本要求。档号编制规则、档案门类代号和保管期限代号与苏州工业园区数字档案室信息平台内置规则保持一致。六、档案价值鉴定（一）全宗内档案应根据本单位制定并经园区档案管理中心审查同意后的《归档范围和保管期限表》准确鉴定文件保管期限。（二）本单位制定的《归档范围和保管期限表》符合《机关文件材料归档范围

6、和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）、《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局10号令）等规范要求，价值鉴定准确。七、档案整理要求全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。档案整理遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。（一）以“件”为单位的整理要求－9－为了简化整理，一般成套性不强的档案以“件”为单位整理（如：文书档案、婚姻档案、拆迁档案等）。1．原则上每份文件单独作为一件归档。请示与批复；正本与拟稿纸、定稿（包括历次修改稿）；正文与附件

7、；收文与文件处理单；转发文与被转发文；原件与复制件；同一问题、同一会议、同一案件的文件；同一年度的会议记录、介绍信存根等应一起作为一件。2．采用一文一件的方式整理的档案需加盖档案归档章，编写页号。归档章包括全宗号、年度、保管期限、机构/问题、件号和总页数六项。3．根据数字档案室中的著录字段要求进行编目，著录项包括全宗号、年度、保管期限、机构/问题、件号、文号、题名、责任者、文件日期、页数和备注等字段。根据档号编制规则生成档号，著录项齐全、著录信息完整准确，满足按条目检索的要求。4．薄的件采用直角装订或斜角缝纫

8、装订、厚的件采用三孔一线装订。以盒为单位填写盒内备考表。档案盒上填写全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构/问题和起止件号。（二）以“卷”为单位的整理要求成套性、关联性强的档案一般采用立卷的方式整理（如：基建档案、会计档案、审计档案等）。－9－1．案卷由案卷封面、卷内目录、卷内文件材料和卷内备考表四个基本要素构成。案卷封面排列在案卷最前面，位于卷内目录之前；卷内目录排列在案卷封面之后，卷内文件材料首