文档管理规范化

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1、文档管理规范化姬瑞环中共中央办公厅电子科技学院教授，中国高教秘帖学会理事1—刖吞非常高兴我们能够冇这样一个机会，在这里跟朋友们共同來学习这样一个专题，就是作为我们的档案干部，机关工作人员，怎么样把握一下文书档案工作的规范化的问题，那么根据我自己对这方面问题的理解，还有对相关的材料的掌握，准备今天下午，给朋友们安排五个内容。我现在在屮央办公厅电了科技学院工作。我自己还是一个工作之余，喜欢著书立说的人，这个屮办的一些领导对我还是比较肯定的。最近这四五年来，出版了这样的一些著作成果，论文就没有算。大家看我所研究的主要

2、方向，涉及到我们的公务员制度，所以我说大家冇缘分，公务员制度，还冇秘书学,还有丁•人写作学，再有就是档案学。那么我自己的工作的着重点，现在说基本上是以教学为主。近几年來所著书的成果，这里边就是比较主要的一些书籍著作，其中我最倾心的是第一本毛泽东的写作艺术,我们的国家公务人员应该有非常好的文笔，有很好的思想修养，良好的表达能力。那么这种思想修养也好，表达能力也好，对于我们做好各自的工作是非常必要的，我白己从1992年就喜欢上了这样一个专题，直到2003年前后用了11年的时间，完成了这样一本书的写作，研究工作,那么

3、应该说这是一部比较严肃的个人的学术著作，下面的《秘书学教程》，这是在03年7月份出版的,《秘书学教程》，是集小了我们的一些朋友，在从事秘书工作方面的一些感受，一些体会，这本教材被评定为北京市的梢胡教材，北京市高校的粘:品教材。后而的儿木简单说说，《档案管理基础》，《文书学》这都是人民人学确定的21世纪规划教材。《研究与答辩操作指南》，这是给咱们的干部，搞晋升演讲答辩，我來主编编写的，并且承担了其中的比较大的一部分。此外就是文稿的处理问题。这是我自己的一个工作成果，跟人家简单汇报一下。那么下面呢，我就來跟朋友们谈

4、一谈，关于我们要讲的专题的内容，主要是这么儿块，后边还有一个我没有写上，就是匆忙之间，有一个第五，就是关于人事档案。那么下而呢，我们就來按照我准备的悄况给各位领导，同志们做个汇报。一、正确认识文书档案工作的地位与功能(-)文书档案工作是各机关单位领导工作与业务活动不可缺少的辅助工作首先的一个问题，我想跟人家共同一•下，就是我们在各占的工作岗位上，人家对于档案工作，文书工作都冇一定的认识和了解，我们如何去正确认识文档工作的地位和功能。文书档案工作，当然包含着人事档案的工作，这是一个比较宽泛的领域，应该说它是我们的

5、党政机关，企事业单位，所有的社会组织，各级各类机关单位的领导工作和业务活动不可缺少的i个辅助工作，无论这个领导多么有本事，无论他多么有才T,他也少不了这样的机构做辅助，因此凡是在这样的工作岗位上工作的刖友，我认为我们的职责，我们的岗位都是非常光荣的，是辅助单位的领导者和业务部门左处理公务的，是一种重要的辅助工作。由于我们的工作，可以说能够保证机关各项T作的正常运转，保证领导决策的推行，能够保障我们的信息通联工作的顺畅。所以它的保障功能是非常突出的，我们的历届领导，无论是党中央的总书记,我们的国务院的领导，还冇中

6、央办公厅的领导，对于党委和政府系统的文书工作，档案工作都基于了高度的关注，上至毛泽东同志，周恩来同志，邓小平同志，江泽民，胡锦涛等等，几代领导人都对这方而的工作冇比较高的关注，并冃•都冇很多指示意见。比如说毛泽东同志就提到过，保守机密的问题，99%不行，必须做到百分之百，这个周恩来同志早在民主革命时期，就对秘书工作，机要工作，做出了许多重要的指示，并且亲H起草了许许多多的工作规范，我们党的组织上第一份密码方案，就是周恩來同志首创的，亲自编写的。那么像江泽民同志，为我们学校题写过校训，就是继承和发扬机要工作，优良

7、传统，为密码通讯事业培养可靠接班人，这都是党的历届领导，对机要工作，秘书工作，包括档案工作的一些关心，所以我说了我们在这样一个岗位上工作，倍感容幸，同时人家还要意识到我们工作的艰巨，不是仅仅顶着这个光环，还要意识到工作的艰巨。由于我们工作上的稍有疏忽，都有可能导致我们的党政领导，我们的业务部门在处理公务上，在运筹决策上，在其他很多方而，可能会出现一些漏洞，损失，甚至无法弥补的损失。我们中办呢，冇一位领导，到我们院里边去接见即将毕业的学生的时候，因为我们冇一批到外交部工作的学生，驻外使领馆，这个80%的学生就提到

8、了这样的话，这个在驻外使馆做文书秘书工作，包括档案工作，要高度的意识到白己的责任。其小提到的就是一字Z差丧权辱国，-•码Z差人头落地，应该说这16个字，对于我们将要去外交部门工作的应届毕业生及其震撼。大家想一字之差丧权辱国，可能我们从事的机要秘巧工作，通讯联络工作，文稿服务工作，稍有闪失，可能都是国格的损失，国家的损失。密码工作的过程中，稍冇疏忽都冇可能导致一系列的难以预料的后果，所以