对外函件管理办法

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1、对外函件管理办法FX/QGFW201505-05第一章总则第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定木办法。第二条木办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。第三条本办法适用下列对外函件：1.政府职能部门往来文函：一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报

2、、报告；二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函;三类：对行政处罚的回复、答辩、中诉等；2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明；3.客户往来文函：一类：按集团规定范木和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。三类：非集团规定范木的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。4•合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催

3、告函、知会函、邀请函等；二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。5.各类外部委托、授权文书。第二章收函、发函及复函第一条职责（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。（-）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。（三）（四）（五）（六）（七）法务中心：审查函件，子公司董事长：审查、事业部总经理：审查、

4、集团分管领导：审查、岀具法律意见。审批、指导、监督发函审批、指导、监督发函审批、指导、监督发函（按权限）。（按权限）。（按权限）。集团董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。第二条流程（一）收函流程:综合部收函一登记台账一分发一经办部门/人上报一子公司董事长审查一法务中心岀具意见f事业部总经理审阅、审批（按权限）一集团分管领导审阅、审批（按权限）一集团董事长审批（按权限）一经办部门执行一登台帐一函件原件、批件经办部门存档（-）发函流程：经办部门/人拟稿f法务中心审查一子公司董事长审查、审批（按权限）一事业部总经理审查、审批（按权限）一集

5、团分管领导审查、审批（按权限）f集团董事长审批（按权限）一经办部门执行一综合部或指定专人送达、邮寄一登台帐一批件、函件复印件、发送冋执存档第三条审批权限函件类别审批人子公司负责人事业部总经理集团分管领导1.对政府职能部门不涉及权利义务的文函J关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告J费用减免、政策优惠、资金扶持金额为30万元（含）以下V金额为30-100万元（不含）J金额为100万元（含）以上V对行政处罚的回复、答辩.申诉金额为5万元（含）以下V金额为5-15万元（不含）V金额为15万元（含）以上J除上述事项外的其他文函一般性函件（函

6、件性质）V比较重要，涉及到金额、企业形象，比较大的事项V重大函件，涉及到金额较大J2.司法文书司法文书的签收及送达V所有司法文书及相关请示报告.情金额为20万元（不含）以下V况说明金额为20万元（含）以上3.客户往来文函按集团规定范本和内容签发的通知函.催告函、解除函.承诺函及利益主张要求的冋复等V非集团规定范木的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的冋复等J对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复楼书、要约（招商）书广告推广资料不涉及具体承诺、无法律风险的推广资料J涉及具体承诺、有法律风险的推广资料J客户索赔事件金额

7、为10万元（不含）以下金额为10万元（含）以上J4.合同相对方往来文函一般工作联系函V对外招标要约邀请函件按专项制度权限执行中标通知书按专项制度权限执行我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函减免对方义务或增加我方义务2万以下V减免对方义务或增加我方义务2-10万J减免对方义务或增加我方义务10万以上J可能对我方权益造成影响的或影响合同正常履行的函件J合同履行变更、异议.中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）金额2万以下V金额2-10万金额10万以上J中介机构鉴定文书等5.外部委托.授权文书获益事项外部委托、

8、授权文书V增加我方义务外部委托、授权文书以集团名义出具外部委托、授权文书J集团分管领导在上述函件审批范围内把握不准，涉及到情况复杂、问题大、产生后果严重的相关审批事