部门档案立卷归档指导书

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1、招商局地产控股股份有限公司部门档案立卷归档指导书第一章文书档案立卷归档指引文书档案是指本公司在生产经营活动中形成的党工群团、计划统计、开发设计、经营销售、财务管理、劳动工资等方面的已经处理完毕，具有垂要或一定的保存价值的文件材料。包括（一）、党工群团工作：包括党、团组织、工会、妇女组织、协会、纪检监察、宣传教育等方面形成的文件材料。（二）、行政管理：包括董事会、监事会形成的会议记录、纪要、决议等材料；文秘工作、劳动工资、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形成的文件材料。（三）、企业资产：包

2、扌舌各种物业（如楼宇、房产、土地）的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料。（四）、经营管理：包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计等工作形成的文件材料，各种项H合同、协议及公证书，企业内部与整顿形成的文件材料。（五）、注册登记：包括企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括企业的章程及与各方签订的合同），企业各种资质证书及相关材料。具体归档范围见木公司档案分类方案。二、归档时

3、间：每年的档案资料于次年第一季度结束前向公司档案室移交归档。三、不归档文书材料的范（一）、本公司的重份文件；（二）、无查考利用价值的事务性、临时性文件；（三）、未经签发的文电草稿、一般性文件的历次修改稿（定稿除外）、各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人最后定稿除外）；（四）、无特殊保存价值的信封、一般性表态、建议意见或来信；（五）、本公司负责人兼任外单位职务形成的文件材料；（六）、为参考冃的从各方面搜集的文件材料；（七）、本公司应邀出席非公司重要业务会议带冋的不需执行和无参考价值的文件材料；（八）

4、、上级公司任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料；（九）、卜-属公司送来不需抄报、不需办理的一般性文件材料；（十）、外单位或行业协会送来的征求意见的文件未定稿。四、归档要求（一）、归档的文件应为原件。（二）、文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。（三）、归档的文件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。第二章项目全程档案立卷归档指引一、归档范围项目全程档案是指本公司从土地出让、设计、施工、竣工验收、销售和初始登记的一系列项目档案。具体包括：（一）、土地出让阶段：土地使用权招标文件，土地中

5、标通知书、收购协议、合同书、规划要点等。（二）、设计管理阶段：招投标文件、设计任务书、方案图、说明书、概算书、施工图、审查意见、建造标准、预售查帐报告等。（三）、施工管理阶段及竣工验收阶段：开工报告，施工组织设计，施工计划，施工网络图，各种施工记录及检验文件以及因施工引起的各种工程设计变更文件竣工图，工程决算，竣工验收报告、竣工验收备案证明书等。（四）、销售及初始登记阶段：略（参见营销档案）。具体归档明细见《项忖全程档案H录清单》。二、归档时间（一）、土地出让阶段的档案由发展部在土地合同（协议）签定

6、后即时向公司档案室归档。（二）、设计管理档案由策划设计屮心在施T图审查意见完成后一个月内全部组卷向公司档案室移交归档。（三）、施工管理档案（含城建档案）由各项目部在项目竣工验收后三个月内全部向公司档案室移交归档。（四）、销售及初始登记阶段的档案由营销中心客户管理部在办理初始發记时向公司档案室移交归档。三、归档要求（一）、归档的文件应为原件。（二）、文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。（三）、归档的文件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（四）、应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水

7、、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，女山红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（五）、文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）o图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mmX210mm）,图标栏踞在外面。（六）、设计图纸要求归档光盘。（七）、基屮“城建档案”部分，需严格按照深圳市城建档案馆的要求进行整理、装订、归档。其余部分需按门类进行组卷、装盒，并填写卷内忖录及附全部文件的电子目录。（八）、移交的档案需组件、装盒，

8、并填写卷内冃录，附所有文件的电子冃录。（九）、向公司档案室移交归档时需办理移交手续，双方签字确认。第三章会计档案立卷归档指引一、归档范围：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的主耍史料和证据。具体包括：（一）、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。（二）、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其它会计账簿。（三）、财务报表类：刀度、季度、年度财务报表，包括会计报表、附表、附注及文字说