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1、结合办公自动化的现状和发展趋势，论述开展办公自动化的意义0A系统的任务是尽可能有效地利用信息资源，向多级办公人员及时捉供所需信息，捉高工作效率和质量,进行辅助决策,提高办公效率，改进办公质量，以求得良好的社会和经济效益，达到既定的工作1=1标.所以，提髙效率和改进质量是办公自动化的II的.从办公自动化出现ZH起，针对其内涵和相关技术，产生了许多不同的名词术语.这些名词术语有的是从技术角度产牛,并且比较贴近于它的含义;有的则是从更为通俗的意义上描绘它而产生的.最早的英文术语OfficeAutomatio
2、n(简称0A)是美国在20世纪60年代初提出的，译为〃办公室口动化〃是比较确切的.随着办公室信息处理中越来越多地使用计算机,20世纪70年代中期美国又出现了0IS这一名词缩写，它的全称是OfficeInformalionSystem,中文相应地译为〃办公室信息系统〃，用它来描述办公信息处理更为贴切.可以认为办公室自动化的主要内容是把信息处理系统引入办公业务中.而近儿年來，随着办公室自动化技术的应用范围H益扩大，先后出现了一些更为通俗的术语，如口动化的办公室(automatedoffice),电子化办公
3、室(electronizedoffice),无纸办公室(nonpaperoffice)等.其中，有些术语并非很确切，例如在"自动化的办公室〃屮，〃自动化〃只能是相对而言，实际上办公业务需要办公人员的介入,不可能做到完全的自动化•在我国，目前更多地使用〃办公白动化〃这一术语，在含义上，它和〃办公室白动化〃相当.不论以上这些术语的表现形式如何，它们的含义都是相近的.较为确切的，还是使用〃办公室自动化〃(或〃办公自动化〃)和〃办公室信息系统〃.前者的范围可以包括得更广些，后者则着重于计算机的办公信息处理和传
4、输的功能方面.此外,0A系统这一术语所指范围的大小也必须明确,0A这个术语在不同的上下文中会有不同的含义范田・这是因为，同样称为系统,但是系统规模的人小，系统中所包含的软，硬件的多少却可以有很大的差别.比如，有时候把办公室自动化系统看作是一个大型的，集成化的，山各种计算机设备和软件以及通信网络所构成的系统;有时候这个同样的术语却指一个特定的产品，如IBMOfficesystem6(—种由IBM公司牛产和设计的，用于办公室信息处理的计算机系统)或者一台文字处理机;有时也用它來代表一个办公用的软件包,例如
5、微软公司的crosoftOffice,也可能是某一个具体的,集成的0A系统,其中包括财务软件包，字处理和电子表格处理程序等，它是某种可以在特定机器上运行的软件，并不包括硬件设备.0A的发展反映了越来越多的办公业务活动被物化于各种越来越先进的信息处理设备中这样一个趋势.所以,0A总是利用故新技术和办公设备为办公人员提供现代化办公环境，实现办公事务处理的口动化和帮能化，以不断提高办公效率和管理水平•它总是力图把现代科学技术的最新科技成果,尽快应用于人类办公和管理的各个领域，以求得最大的回报•总的来说,0A
6、系统应满足以下3个耍求：个性化耍求:每个0A系统都是根据某一个或某一类具体用户的需求开发的，并运行在各行各业特殊的办公环境下.开放性要求:0A系统所选用运行平台和软，硬件产品应尽量符合标准，不受具体厂家和供应商的限制，便于和其他信息处理系统集成，便于系统的扩充和发展.动态性要求:0A系统需要不断适应变化着的办公环境，因此它是一个复朵的动态系统.尽管办公活动有其相对固定的一而，如办公机构，办公制度甚至办公场所等，但由于其办公活动的内外部环境随吋都有可能发生变化,导致了办公业务的不确定性，办公场所和人的思
7、想观念等也都可能发生变化，因此需要不断地求助于新的信息处理方法和手段，特别是融合了软科学的方法和手段,这一点反映了0A的木质.那么，人们如何看待办公自动化技术在实际中的应用呢？与办公自动化系统直接有关的人员有3类,它们分别是领导干部和行政管理人员，办公操作人员以及专业技术人员•它们对实施办公自动化系统分别持有不同的看法.(D领导干部和行政管理人员领导干部和行政管理人员在组织机构中担当的角色是计划组织，管理决策，指导和控制本组织机构H常的业务处理过程.他们的H常工作是确保任务能够按计划地部署实施，并使组
8、织机构或办公室在他们的权限范围内，不断适应环境或竞争的需要，或保证按计划创造的效益•领导干部和行政管理人员在0A中ifij临两方血的问题，一方血，他们需要考虑如何对现有的办公休制作出改变以适应办公口动化的需耍•对什么样的办公业务需耍进行改造，可能耗资多少，可以得到什么样的效益等问题也需要他们作出决策.发展以计算机为主体设备的办公自动化系统，其主要任务之一就是对在办公室中利用什么样的计算机设备和软件进行决策，它包括确定什么样的办公任务要实施口动化,这需要作
