秘书学基础-第八章-会议与会谈

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1、秘书学基础主讲：XX第八章会议与会谈第一节会议概述一、会议的涵义会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。构成会议8要素：名称、时间、地点主持人、参加人主题、方式方法、结果二、会议的性质1、工作方法2、领导方法3、工作环节三、会议的种类1、按会议规模划分（1）大型会议：千人以上（2）中型会议：百人以上千人以下（3）小型会议：不足百人会议的规模与会议的重要程度没有必然的对应关系2、从性质上分：（1）立法性会议（2）党务性会议（3）行政性会议（4）业务性会议（5）群众性会议（6）交际性会议四、会议的作用1、从管理环节上看（1）收集分析信息（2）方案选择和决策（3）下达指令

2、（4）反馈控制2、从会议性质来看（1）立法作用（2）行政手段作用（3）上传下达作用（4）宣传教育作用（5）理论研究作用第二节会务工作一、会务工作的原则1、充分准备，包括7个方面（1）会议主题（2）会议材料（3）会议议程、日程（4）会议会场（5）会议吃住行（6）会议奖励（或纪念品）（7）会议通知2、严密组织（1）不拖拉（2）不梗阻（3）不变异3、服务周到，为会议服务主要有：（1）文字工作（2）会场服务（3）食宿服务（4）医疗服务（5）迎送服务4、确保安全保密、保卫、安全。二、会务工作的内容（一）会前准备充分1、安排议题2、拟定与会人员名单3、办理会议报批手续4、发会议通知5、准备会议文

3、件6、布置会场7、安排食宿8、拟定会议的议程与日程9、成立会务机构（二）会中严密组织1、做好会议签到工作2、掌握会议进展情况3、做好会议文字工作4、做好会议的安全保卫工作5、安排好大会发言6、安排文体活动（三）会后妥善处理1、人员疏散2、财务决算、收支两清3、会议文件即时签发4、会议纪要，散会即发，并通报相关部门5、会议报告，即时上报批转6、整理会议档案7、宣传报道，表彰奖励三、会务文书（一）种类（分7类）1、指导性文书：上级指示，会议起因2、主题内容文书：开幕词、主报告3、进程文书：日程、议程、简报、选举程序4、参考文书：调查报告、典型材料5、提案信访文书：来信、代表提案（整理）6

4、、成果文书：选举结果、纪要、公报7、管理文书：通知、议事规则（二）会务文书撰写1、会议通知（1）标题（2）主送机关（3）正文：召集机关、会议名称、起止时间、地点、会议内容、任务、参加会议人员范围、人数、入场凭证、报到地点、时间、携带文件材料，其他要求事项（4）落款和日期：发文机关、日期忌：啰嗦、条理不清、寒喧客套例1：内部会议通知：会议通知兹定于10月26日（星期三）下午2:30，在集团公司二楼会议室召开部门经理会议，讨论明年公司发展计划，请按时出席。总经理办公室2008年10月19日例2：大中型会议的正式通知（信函型）×××同志：兹定于2008年10月15日——19日在湖北武汉江汉

5、大学召开全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第十次年会，请届时参加。注意事项如下：（1）报到时间：2008年10月14日；研究会会长、副会长、秘书长、副秘书长于10月13日提前来汉，商讨会议有关事项。（2）11月14日大会筹备处在武昌火车站、汉口火车站、长航17码头设有接待站；如乘坐飞机来汉者，请乘坐机场交通车至中国民航汉口售票处，此处同时设有接待站。提前或逾期来汉者，请乘坐××路公共汽车至终点站×××。（3）各校自编教材可提供样本五册以上，大会准备进行教材陈列、交流活动。（4）住宿、旅差费用自理。（5）其他有关事项请参照江汉大学2008年9月13日《会议通

6、知》。（6）大会筹备处通讯地址及电话：湖北武汉赵家条江汉大学中文秘书系联系人：×××电话：027—×××××××全国高等院校秘书学教学经验交流会中国高等院校秘书书教学研究会第十次年会筹备会二oo八年九月十五日例3：2、开幕词与闭幕词（1）开幕词：序曲，开门见山，直奔主题。A、郑重宣布会议开始——宣告性B、阐明会议目的、任务、意义——指导性C、概要说明议程，对与会者的要求与期望（2）闭幕词：结束语，对开幕词的呼应A、总结会议成果B、提出希望和口号C、宣布会议闭幕，致谢3、会议报告（1）基本内容A、肯定会议D、指明今后B、评价过去E、评估会议C、点出当前F、提出意见（2）基本结构为“标题

7、、正文、结尾”，要求：A实事求是、正视现实B分析说理、提高认识C文字精练、生动有趣4、会议记录会议名称、时间、地点、出席人（列席人及请假、缺席人）、主持人（或会议主席）、记录人、报告事项、讨论事项、临时动议、选举结果、其它记载、散会（注明散会时间）5、会议简报（1）要求：准、快、简、新（2）用于：较大型和重要会议（3）结构：A、报头B、报身3、报尾注意：标题醒目，可读性，发送范围和保密要求6、会议纪要分类：(1)决议性纪要——决策性会议(2)情况性纪要——