浅议档案信息化管理原则及发展策略

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1、浅议档案信息化管理原则及发展策略【摘要】档案管理是一门完善的、体系严密的科学。档案管理信息化一一新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。【关键词】档案管理信息化；问题；原则；策略目前对于档案信息化的一个重要课题就是如何利用有限的资源、通过有效的统筹和资源共享与整合来推进全国的档案信息化工作，避免电子政务建设中出现的重复建设和资源浪费现象，而这必须依靠档案主管部门的强有力措施。从目前的档案信息化实践来看，笔者认为应在以下几方面加强档案信息化过程中的建设资源

2、共享与整合：1.当前档案信息化管理面临的问题电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。1.1面临创新与安全的挑战原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可

3、乘之机。1.2面临标准化、法制化的挑战由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策,造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。1.3技术支持不全面一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。1.4人

4、员配备不合理就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。2•档案信息化应遵循的原则档案信息化原则体系包括管理性标准规范、安全性标准规范和效益性标准规范三个方面。近年来国家档案局针对档案信息化建设中的各种问题陆续颁布实施了很多标准，与此同时，各省乃至基层档案部门也制订了大量地方标准，其中很多地方标准与国家档案局的标准都是重复的。一方面，各地大量制订地方标准会占用其本就有限的人力、资金和技术资源；另一方面，多种标准的共存势必会架空国

5、家标准，导致各地档案信息化体系上的不匹配，最终对形成全国性的分布式档案信息资源库造成障碍，即使地方标准与国家标准是协调的，这也会造成资源的浪费。1.1规范性原则制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。2.2安全性原则随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的

6、研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。1.3效益性原则档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益;利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。2.推进档案信息化的策略1.1建立规范体系档案信息化的前提是基础

7、工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类、著录及有关3.2完善安全制度档案信息