浅论加强股份制企业档案管理提升服务企业水平

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1、浅论加强股份制企业档案管理提升服务企业水平摘要：随着改革开放和社会发展，企业的类型更趋多样化，在许多新兴的股份制企业里，档案管理相对比较松散，怎样提升企业档案管理水平，更有效地为企业生产经营工作服务，下面是笔者的几点思考。关键词：股份制企业：档案管理：提升中图分类号：F272文献标识码：A文章编号：1009-8631(2012)05-0049-01档案是反映一个时期的社会团体、单位管理活动的真实历史记录，是科学管理的基础。对企业而言，档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项基础性管理丁作。在传

2、统国有企业，对档案的管理比较成熟规范，企业内部有完善的档案管理系统，并能够严格按照《档案法》和《国营企业档案管理条例暂行规定》执行。一、股份制企业档案管理工作屮存在的问题主要表现在以下几个方面：1档案管理意识较为淡薄一是思想认识模糊。部分股份制企业没有把档案工作放到基础管理工作的高度，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，不知道为什么要开展企业档案管理工作，怎样开展档案管理。二是重视程度不够。没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了效益，存在“说起来重要，做

3、起来次耍，忙起来不耍”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。2档案管理力量较为薄弱一是队伍不稳定。在股份制企业，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，导致档案整理、管理混乱。二是管理质量不够高。其主要表现在：首先有的档案员只会立卷归档的基本知识,对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。其次档案的冃录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，

4、不能很好地为企业工作服务。3档案管理观念较为落后一是管理方式陈旧。当前企业档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位。因为对档案管理的重要性认识不够，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很人程度上影响了档案管理工作的正常开展。4管理与服务存在脱节现象一是档案门类不够丰富。有的股份制企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案的系统性和完整性。二是档案资源

5、个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象：部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集屮管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些股份制企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务,以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。二、针対股份制企业档案管理的现状，提升档案在股份制企业经营管理中的作用1加强领导，规范运行，提高档案管理业务水平档案管理是企业基础管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项基础

6、性工作。股份制企业尤其要对档案管理工作引起足够重视，作为一把手要亲自抓，加强领导，从制度、机构和人员三个方面对企业内部的档案管理了以保障。一是建立健全企业内部档案管理制度，明确档案管理的业务部门及职责，将档案管理做为企业的一项长期性基础工作来抓，从制度和组织机构上保证企业内部档案管理工作能够得到顺利有序开展。二是抓好硬件建设，完善配套设施。设置专门的档案存储室，购置档案日常管理所需的专用档案橱、档案袋、档案夹、装订机以及其他档案管理用具，实现专室、专橱、专人管理，保证档案材料存放安全。三是设立企业专兼职档案管理员，提高业务操作能力。根据企业规

7、模及档案管理现实需要，设立企业内部专兼职档案管理员，对档案管理人员到指定的档案管理局进行业务资格培训，取得档案管理从业资格，为档案管理工作的正常开展和提高服务水平打下坚实基础。2认真收集、及时归档，做到应归尽归企业确立了档案管理的内部管理制度，明确了档案管理业务部门、人员，就要在实际工作屮认真落实企业档案管理。根据企业经营管理的实际,每年初制定企业档案管理的目标和归档计划。股份制企业的档案分类主耍有生产经营、人事、科技、文书、法律事务、项目建设等。在日常具体工作开展中主要是分两步进行：第一步是收集材料。档案管理人员根据年初制订的档案管理H标和

8、归档名细，跟踪企业经营活动中产生的档案并及时提醒业务部门注意材料收集、保管、整理，做到收集认真负责，材料齐全无遗漏；第二步是及时归档。由专职档案员将企业内部各部门（