电子档管理办法

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1、电子档管理办法XXX公司文件制订（修订、作废）屮请单NO.:表格编码:QR-QPO1-O1-A文件名称电子档骨理办法文件编号文件状态■制订口修订口作废文件版本序号子文件名称无本文件共包含以上0个子文件执行本文件所需的相关文件序号相关文件名称文无文件修订/制订履历一览表（保留5次的最近修订记录）版本号年月曰区分修订（制订制订修订A02010-08-11新版电子档管理办法文件编号版木1制定：2010年08月11R批准审核批准：2010年08月11日生效：2010年08月18H1、目的加强受控文件电了档管理，确保电了档的准确性、完整性、有效性和安

2、全性。2、适用范围木程序适用于质量管理体系受控电子档的提交、接收、发行和使用管理；3、职责3.1文控负责对受控文件平台（\dzpublicINNOTECH文控中心）上文件的上传、维护和更新，确保其为最新版本。3.2受控文件平台（\dzpublicINNOTECH文控屮心）仅限文控有修订权限，其他人员只有阅读权限。3.3各电子文档的使用人从公司受控文件平台（\dzpublicINNOTECH文控中心）路径打开的文件为受控文件，非该路径打开的文件是为非受控文件。3.4各部门负责人对本部门受控电了文档直接打印的签署负责，对

3、其提供的电了文档内容的」E确性负责。4、术语4.1电了档：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、硬盘等载体，依赖电脑等数字设备录入、保存、下载或输出的文件和资料；4.2受控电子文档：所有受近质量管理体系文件的电子文档。（包含：质量于•册、程序文件、管理性文件、技术性文件、外来文件、质量记录）。4.35®拷贝文件：当电子档经由打印机输出至纸上称为硕拷贝，其纸质档称为硕拷贝文件。5、工作程序5.1电了文档的审核及提交5.1.1各部门捉交受控文件纸质档时，由各部门文件接口人将电子文档提交到文控中心，各部门对其捉交的电子档正确

4、性负责。5.1.2对于未提交纸质档，玄接提交电子档归档的部分，需打印文件封面或文件清单经批准后提交文控中心归档，由各部门文件接口人将电子档提交到文控中心，各部门对其提交的电子文件编号版木1—电7T«S埋〃祐制定：2010年08月11

5、=1批准审核批准：2010年08月11R生效：2010年08月18H档正确性负责。5.2电了文档的接收5.2.1文控收到纸质档后或经审批的文件封面和淸单后，将电子档和纸质档文件名称及版本进行核实，经确认一致后，存放在受控文件平台上。5.3电子文档的发行3.3.1文控每天制作下发文件清单（明确文件名称、文件编号、

6、发放日期、发放部门、存放地点），通过邮件方式通知各部门文员。5.3.2文控保留电了文档下发的通知，作为电了文档发放记录。5.4电了文档使川要求5.4.1从受控文件平台上打开的文件为受控文件，其他部门电脑中复制的文件均为非受控文件。5.4.2硬拷贝的文件必须加盖“受控”章后方为有效受控文件，文控负责控制和保管“受控”章，防止其他非权限人员滥用。5.5电子文件的变更5.5.1公司各部门人员无权对电子文档进行修订，文控不得随意修改受控文件平台的电子档。各部门如需更新相关文件,需按《文件控制程序》要求进行修订审批后重新提交受控，文控对电子档和纸质档

7、文件名称及版本进行核实，经确认一致后，将更新的文件上传受控文件平台，将作废文件移到作废文件夹中（此文件夹仅限文控冇权限进行查看和修改，其他人无权限查看）。5.6文件外发及保存期限5.6.1文件外发及保存期限按《文件控制程序》要求进行管理。5.7电子文件的安全管理5.7.1为防止意外及人为因素对计算机资料造成破坏，文控屮心每月5日前对其受控文件平台的文件进行备份，保留最近两个月的备份记录（含作废文件）。5.7.2网络工稈师需对其服务器进行维护和管理，确保服务器安全、有效。由工鸦眷御；Rd文件编号版本1—制定：2010年08月11FI批准审核批

8、准：2010年08月11日生效：2010年08月18H6、流程图：无7、相关文件7.1《文件控制程序》QP018、相关记录&1《文件领用巾请单》QR-QP01-03-A