G08-记录管理办法

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1、无锡吉兴汽车内饰件有限公司文件制订■修订说明通知单文件编号、名称：G08记录管理办法制、修订日期：2006年2月1日儿艮次：第二版制、修订原由或依据：ISO/TS16949与IS014001体系整合条款修订前重要内容修订后重要内容略略事务局会签：管理者代表：华飞立总干事：许玉琴经办：石海英发文字号：06吉（体系）第028号生效日期：06年2月1日表单编号：S-D01-01-01共1页之1页发文单位：管理部无锡吉兴汽车内饰件有限公司记录管理办法文件编号G08品保类共2页之1页1・目的：对公司内部及外来相关系统运作的记录进行有效控制，便于调阅、分析，为产品质量符合规定要求及体系有效运行提

2、供证据。2•范围：适用于公司体系运行所产生的记录。3.权责：3.1记录保存和管理：由各部门自行保存本部门的记录。4•定义：无。5.内容：5.1记录必须能辨别填写的人员，经主管签名后方可生效，记录中内容若有修改，修改人员必须在修改处签名，并注明修改日期，记录中不使用的字段必须删掉。5.2记录的类型5.2.1管理评审记录。5.2.2各类内部审核记录。5.2.3校正和维护记录。5.2.4与产品要求有关的评审记录。5.2.5合格供方的品质记录。5.2.6各类监测数据和检验报告。5.2.7不合格评审与处理记录。5.2.8纠正和预防措施记录。5.2.9当顾客财产丢失、损坏以及不适宜使用时的记录。

3、5.2.10环境记录。5.2.11“3C”认证标志使用管理记录。5.2.12培训档案等体系运行各项记录。5.3记录之收集、索引：记录完成后，由保存部门定期进行收集、整理，并进行分类装订，保存时必须标明记录的名称，并按日期依次排列。制订日期2006.02.01总经理副总经理审核编制修订日期刘明春陈贤重许玉琴丁静燕版次第二版无锡吉兴汽车内饰件有限公司记录管理办法文件编号G08品保类共2页之2页5.4记录之保存、保养：5.4.1为确保记录的妥善保存与有效性，并对不适用的记录作适当处置，各保管部门必须根据『记录一览表』中的保存期限予以整理。5.4.2『记录一览表』内未规定之记录，由各权责部门

4、自行保管一年或依办法规定保存。5.4.3未达保存期限，但可暂时收存者：由该保管部门主管确认，并做防潮及防蛀处理后装箱封存，并在外箱上注明记录名称、储存日期。5.4.4已达保存期限或已不适用的记录，自动失效，撤销、废止方式依据《文件管理办法》办理。5.4.5管理评审和各项内部审核记录保存三年。5.4.6对于主机厂合同、可行性评估表、PPAP、检具管理卡、设变通知单等需顾客认可的记录，其保管时限为售后服务件结束后再加一个日历年，若与客户有协议时，依协议中的时限保管。5.4.7若顾客有特殊要求则按顾客要求保存。5.4.8国家法律、法规有保存期规定的则按法律、法规要求执行。5.5保管由各部门

5、主管担负本部门记录的保管责任。5.6记录更新当有新增/废除或保存单位更改及保存年限更改时，由体系总干事修改『记录一览表』呈管理者代表核准后，发放相关部门，并填写『文件分发收回销毁签认单』管制。6•相关文件：6.1D01《文件管理办法》7.附件：7.1记录管理作业流程图（附件1）8•使用表单：8.1『记录一览表』S-G08-01-01&2『文件分发收回销毁签认单』S-D01-03-Q□9•实施：本办法经呈总经理核准后实施，修改时亦同。无锡吉兴汽车内饰件有限公司记录管理办法文件编号G08品保类附件1记录管理作业流程图输入各单位记录/搜集记录之保存保养记录销毁管制记录更新重点提示内部与外来

6、记录明示保管单位保存年限输出记录一览表以寻找方便为原记录一览表则，避免文件遗失或受损逾保持年限由保管单位自行销毁作废变更后『记录一览表』由总干事作成后呈管理者代表核准后分发记录一览表记录一览表文件分发收回销毁签认单