技术部档案管理规定

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1、文件编号：JS/JG-004-2013技术部档案管理规定编制/日期：审核/日期：批准/日期：报送：总经理1份综合管理1份部门使用：1份存档：1份发布实施时间：2013年7月15日镇江江南矿山机电设备有限公司文件编号JS/JG-004-2013版次/修订1.00/0页数第1页，共3页技术部档案管理规定1目的为加强技术部档案的管理，保护知识产权，特规定技术挡案的建档及管理耍求，确保技术档案的有效性，使之更好地为生产经营活动服务。本规定适用于公司技术部图纸、技术文件、工装设备图纸、工艺文件、技术部合同协议、技术部发货资料、齐类标准等技术档案的建档和管理。3职责3.1负责技术部所

2、有档案的接收、分类、登记、收集整理、保管、借阅、发放等工作。3.2遵守公司保密制度，做好安全保一卫工作。3.3职T对个人借用的档案负有保护的责任，并应严格遵守借阅制度。当发生丢失或损失时，必须承担相应的赔偿责任。4程序4.1受控技术档案文件分为受控文件和非受控文件两大类。凡与质量管理体系运行紧密相关的文件必须受控，这些文件的设计、编制、审核、批准、发放、使用、更改、标识、回收、作废均应受到控制，所有受控文件应在文件的封面加盖“受控”章；非受控文件例如：发给业务公司、第二方、第三方审核机构的文件为非受控，不加盖受控章。4.2技术档案的归档4.2.1售前售后技术资料、发货资料

3、的归档（非受控）售前售后、发货技术资料归档，根据与销售内勤的标书图纸、发货资料签收汇总表的记录，并建立电子档记录，按时间顺序进行纸制档及电子档案的整理与汇总。4.2.2各审查审核机构来往文件归档（非受控）各审查审核机构來往文件归档：根据每次來往项口结束后，按照项口时间及内容进行登记、汇总。4.2.3合同分解表、技术协议归档（受控）合同分解表、技术协议的归档：根据销售内勤发货清单，确认合同、协议的发货时间,并按时间先后顺序登记合同分解表已发货清单，按年度进行归档。镇江江南矿山机电设备有限公司文件编号JS/JG-004-2013版次/修订L00/0页数第2页，共3页技术部档案

4、管理规定4.2.4技术、工艺图纸归档（受控）1）标准产品图纸的归档：按产品类型进行分类归档，如RCDD5-24全系列标准图纸则统一归档在一起，并建立档案目录。2）电气产品图纸的归档：根根产品类型的时间顺序归档，主要分为电磁、永磁、隔爆电磁三大类进行分类归档，并建立档案H录。3）非标产品图纸归档：根据产品类型及型号大小及时间顺序归档，如RCDD类5-24大小顺序再按时间先后顺序归档在-•起，并建立档案忖录。4）新产品图纸的归档：根据新项冃名称型号，分阶段进行图纸汇总整理，待项目结束后按新项冃名称及型号进行存档。5）工装夹具模具图纸的归档：按图纸发放时间顺序进行汇总归档，并建

5、立档案H录。4.2.5技术、工艺文件及各类标准归档（受控）1）技术、T艺文件的归档：根据文件类型进行分类时间顺序汇总、整理，并建立档案冃录。文件类型参照《技术文件编号规则及管理》中“表1”。2）各类标准的归档：根据标准的类型进行分类归类，并建立所有标准的档案日录以及各类产品所引用的标准H录清单。标准的类主要分为：国家标准、行业标准、企业标准。4.3技术档案文件的更改管理4.3.1技术、工艺图纸文件的更改：根据《技术图纸文件更改通知单》要求对档案室原有资料进行相应的划改、刮改、换页、作废处理。4.3.2技术、工艺管理文件的更改：根据管理层要求提交《文件更改申请单》，待新技术

6、、工艺管理文件下发，则作废原有相应文件。4.4技术档案文件的借阅、复制4.4.1图纸、技术文件及资料的借阅，应有当事人向资料室管理员申请填写《图纸/文件借阅记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅。4.4.2借阅人应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、折散、涂改、抽换和丢失。4.4.3借阅人须按规定及时归还，否则按公司有关规定进行处罚。4.4.4技术档案文件的复制，统一到综合管理科档案室中请复制，复制的受控文件必须由资料管理人登记编号，并加盖“受控”印章。镇江江南矿山机电设备有限公司文件编号JS/JG-004-2013版次/修订1.00/0页数第3页，共

7、3页技术部档案管理规定4.5技术档案文件的保管4.5.1对所以技术挡案文件进行登记和必要的加工管理，对受控文件及时填写使用文件的《受控文件清单》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。4.5.2图纸及资料必须分类存放在干燥通风、安全的地方。4.5.3图纸及资料每季度对保管情况进行检杳和清理，做到帐档一致。4.5.4所有受控文件必须编号，任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.5.5非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。4.6技术档案文件的作废与销毁4.6.1所有失效或作废的图纸及资料应