康众行政管理规定-项目行政管理手册

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1、康众行政管理规定一、办公室工作职责办公室：1.申请、策划、协调项目活动，对外沟通与合作；2.计划、组织、管理和实施各项口活动，对项口的实施进行督导与评佔;3.分析总结项目实施信息，策划CHAIN通讯并广泛交流；4.通过参加各种类型的活动，向各界推介CHAIN及其活动，扩大彩响。主任/常务副主任：1.根据合作备忘录（后完善）、单位章程精神和康众理事会的决议，指导办公室工作2.协调项目办的重大活动，对项目重大事项进行决议，解决项冃实施过程中的重大问题3.保持项口活动与相关合作单位（健康教育所/性艾中心

2、/朝阳区疾控屮心）工作的密切协作与联系。项目顾问：1.协助策划项目活动、争取项目与合作；2.对项口实施、督导与评价提供指导与建议；3.经主任/副主任授权或委托，负责对特定项目进行总体管理与协调工作；4.负责定期向主任/副主任报告工作进展情况和财务情况。项目经理1.在主任/副主任/顾问的领导下，主持项口的日常管理工作；1.根据项目逻辑框架，组织项目官员和有关实施单位制定工作计划；2.组织开展对项口的执行情况进行督导评估，及时发现并协助解决实施过程中的问题；3.定期向项目主任/副主任、项目顾问、康众理

3、事会报告工作进展情况和财务情况；4.接受并完成主任、副主任或项目顾问布置的其他任务。项目官员1.项目目经理的领导下，根据项目的具体分工，负责分管领域的日常管理工作；2.根据项目逻辑框架和需求，制定相应的工作计划及财务预算，报项目经理审定；3.掌握项FI的进展情况及有关信息，对实施机构的项目执行情况进行督导评估，起草督导报告报项目经理并反馈给个项目执行机构；4.根据项目进展情况，定期完成工作报告及汇总和关资料；5.接受项目经理布置的其他临时任务。项目财务官员1.在项目经理的领导下负责项目的拨款和报账

4、等财务工作；2.根据财务规定和项目要求，复核各类合同、经济文件和财务单据，对不符合要求的财务文件提岀整改意见；3.按要求定期向主任/副主任/顾问提供财务报告。项目助理1.在项目经理领导下负责项目办的日常事务性工作；2.负责办公室的接待、对外联络、文件收发、文件资料归档、固定资产管理、考勤、报账等工作；3.编辑CHAIN通讯并向有关单位发送；1.协助开展如组织会议、起草文件等项目活动；2.接受项目经理布置的其他临时任务。二、工作制度（-）报告制度1、报告范围：项目实施过程屮的重大问题及实施计划的重大

5、调整；项目经费的调整；接待新闻媒体的采访；项口执行过程小需上级领导协调或解决的问题等。2、报告内容：专项活动开展情况；重要会议纪要；年度工作计划和季度小结、年度总结/项目总结等。3、报告实行分级管理、分级负责的原则，以止式的文字材料逐级（项目官员（助理）-＞项目经理-＞授权项目协调人/主任）签字上报，不得越级报告。如遇紧急事项，无法及时办理正式文字材料，经请示上级同意，可先行电话请示报告，做好记录，事后及时补办正式文字材料。4、项目主任/授权顾问/协调人和经理对下级部门的请示，应在相应的时限内（项

6、目经理/授权协调人2天、项目主任3天）答复。遇有情况复杂、涉及面广、短期内无法批复的问题，以电子邮件、电话或便函的形式及时通知。5、所有请示报告材料应存档备案。（二）定期例会制度1、会议形式：（1）项目办工作例会：由项目经理或委托人召集，每周一次，通报项目办工作进展、安排布置下周工作、讨论其他工作事项。（2）项目合作伙伴工作例会：由项目办组织，不定期随时召开，以加强沟通，了解各协作项目进展及现状，及时解决存在的问题。2、各类会议由项冃经理指定专人负责记录。会议记录应做到格式规范、内容准确全面、字迹

7、清楚，符合归档要求，并及时归档。（三）行政管理制度1、出差程序（包括工作、会议出差、国外考察任务）1・1根据工作需要统一安排，岀差前有计划，岀差后有报告；1・2项口办工作人员出差由项口经理批准，项口经理出差由项口主任或授权人批准；1.3出差前需填写出差申请单一式二联，项目办存一份、一份报销时交财务官员,出发前确定工作接替人并做好工作交接；1・4岀差期间严格遵守各项规定，按照批准的时间和地点进行，未经批准不得擅自更改；1、5{1!差冋來后应及时向负责人报告，并于五口内提交出差报告，内容包括地点、时间

8、、人员、主耍活动内容、结果与建议等，无出差报告不得报销。2、项目物品的管理2.1“项目物品”是指用木项目资金购置的材料、约品、试剂等需要入库保存的物品。2.2各项口点一次性购置五十万人民币以上（含五十万）的物品时，必须进行招投标；采购工作必须保证不受关联方交易的侵害。2.3各项目点购置的材料物品必须由专人保管，并建立“康众项目物品辅助帐”（附件4）。2.4物品入库时，必须填写“康众项目物品入库清单”（附件5）,并由物品管理人员（收货人）及购买人员（交货人）共同签字人可。2.5物品领