广东深圳人人乐管理培训课程会议管理规定

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1、会议管理培训发展部前言对一个企业来说，适当的会议是必要的、不可缺少的；会议必须要有目的和结果，这也是开得有效的最低要求。作为管理人员首先要对会议有个正确的看法；搞清楚什么情况下应该开会，什么情况下不要开会；作为主持人要有能力组织好会议，力争达到预期效果；作为会议参与者，要积极参加，不浪费时间，力争有所收获。问题什么情况下可以召开会议?什么情况下可以不开会?1、涉及多个部门、多个人员的决策；2、需要整合各种不同的意见；3、涉及多个部门、多个人员的工作安排。1、未准备好；2、可能不会有结果；3、没有开会的必要或有其他替代方式。一、开会的认识开会的意义不大人们都厌恶开会时间和精力都浪费在

2、会议中了开会时自己可以干点私活只有开会才能解决问题开多长时间的会看情况再说误区请把会议减到最少据统计：美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的40％-70％。据此推算，我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍，其中不少会议几乎没有成效。如果你总时间的1/4耗费在会议上，那你一定处在一个不健全的组织中。二、开会的表现1、没有目的性，形成多中心会议；2、开会只是为了走形式；3、主持人会前没准备，而且缺乏引导控制会议的能力；4、开会者缺乏效率观念，不准时参加；5、重复。重复内容发言，众多陪会者重复表态；6、对于许多问题反复研究，却不能形成决议；7

3、、汇报不得要领，像流水帐。效率低三、开会的计算开会总是时间和人力的耗费，所以应该计算成本。1、开会的成本：时间成本直接的会议费用效率损失成本2、计算公式：开会的时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议时间＋会议秘书工作时间＋会议服务人员工作时间）开会的金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的薪水开会的直接费用＝会议设施租用费＋会议场地费＋差旅费＋食宿费＋文件准备费等例：日本某公司会议成本的计算会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时）这是因为劳动产值高于平均工资，所以要乘以3，又因为参加会议中断经常性的工作，损失要以2倍计算。可

4、以考虑开会的几种情况1、必须依靠集思广益才能解决的问题；2、按常规步骤来不及决定的事情；3、需要作出决定的事；4、发生重大变革和实行新方法时；5、会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。（一）成功会议的标志1、有明确界定的目标会议目标——就是本次会议将要达到的效果。会议目标是考虑其他各种事项的基本出发点（时间、议程、参加人员等）与会者据此判断会议是否达到了预期的效果。四、成功开会（一）成功会议的标志2、开会一定要有决定决定的形成可以是：决议、备忘录、达成一致的想法或者工作安排。最基本的特点：清楚指明与会人员什么时间做什么事情会议决定必须对所有与会者产生约束。四

5、、成功开会（二）成功开会的准备要领1、会议准备的4W2、确定会议的目标3、确定会议的形式4、确定会议的议程5、确定开会的时间6、选择开会的地点7、确定出席会议的人员1、会议准备的4WA、为什么（why）B、什么时候（when）C、什么人（who）D、什么地点（where）2、确定会议的目标目标的形式确定目标时应考虑的因素请考虑：我能不能自己做决定？能自己做决定，就不必开会。会议必须在这个时候召开吗？其他时间可以吗？如果改成打电话或写便笺，能不能达到相同的目标，效果会不会更好？3、确定会议的形式例行会议临时召集特别会议确定会议形式的原则A、尽量通过例会解决B、临时召集要注意可行性与必

6、要性及带来的问题4、确定会议的议程议程是会议进行的基础和指引。会议开始后都会在议程内进行。A、考虑议程的依据：是例会还是特别会议以会议目的和规模为依归设定合理会议目标考虑与会者时间可行性图表1会议议程实例××购物广场11部有关《营运标准》执行检查落实会议日期：2002年7月23日星期二时间：上午10：30-12：00地点：购物广场二楼会议室会议目的：讨论如何严格执行公司《营运标准》议程1、《营运标准》介绍2、对照《营运标准》讨论目前卖场存在的问题3、王总对讨论的情况进行总结4、李总宣讲《卖场近期检查情况报告》并布置下一步工作5、下一次会议的日期、时间、地点附件《营运标准》文件《卖场

7、近期检查情况报告》4、确定会议的议程B、议程的四大主要内容会议将讨论的各项议题其中相对重要的议题时间安排议题的讨论次序5、确定开会时间最好的开会时间最差的开会时间6、选择开会的地点考虑因素考虑细节会场内设备的准备预算、规模、室温、灯光噪声、其它干扰场所足够大、设施、与会人员交通、如何知会器材、茶点、正餐、住宿等桌椅、通风、空调设备、扩音设备、采光、主席台、白板笔、电源、水、座次等五、提高开会效率的办法1、保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题。2、及时