弟7讲 办公室礼仪

《弟7讲 办公室礼仪》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、办公室礼仪电话礼仪电子邮件礼仪办公室礼仪塑造良好电话形象所谓电话形象，是指人们在通电话的整个过程之中的语音、声调、内容、表情、态度、时间等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。接打电话的一般要求（一）态度礼貌友善（二）传递信息简洁（三）控制语速语调（四）使用礼貌用语（一）拨打电话的礼仪拨打电话的礼仪（一）首先要考虑在什么时间最合适。（二）礼貌的开头语。打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的商务交往中，其标准的模式是：　　“你好！我是省

2、化工进出口公司营销部副经理王林，我要找西华市化工进出口分公司经理高杰先生。”　　第二种适用于一般性的人际交往，其标准的“模式”是：　　“您好！我是王林。我找高杰先生。”（一）拨打电话的礼仪（三）用声调传达感情。（四）有所准备。（五）电话三分钟原则。（六）礼貌的结束。1.接电话有“铃响不过三遍”一说。2.注意自己的态度与表情。（二）接听电话的礼仪在正式的商务交往中，接电话时拿话筒所讲的第一句话，也有一定之规。常见的有三种形式。　　第一种，是以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。它最为正

3、式。例如：　　“您好！瀚海集团人事部田恬。请讲。”　　第二种，是以问候语加上单位、部门的名称，或中问候语加上部门名称。它适用于一般场合。例如：　　“您好！京南公司广告部。请讲。”或者“您好！人事部。请讲。”后一种形式，主要适用于总机接转的电话。（二）接听电话的礼仪3.正确代接电话首先说明对方要找的人不在再继续谈话征得同意后可询问对方姓名、电话、单位名称。在不了解对方的动机、目的时，请不要随便说出指定受话人的行踪和其他个人信息，比如手机号等。（二）接听电话的礼仪5.认真做好电话记录。电话记录

4、牢记5W1H原则，when何时,who何人来电，where地点，what何事，why原因，how如何做。电话记录简洁又完备。不要抱怨接到的任何电话，那怕与你无关，做好记录是对同事的尊重，对工作的责任。永远不要对打来的电话说：我不知道！这是一种不负责任的表现。（二）接听电话的礼仪6.挂电话的礼仪按照惯例，应由拨打电话的人首先挂断电话。如果自己正在开会、会客，不宜长谈。中止电话时应恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。一般下级要等上级先挂电话，晚辈要等长辈先挂电话，被叫等主叫先挂电话。如果希望尽快结

5、束最好委婉、含蓄，不要让对方难堪。接听电话礼仪禁忌：在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。在接待外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。（三）移动电话使用礼仪手机在今天应用已经非常普遍。适当地掌握手机通话礼仪可以帮助我们和他人进行有效的联络，提高工作效率。因此要记住以下的原则：1.控制手机铃声和音量。2.讲究次序。（三）移动电话使用礼仪3.开会时，需要将手机调成振动或关掉。4.设置自动回复短信功能。5.保护隐私。（三）移动电话使用礼仪6.谨慎使用手机拍照功能

6、。使工作顺利的电话礼仪第一，迟到、请假由自己打电话；第二，外出办事，应告知去处及电话随时与单位联系；第三，借用他人单位电话应注意，一般不要超过10分钟。。第四，同事家中电话不要轻易告诉别人；第五，用传真机传送文件后，以电话通知。（四）正确使用电子邮件书面沟通是商务交往、特别是日常工作中有力的交流工具。与口头的交流相比，书面沟通具有以下优点：1.一目了然。2.书面跟进。3.充当意见不和、起争端时的证明。（四）正确使用电子邮件一、关于主题1．不要空白标题。2．标题要简短不宜冗长3.标题要能真反映文章

7、的内容和重要性，4．一封信尽可能只针对一个主题，5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。（四）正确使用电子邮件二、关于称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度      在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。      如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼。      不熟悉的人不宜直接

8、称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。2．Email开头结尾最好要有问候语      最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，      中文的写个”祝您顺利”“祝好”之类就可以。（四）正确使用电子邮件三、电子邮件正文1.Email正文要简明扼要，行文通顺2.注意Email的论述语气        电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。避免“邮件门”！（四）正确使用电子邮件3.Email正文多用1234之类的