会计和实物的档案管理

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1、会计和实物的档案管理一、会计档案会计档案可分为五类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类、工资表类和其它类，根据五类档案进行分级编号管理。1、移交移交是各单位的财务室和档案室工作人员进行移交，财务档案是隔年交，也就是2010年移交2009年的财务档案。2007年6月份以后集团财务，公司财务分开，各自移交各单位的财务档案，移交时档案室工作人员按财务移交登记表进行清点，无误之后双方填写移交登记表，各单位盖章。2、整理按照《会计档案管理办法》进行整理。2.1凭证按月份进行分类，每月又按财务移交来的收、付、转进行一一编号。凭证附件按财务移交清单进行分月

2、清点，无误之后入库。2丄1先装袋，每本凭证先一一装入凭证袋2.1.2然后凭证袋注明单位、时间、归档号（后面有介绍）、保管期限‘2.1.3之后按月分类直接入库，摆放整齐注明单位，吋间。2.2报表也是按月分类，一般每月一本，再加2本决算报告共14本2.2.1每一本装订上档案报表封皮，封皮是三孔两线装订。2.2.2注明单位、时间、归档号、保管期限。2.3账本账木一般多达40多木，包括总账、日记账等等，因此保管期限也就不一样2.3.1每一本装订上档案账本封皮，封皮是三孔两线装订2.3.2注明单位、时间、归档号、保管期限、账木内容如总账、FI记账都必须

3、注明清楚。2.4I资表按月分民工，合同工，实习生工资，按财务移交来的登记表整理合同工的工资表2.4.1一般共12本工资表装入资料袋，242然后注明单位、时间、归档号、保管期限。2.4.3其他民工、实习生工资表、福利费等集中入库，并注明清楚。档案号和保管期限介绍归档号：凭证类9.1.01.2007.01账薄类9.2.01.2007.01报表类9.3.01.2007.01工资表9.4.01.2007.019:会计档案一级类目1：凭证类2：账薄类3：报表类4：工资表二级类目01：集团02：公司以此类推三级类目2007：年代01：第一本02：第二本•

4、……以此类推保管期限：凭证类15年总账本、明细账、口记账15年现金和银行日记账25年月、季度财务报告3年年度财务报告（决算）永久3、入库以上所有档案整理好之后，按分类入库摆放整齐，然后注明单位、时间.4、电子档案录入以上只要入库的档案必须进行电了档案的录入，年度、单位、档案号、名称、保管期限都一一录入，为了方便以后工作。5、借阅各单位借阅财务档案，提供档号或者名称查找此相关档案，借阅人填写借阅档案登记薄，填写借阅档案的名称、档号、用途、借阅人姓名、借阅日期。还回之后检查此档案的完好性，之后填写归还日期，证明此档案完好归还。6、销毁对保管期满的

5、会计档案，要按照规定由档案部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴定，严格审查，保管到确无保存价值时再进行销毁。对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查，报上级主管单位批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章二、实物档案1、证书，奖牌1」移交证书一般来说相对重要，如公司营业执照，组织机构代码证这些证件都很重耍。移交来的证书、奖牌一一登记移交单位、姓名、移交吋间1・2整理、入库证书、奖牌按移交来的先后顺序排列，编号按123……顺序排列，之后整齐入库

6、。1.3电了档案录入1.3.1以上入库的证书、奖牌必须进行内容及名称、发证单位、时间，移交单位及时间的电子档案的录入1.3.2所有的证书、奖牌的照片扫描到电脑上1.3.3扫描件挂接到对应的清光电子档案上1・4借阅借阅单位提供奖牌，证书的大概内容在清华紫光屯子档案内搜索此相关档案。证书如公司营业执照比较重要，因此原件必须领导签字，集团证书复印件集团工作部提供，公司是总经办提供。所以必须登记清楚借阅人的单位，姓名，归还吋必须检查此证书的完好性，之后填写归还口期2、章子、录像带、照片2」移交移交来的废旧章子、录像带、照片必须登记清楚名称，移交人的单

7、位、姓名。录像带和照片登记清楚内容直接入库，章子装盒整理后入库2.2装盒、入库2.2.1盒子是平时搜集的，大约(30X30X12cm)这样一个盒子2.2.2然后用硬一点的纸片隔开成6X6cm小止方形格子2.2.3咱厂成立的时间比较早，再加上屮间机构变化和二级单位，如炼钢厂、机动厂、炼铁厂等等，因此章子有铁厂、总厂、陕西钢铁有限责任公司、陕西龙门钢铁(集团)有限责任公司的，所以按这四个名称一一罗列开，Z后按1、2、3…•…序号排放到盒子里,最后入库2.3电子档案的录入装盒的所有章子必须进行清光电子档案的录入2.4借阅必须登记清楚借阅登记薄，借阅

8、人的姓名，单位，时间