中职学校学籍档案管理探析

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1、中职学校学籍档案管理探析摘要：文章结合目前中职学校学籍档案管理工作实际,分析了学籍档案管理工作存在的主要问题，阐述了中职学校学籍档案的主要内容和特点，探讨了中职学校加强学籍档案管理的措施和方法，旨在实现档案管理的规范化、合理化，从而提高中职学校管理水平。关键词：中职学校学籍档案管理管理现状档案内容管理特点加强措施“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取，并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础

2、性工作。健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案的开发和利用，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。一、中职学校档案管理的现状为适应社会的发展，服务地方经济，近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变，学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下，学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题，主要有：1•品种繁多，内容复杂，管理难度大。中职学校为适应市场发展，逐步开设了名目繁多的专业，这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有

3、中职，还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次，而不同层次的学籍档案管理要求不相同，但没有统一的档案管理规章制度,各行其是，显得杂乱无章。2•中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂，其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学（包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等）等档案管理也多种多样；同时，少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较，认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒，“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此，中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。3•中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当，档案信息的存

4、储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”，对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确；较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置访问权限，档案数据储存分散，未进行备份，防病毒措施较差，易于丢失。4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时，信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长，学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多；同时，新近学生的学籍，应做齐资料的却没有及时补足，或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难，这都势必会影响日后档案的开发利用。5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏，档案管理设备落后。一方面，中职学校档案管理的理念、内容和方法、人

5、才资源培训和使用的方式依然陈旧，抑制着学籍档案的正常管理，另一方面，随着时间的推移与学生学籍档案不断增加，原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。二、中职学校学籍档案管理的内容学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映，是学生整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的，具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合中职学校的实际情况，中职学校学籍档案主要包括：（1）招生计划、新生名册等；（2）在校学生名册、新生登记

6、表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更（休学、复学、转学、转专业等）的材料；（3）学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；（4）各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；（5）学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；（6）毕业证书和发放登记表；（7）毕业生就业单位统计表和签约单位合同；（8）扩展材料，即毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。为适应社会发展，服务地方经济，近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面，各教学部门各行其是，要求不一，甚至该归档的不归档，这给

7、中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外，随着高科技的发展，假毕业证日益增多，为了更好地杜绝和打击假证的泛滥，确保毕业证的真实可信，各中职学校必须做到有证可查，有据可依。三、中职学校学籍档案管理的特点1•复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂，包含学生在校期间的各种表现及相关情况，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。2•多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长，学生学籍情