电子信息类档案管理的风险控制研究

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1、总第594期第31期管理观察Managementobserver2015年11月上旬出版电子信息类档案管理的风险控制研究姜文灿(延边州档案局，吉林延吉133001)摘要：随着当前计算机网络技术和数据库技术的发展和普及，大数据时代已经逐步成熟，电子信息类档案管理工作也随之成为档案管理单位必须面临的挑战。另一方面电子信息类档案管理工作的不断推进也使电子信息档案管理的风险控制成为业内专家学者研究的重点。本文将从实际出发对电子信息类档案管理的风险控制方法进行探讨。关键词：电子信息类档案风险控制大数据当前电子计算机技术在社会各行各业的作用越来越大，特别是

2、近年网络技术和数据库技术的发展，直接或间接影响了各行业的变革，档案管理也随着计算机技术发展形成了以电子信息类档案管理为核心的多种模式。电子信息档案的风险主要存在于信息技术的网络传输和数据存储过程，因此针对其安全漏洞进行相关的风险防范和控制是保证信息档案管理工作的安全和可靠的关键所在。本文将根据实际情况和工作需要对电子信息档案管理的风险控制进行简单探讨。一、电子信息类档案管理的特点电子信息类档案管理既基于传统又创新于传统，在保持相应的基础功能的前提下，电子信息类档案管理既有自己的特点又有自己的优势。数据记录的多样化是电子信息类档案管理的第一个特点

3、，传统的档案管理必须依赖于人力对其进行操作，工作效率较低，并且对于后期的查阅和检索而言更为复杂和烦琐，档案的功能更多在于记录而对于后期数据的利用则显得不够方便，电子信息档案利用现代计算机技术和网络技术对其进行电子处理和信息归档，工作效率更高、准确性更有保障．在优越性上，电子类信息档案主要体现在：一是通过电子信息化管理，电子信息类档案降低了管理人员、操作人员和使用者的劳动强度，提高工作效率。信息系统基于大数据，借助网络技术将档案数据的录入，档案数据的归档以及档案数据的查询和使用变得更加智能化。这种智能化体现在数据的共享互通以及准确性的保障上；二是

4、弥补了传统档案管理的机制不合理之处，对于遗漏的档案文件的查漏补缺有着不可替代的作用。纸质版的档案书籍立卷的方法要求在发现漏卷或者缺卷必须进行拆卷进行查漏补缺后再重新编入归档，这无疑是一个较为烦琐而又容易出错的过程。通过网络信息化的管理，文档按照相应的文件进行存储即可归档，即便是后期有所修改则只需要进行简单的电子替换便可；三是更有利于数据的保密。传统的纸质档案管理通过人工进行查阅，虽然对于查阅的制度和机制相关的单位有相关的控制，但是由于档案的完整性在查阅过程中并无法完全严格界定用户只查询权限范围内的文件，通常查阅者只需要卷中几页信息却可能必须看到

5、整卷的信息。电子档案可以通过细化管理保障文档管理的保密性，通过调用系统内部的关键信息实现单部分单方面的访问查询；四是实现了档案管理的科学化和精细化。通过信息系统的前期设计，管理者可以通过根据管理规范和行业要求针对性设置相应的科目、分类的项目以及查询的方法和模式实现对档案管理工作的规范。二、相关措施(一)预防措施预防是一切风险管控的首要手段。深入并严谨地对作者简介：姜文灿(1968一)，男，民族：朝鲜，籍贯：吉林延吉，职称：馆员，研究方向：档案管理-181·医院与公共管理预防措施进行分析和研究是开展风险控制工作的基础，是实现全面风险控制的关键一环

6、。提前性的防范措旋可以大幅度降低风险代价并对档案的信息实现较为完美的零损耗防护，反之，信息一旦遭遇风险必然有所损失。因此，预防措施是最为有效的风险控制手段。在实际工作中，首先必须对电子信息档案建立起严格的限制权限，对各个级别的工作人员和管理人员进行权限的设定和限制；其次，对工作进行级别的分批处理和审批，保障审批工作的严格和可靠，进行相应的工作权限的认定和相应用户角色的赋予，并对相应的权限信息进行安全系数较高的信息存储和保存；再次，规范对电子档案信息的实验，并实现使用权限的确认。对于备份的文件数据进行相应的必要性处理，杜绝信息数据的泄露，并对数据

7、的完整性和可靠性进行防护，避免出现信息的多重复制备份。最后，电子信息类档案的使用过程必须有相应的机制对其进行监督和管理，并且在数据的采用和使用的过程中有相应的可查询和后期存储的文件记录。(二)避免措施预防措施是电子信息档案管理风险控制手段的首要考虑而避免措施则是必须长期坚持并有效实现的手段。其在实际工作中可以通过以下几方面进行：一是加强对新技术的引入，全面保障安全可靠。计算机大数据时代，网络技术和数据挖掘技术日新月异、更新换代也较快，一方面较新的技术可以为风险控制提供更加有效的防范手段，另一方面由于破坏手段也随之发展因此如何应对先进的破坏手段也

8、成为引入新技术进行防范的重要原因。具体到实际应用中首先必须对加密技术进行有效的提升，分级别分层次控制档案信息的加密处理，确保密码在规定范围的时间内不会