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时间:2019-11-22
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1、(72会中事务管理会议在召开过程屮有很多会务工作,这些会务工作做得好坏,将直接影响到会议的效率,因此会小事务管理非常重要。会中事务工作主要有会议签到、会场服务的会议记录等三方而。7.2.1会议签到会议签到是为了及时、准确地统计到会人数,便于安排会议工作。参加会议的人员在进入会场时一•般都要签至
2、J。因此有些会议只有达到一定人数才能召开,否则会议通过的决议将无效。所以,会议签到是一项重要的会前工作。它是岀席会议的人员到会首先要做的事,也是会屮事务工作的重要内容之一。会议签到一般有以下儿种方法:(1)簿式签到。参会
3、人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按耍求签署口己的姓名,表示到会。签到簿上内容一般冇姓名、职务、所代表的单位等,参会人员必须逐项填写,不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存,便于查找。缺点是这种方法只适川于小型会议,一些人型会议,参加会议的人数很多,采用簿式签到的方式不太适合。(2)会议工作人员代为签到。会议工作人员先制定好参加本次会议的花名册,开会时,来一人就在该人名单后画上记号,表示到会,缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如:有“厂表示到会,用“X”表示缺席,用“0”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易
4、行,但要求会议工作人员必须认识绝大部分参会人员,所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些人型会议,参会人员很多,会议工作人员不能认识大部分人,逐个询问到会人员的姓名很麻烦,所以大型会议不适宜采用这种方法。(3)证卡签到。签证卡上一般印冇会议的名称、口期、座次号、编号等,会议工作人员将印好的签到证事先发给每位参会人员,参会人员在签证卡上写好白己的姓名,进入会场时,将签证卡交给会议工作人员,表示到会。其优点是比较方便,避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。(4)座次表
5、签到方法。会议工作人员按照会议模型,事先制定好座次表,朋次表上每个朋位按要求填上合适的参会人员姓名和瘁位号码。参会人员朋次安排要求有一定规律,如从X号到X号是某部门代表座位,将同一部门的参分人员集中一起,便于参会者查找口己的座次号。采用座次表签到,参加会议的人员在签到时候就知道了自己座位的排数和座号,起到引导的效果。(5)电脑签到。电脑签到快速、准确、简便,参加会议的人员进入会场时,只要把特别的卡片放到签到机内,签到机就将参会人员的姓名、号码传到屮心,参会者的签到手续几秒钟即办完,将签到卡退还木人,参加会议人员
6、到会结果由计算机准确、迅速地显示出來。电脑签到是先进的签到手段,一些大型会议都是采用电脑签到。会议签到结束后,应立即进行统计,并冇关领导批示。7.2.2会场服务会场服务是会川事务管理的重要工作内容么一,它是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节。会场服务的工作内容很多,一般包括如下内容:(1)引导座位。大多数会议,参会者的座位都是事先安排的,参会者应该对号入座,或者将会场划分若十部分,以部门为单位集小就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场,因此,会议工作人员要引导朋位。这样,既方便参会者,乂维持了会场秩序,保
7、证了会议效果。一些大型会议,会场较大,参加会议的人数也很多,更需要引导座位。为减轻会议工作人员的负担,可以采用印刷“座次表”、会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式,引导参会者顺利地找到自己的座位。(2)分发会议文件材料。会议中所需要的文件材料,会议工作人员应及时、准确地分发到每位参会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料,可以在参会者进入会场时,由会议工作人员在会场入口处分发给每位参会者,也可以在开会之前按要求在每位参会者的朋位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料,可以把会
8、议工作人员分派到各组,每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料,一般在文件上的右上角写明收文人和收文时间,收文时要登记,以免漏收。(3)内外联系、传递信息。会议进行中,不是与外界隔绝,需要会议工作人员进行内外联系,传递信息。如有关部门的紧急情况要转达参会者,传递信件、电报、接电话等。在内外联系、传递信息中,会议工作人员应该注意会议内容的保密,任何保密的会议内容不可泄露岀去。(4)维持会场秩序。如制止与会议无关的人员进入会场,保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱,会议工作人员要及时制止和调停。特别
9、是重要的密级綾高的会议,要防止在混乱屮发生意外情况。(5)处理临时交办事项。会议进程屮,可能发生一些意想不到的临时变动,会议工作人员应及时向领导请示,并对领导的指示采取应急措施,妥善处理。(6)其他服务工作。及时准备好会议期间所需的物品,如笔、黑、纸张等。保证会场光线充足,保持会场清洁卫牛,会场摄影留念等等。时间较长的会议还要准备好茶水。723会议记录召开会议一般都应有会议记录。会议记
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