秘书资格考试复习指导

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1、秘书资格考试复习指导第一部分基本要求第一章文书基础第一节文书工作的含义与制度一、公文的概念行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文的制发程序公文的制发程序又叫发文办理。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮卬、发文注册、用卬、发文登记、分发等程序。第二节公文的格式国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准（GB/T9704—1999HI家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉

2、首、主体、版记三个部分。二、公文眉首格式1、发文机关标识（公文版头）：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。2、公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也叫印制编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。3、发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。4、签发（会签）人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。5、秘密等级和保密期限：如需标

3、识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限Z间用“★”隔开。6、紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之I'可空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。7、红色反线：红色反线（间隔横线）的作用在于把眉首部分与主体部分隔开。三、公文主体格式1、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字

4、，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。3、公文正文格式：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4、附件及附件说明：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。5、印章（发文机关名称）。6、签署：签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效果。7、成文日期：用汉

5、字将年、月、日标全「零'写为8、附注：（文件发到哪一级）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标识在成文时间下一行。四、版记（文尾）格式1、主题词：主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之问空1字。2、抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。3、印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间

6、右空1字。印发时I'可以公文付印的口期为准,用阿拉伯数码标识。4、版记中的反线和版记的位置：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。五、公文的特定格式特定格式有三种：信函格式、命令格式、会议纪要格式。第三节文种辨析与拟写国务院2002年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1、了解命令的用途。《国家行政机关公文处理办法》规定命令适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单

7、位及人员。2、决定与决议的异同。1、相同之处：都是决策性文件；都是上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的安排意见；都是下行文，都要求下级机关贯彻执行。2、不同之处：（1）使用范围不同；（2）形成方式不同；（3）内容不同；（4）格式不同。决定的用途：《国家行政机关公文处理办法》规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。决定的特点:决定是一种重要的指挥性和约束性公文。党政机关、社会团体和企事业单位对某些重要事项或者重大行动作出安排，都可以用决定。决

8、定的分类：决定可分为两类，一类指令性决定，一类是宣告性决定。决定的一般写法:决定i般由标题、正文、发文机关、发文口期等部分组成。3、公告与通报的异同。第四节文书拟写基础知识一、文章要素公文与其他文体一样，也是由一定的要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”：材料、主题、结构、语言。1、材料材料是指为某一写作目的收集、摄取以及写入文章Z屮的一系列事实或依据。材料工作有四个环节，B

9、J：材料的占有，鉴别，选择和使用