行政作业指导

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1、1.目的规范体系文件编写格式及编码方法，确保文件编写规范、一致。2•范围适用于公司质量管理体系文件编写及控制。3.职责物业管理中心负责制订和统一体系文件的格式、编码及字体等。4•方法与过程控制4.1程序文件和作业指导文件表头格式（宋体、小四号、加粗）页码文件编号文件名称4.2程序文件和作业指导文件内容格式（宋体、小四号）4.2.1目的——阐述编制该文件的目的及其作用。4.2.2范围——指明该文件适用的部门或领域。4.2.3职责——明确在该项活动或过程中相关人员或部门的职责。4.2.4定义——对文

2、件中不便理解或容易产生歧义的名词术语给予解释（可删减）。4.2.5方法与过程控制一一对过程屮各环节的先后顺序、相互作用及控制方法进行详细阐述。4.2.6支持性文件——在该文件实施中涉及到的其它文件。4.2.7相关质量记录表格——在该文件实施中需要用到的记录表格。4.3表格表头格式（宋体、小三、加黑）编号:标题版本表格内容格式（宋体、小四号）注：1•休系文件中表格本身超过1页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头。2.电脑中填写时应避免表格延伸到下一页。增加附页应在原表格相应栏目中

3、标明“见附页”，在附页的表格名称后标明“（附页）”二字，并标明页码。3•如仅仅是增加行数而导致表格页数增加，第二页起可不加表头。但有栏n的须在第一行列明栏目名称，并在表格止卜•方标明页码和页数。4.4编码规则4.4.1程序文件编码规则JBPM-COP-（要素序号）（文件名称）I＞该类程序文件顺序号，按01、02…顺序编号►程序文件►金碧物业有限公司4.4.2作业指导文件编码规则JBPM-WI-XX-YYII＞该作业指导书下文件顺序号，按01、02…顺序编号；另外，职责、制度不设顺序号，分别以编号

4、zz、ZD代替I►文件类别代码（行政管理XZ,人事管理RS,客户服务KF,培训管理PX,秩序维护WH,工程设备管理GC,环境管理町）业指导书►金碧物业有限公司4.4.3表格编码规则JBPM-QR-XX-YY1作业指导书下表格顺序号，按1、2…顺序编号＞文件类别代码（行政管理XZ,人事管理RS,客户服务KF,培训管理PX,秩序维护WH,工程设备管理GC,环境管理町）►质量记录►金碧物业冇限公司3.支持性文件无4.相关质量记录表格1.目的规范地区物业公司行政公文的编写，提高公文编写水平。适用于地区物

5、业公司各类公文的编写。1.职责3.1行政人事部负责公文规范性审核，指导、监督物业服务中心公文编写。3.2综合管理部负责物业服务中心公文规范性审核。3.3各部门负责本部门公文的起草。4.方法与过程控制4.1行政公文种类4.1.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。4.1.2通告：适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。4.1.3通知：适用于发布公司内部各项规定、任免人员、批转下屈单位的公文、传达要求下属单位办理和需要有关单位

6、周知或者执行的事项。4.1.4通报：适用于公司各部门表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4.1.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。4.1.6请示：适用于向上级单位请求指示、批准。4.1.7批复：适用于答复下属单位的请示事项。4.1.8意见：适用丁对重要问题捉岀见解和处理办法。4.1.9函：适用于各单位之间的工作商洽，询问和问题答复，请求批准和答复审批，提示、督办或催办等事宜。2.1.10规定：适用于对特定范围内的工作和事务制定具体有约束力的行为规范。

7、4.1.11会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。4.2文件的编码格式4.2.1行政公文编码方式：4.2.1.1物业管理中心正式发文字号为：“恒地司物管字”+年份+序号，即：恒地司物管字【****】第***号。4.2.1.2物业管理中心内部公告文字号为：“恒地司物管函字”+年份+序号，即：恒地司物管函字【****】第***号。4.2.1.3地区物业公司止式发文字号为：“金物”+“城市代字”+年份+序号，如广东公司：金物穗字【****】第***号。4.2.1.4各地区物业公司内部公告字号为

8、「'金物”+“城市代字”+“部门代字”+年份+序号，如产东公司监察管理部:金物穗监字【****】第***号。4.2.1.5各物业服务中心正式发文字号为：“金物”+“城市代字”+物业服务中心代字+年份+序号，如广州物业公司金碧华府物业服务中心：金物穗府字【****】第***号。4.2.2《地区物业公司城帀代码、部门代码、物业服务中心代码》详见附表。4.3标准格式4.3.1公文用纸幅面及版面尺寸4.3.1.1公文用纸幅而尺寸：公文用纸采用标准的A4型纸，其幅而尺寸为：210mmX297mm。4.3.