行政作业指导书

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1、受控状态：文件编号：QI-AD-01行政部作业指导书版本/修改号：V1.0批准：生效日期:分发号:19/21目录1目的2范围3部门职责4部门管理规定与说明办公用品管理流程计算机管理流程证照管理流程5人员编制与架构6输入/输出信息表7职位职责及任职资格8部门文档管理一览表19/211目的本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作，以确保部门的工作质量。2范围适用于行政后勤各项工作。3部门职责3．1行政事务管理1)负责公司办公设备、办公用品的发放与管理；2)负责公司固定资产的管理；3)负责公司文件及档案的管理；4)负责公司证照的管理及各

2、种证件的办理；5)负责公司员工宿舍的管理；6)负责公司通讯系统的管理；7)负责公司安全的管理。8)负责公司车辆的使用和保养管理；3．2企业文化的建设1)负责企业文化的宣贯；2)公司文化活动、会议的组织工作；3．3部门体系文件管理1)按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作；可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件；2)负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。3．4其他负责落实总经理及副总临时交办的工作。4工作流程及说明4.1宿舍水电计费流程4.1.1行政助理负责于每月1

3、0日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。4.2办公用品管理流程4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。19/214.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划，报南山财务实施采购。如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数；如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。4.3证照管理流程4.3.1

4、行政专员随时查看证照的有效期，并建表列明，提前做出计划规划，提前对证照进行更新、年检5人员编制与架构清洁工（2）保安（5）行政经理（1）行政后勤总编制12人行政前台（1）司机（2）行政助理（1）19/216输入输出信息报表输入输出序号内容相关部门序号内容相关部门1来访接待统计表前台1手机费用明细人事2信件收发登记统计表餐费扣款明细3快递账单统计报表住宿扣款明细4保安值班表行政专员住宿人员名单5巡逻签到表2每月行政费用报销明细财务、总经办6清洁卫生检查表住宿接待费用报销明细7车辆行驶统计表司机办公用品采购明细8车辆加油费用统计表每月

5、外部派车统计表9车辆保养统计表外租收款明细10名片制作统计表行政专员3办公人员短号使用明细财务11生活用品发放统计表4前台、司机、保安考核表人事12每月派车统计报表5行政通知各部门13每月办公用品发放统计表6固定资产管理明细财务、总经办19/217岗位职责与任职资格前台文员岗位职责岗位名称：前台文员所在部门：行政部岗位编号：直接上级：行政专员直接下属部门/岗位：岗位定员：1所辖人员数目：1工资级别范围：职系：晋升方向：版本/版次：V1.0本职概述：负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内部员工及外部客户提供支

6、持和服务。职责与工作任务：职责一职责描述：前台电话接听、信件及周边卫生管理工作时间百分比：50%工作任务1、前台电话转接电话铃响三声内必须接起话筒，并首先主动使用普通话自报公司名称：您好，领先康体！请问找哪位？请问贵姓找？有什么可以帮到您？遇到外语来电时前台应回复：Holdonplease!然后将来电转接到海外部指定人员；如来电符合转接需求（如来电不是推销或者无业务往来的）的可安排转接，转接过程中和对方说请稍候！当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态，以便接听下次来电，如当事人不在位置时可将来电信息（来电方单位名称，姓名

7、，联系方式及来电内容）及时发送给当事人并作登记。如需离开岗位时应先进行电话交接，让下一位电话接听者帮忙转接所有来电。前台离开岗位时电话属于无人接听状态，电话响三声后自动转到国内业务销售指定专人接听；2、公司信件发放与接收负责公司快递、信件、包裹的收发工作，公司各部门将外发的快递送到前台时，前台应专设登记本，由发件人首先登记清楚哪个部门哪位同事寄的、寄往哪里，收件人是谁等详细资料，前台签收。并在五分钟内将物料归位，及时通知相关物流公司，物流公司收件后应将单号及时知会相关人员，快件不得放在前台桌面，收到快递后十五分钟内知会同事并作好登

8、记工作﹤快递发放登记表﹥。所有快递文件或样品须按要求进行登记在册，避免遗失，且所有件统一放在指定区域。19/211、前台及周边卫生保持前台清洁卫生，上班前对前台周边的环境进行清洁及整理，地面须做到无纸屑、果皮及杂物，前台桌面及前台摆放的绿植叶面必须