[精品]浅论内业档案资料的规范化管理

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1、浅论内业档案资料的规范化管理浅论内业档案资料的规范化管理摘耍：公路工程内业资料是工程施工全过程的真实记录，是该公路工程质量检验的记录和评定结果，是交工验收及质量评价的依据。本文分析了公路工程内业档案资料管理现状，探讨了内业档案资料的规范化管理，阐述了内业档案资料注意事项。关键词：内业档案资料规范化管理现状注意事项屮图分类号：G271文献标识码：A文章编号：公路工程实施过程中公路工程内业档案的整理、保存与使用成为公路建设项目内部管理现代性的一个主耍体现，为以后管养单位和工程验收、审计提供数据资料。这也成为公路建设者

2、、从事档案管理的人员包括档案管理等部门关注的重要课题。一、公路工程内业档案资料管理现状分析1、内业资料管理耍求的不统一(1)内业表格的形式的不统一。在不同的公路工程项目中，内业表格形式不完全相同。甚至同一个工程项目中，内业表格在不同的合同段中也有所差异o这使得对不同的公路工程项目或各合同段的内业管理水平的评价失去统一基准，不利干公路工程管理工作的完善和提高。(2)内业表格填写方法的不统一。即使是在同一个公路工程项目的不同合同段中，内业表格的填写方法也不尽相同。而且无论是施工单位、监理单位，还是上级主管部门对内业表

3、格的填写方法的认识均不够清晰，没有一个完善的统一标准，而且有些内业表格车身也存在着一些缺陷。2、内业管理人员缺乏应有的统一的培训长期以来，在公路部门一直都存在着“重外轻内”的思想，内业人员一直未得到应有的培训。尽管近年来进行了一系列的检测工程师的培训，但培训的重点是各种试验手段，而忽略了检测报告的填写而且有些施工单位的内外业工作是分开的，内外业人员缺乏必要的沟通，从而出现内业人员在办公室内编内业的现象，使内业资料的准确性和可靠性得不到保证。另一方面，内业表格形式和填写方法又缺统一的标准，更增加了内业人员的工作难度

4、，因为内业资料不合格而返工的现象较多，造成了人力、物力和时间上的浪费。3、内业资料管理的自动化和程序化程度不高尽管计算机技术在公路工程中的应用已较为广泛，但公路工程内业资料的管理仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的水平。由于人工填写错误而废弃的和工程结束后剩余的表格都造成了大量纸张的浪费。同时，纸张为载体的内业资料无论在生成和运输上，还是在保存和查阅上都有着诸多的不便。因此，如何尽快实现内业资料整理的微机化和信息化是当前公路工程项目管理的一个重要课题。二、内业档案资料的规范化管理内业档案资料的

5、形成分三个阶段：即施工准备阶段、施工阶段、中间交工检验和交工验收检验阶段。1、施T准备阶段资料包扌4（1）施丁组织设计（或施工方案）：一般是按单位工程编制的，它是单位工程开工申请报告的主要附件资料，若内容较为全面详细；（2）图纸会审、技术交底记录：工程开工前必须组织图纸会审，由承包工程的技术负责人组织施工技术人员对施工图纸进行全面学习、审核并做图纸会审记录;（3）技术交底：包括设计交底、施工组织设计交底、工序施工技术交底，各种交底应有文字记录、交底双方应有签字手续。图纸会审资料一般按单位工程归类。技术交底记录应作

6、为分项工程开工中请报告的主要附件资料归类。2、施工阶段资料包括：（1）施工试验报告：指施工过程的抽检试验结果资料，可按试验项目以分部工程分类进行收集、整理和建立台帐，由工地试验室集中管理；（2）施T记录：按分部工程收集，按分项工程、子分项工程列目归类，附于工程检验记录（报告）之后。测量复检记录：同上；隐蔽工程验收检验记录（报告）：同上；工程质量检验、评定资料：同上。3、中间交工检验和交工验收检验阶段资料。（1）竣工文件材料的分类竣工文件材料按交通部交办发［20011390号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》

7、归档，共分八个部分：第一部分；可行性研究第二部分；设计基础材料第三部分；设计文件第四部分；工程管理文件第五部分；施工文件第六部分；监理文件第七部分；竣工文件第八部分：科研。（2）竣工文件材料的整理、立卷。a•综合文件材料主要是在项冃准备阶段形成的涉及广泛的文件。可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件。b.施工资料应按合同段、分期工程施工工序、问题、吋间排列组卷。C・监理资料由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。d・竣（交）工资料由项冃建设单位负责组卷。竣（交）工验收文件及单项工程验收文件要严格按交通部20

8、04年3号令要求的内容组卷。e.决算和审计文件由项目建设单位负责组卷。f.照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）等声像资料。整理、立卷：公路T程建设中形成的照片、录音带、录象带、磁带（光盘、软盘）等声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动