浅谈如何做好企业会务管理修改

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1、浅谈如何做好企业会务管理综合管理部：钟亚玲会议管理是行政管理的一个重要方面。任何公司都不可避免地要举行各种大小会议，会议可以处理公司内部的重要事务，可以广开言路，解决很多问题。会议是实现科学决策的重要途径，也是进行信息沟通、协调公同各方面关系的重要途径。笔者认为，要想做好会议管理，应从以下三个方面入手：一、会前准备会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做岀事先安排与充分准备，是实现会议日的的重要条件。会议无论大小，如果会前准备充分，就能做到有备而站。K拟定会议计划拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作岀的顺序

2、计划，即会议所要讨论、解决的问题的人致安排。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。2、组建会务班子组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较人，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会,可以由一名主耍领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能

3、部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘卩组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。3、准备会议资料会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾资料（会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等）、会务资料（接站一览表、來宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传资料

4、、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料）。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。4、布置会场会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及瓦他一些附属设施。出于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。二、会中事务管理在会中服务阶段，会务人员须提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。1、签到与

5、引导签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的•种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。2、组织会议进行维持好会场秩序，会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，

6、起草、修改会议冇关决议文件以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊。3.会议记录召开会议一般都应有会议记录。会议记录包括两部分内容,前面内容是会议的组织情况：包扌舌会议名称、时间、地点、出席者、主持人等。后面部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的决议等。会议记录真实记载会议的情况，客观的反映会议的内容和进程，是重要的档案材料。它不仅为会议简报、会议纪要的撰写提供重要的素材，而且为日后分析研究会议提供依据，还是检查会议决定执行情况的凭证。三、会后

7、工作管理会后工作在整个会议管理事务中也相当重要。一次会议即使进行得顺利，结束后如不及时做好会后工作，就不会达到开会的目的和会议的应有效果。会后工作管理一般包括两方面内容。一是整理会议记录和撰写会议简报。二是会议内容总结、撰写会议纪要、会议文件材料的立卷归档、会务经验总结以及检查催办等。1、整理会议文件整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。2、会务总结反馈会后总结工作的重点是会务总结反馈。上述工作

8、都完成后，要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，