浅谈高校档案信息化管理

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浅谈高校档案信息化管理网络信息时代，信息化是当今世界发展的必然趋势。档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。档案管理实现信息化是大势所趋。在高校信息化背景下，高校档案侍息化自然也面临着巨大的发展机遇。二十一世纪是信息化时代，世界在信息化的列车上飞速的发展着。H前大多高校的档案管理工作发展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有着巨人滞后性的传统的档案管理方式，严重的影响了教学质量的提高和有用信息的利用程度。因此高校档案信息化管理显得十分重要。一、档案信息化的内涵及档案信息化建设的必要性1・档案信息化的内涵。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。2.档案信息化建设的必要性。档案信息是信息资源的重要组成部分。档案信息是人们社会实践的真实记录，是认识和把握客观规律的重要依据，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。档案管理改革是信息化建设的必然要求。在信息时代，信息消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是 时代赋予社会信息部门的使命。二、目前高校档案管理的普遍状况1.高校档案管理存在的问题。高校档案的管理和利用不同于以往各类学校档案的管理，他是以信息化为依托的，以分享资源为目标的，以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为教学的第一手资料的高校档案,自然就是高校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数高校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出來。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常将涉及多专业的档案没有进行整体的信息化规划，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，就使其会失去档案自身的价值。2.在档案信息化管理中的机遇和挑战。随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机屮生成并储存的。在高校档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务，是目前高校档案信息化趋势当中我们应当面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必须面临的安全化的问题。在高校档案管理信息化系统开发的时候，必然会面临着巨大的安全挑战。在开发当屮必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大大挑战。 三、促进高校档案管理信息化程度，提高档案利用效率1•促进档案信息化管理应当遵循的原则。规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。2.逐步建立高校档案管理信息化系统。要实现高校档案信息化管理，总的來说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。3.以人为本，通过提高档案工作者的素质來提高档案管理信息化水平。档案工作人员在高校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神，管理理念影响着整个高校档案管理的效率和特点。现阶段很多高等院校缺少专门的档案管理人员，管理水平较低。我们应当充分重视高校档案管理科的创建，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者，加快档案技术人员队伍的建设。四、档案管理信息化的对策1.建立健全制度体系。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的软硕件建设投入，规范运行管理制度，制定统一的、标准的规范体系。完善安全保障机制。档案信息化建设依托电子网络平台，安全风险防范必须放在重要的位置。要加强安全保障机制建设，提高档案人员的警惕性，从根 木上铲除黑客对信息系统的威胁，可以采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。2•深化人才队伍建设。在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。总之，在当今网络信息化环境下，高校档案工作人员要积极面对档案信息化带来的挑战，更新观念，积极主动地学习信息技术、现代管理等相关知识，熟练掌握计算机、网络技术的能力和水平，在工作中不断实践和创新，进一步推进高校档案信息化，充分开发利用档案信息资源，更好地为高校、为社会服务。（作者单位：运城师范高等专科学校）编辑/赵军