哈佛管理教程-商务写作

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1、HarvardBestLearn哈佛管理教程商务写作目录4.商务写作：写作技巧5.商务写作：相关练习3.商务写作：写作步骤2.商务写作：核心概念1.商务写作：主题概述目录主题概述在本主题中，您将学习如何疏理自己的思路，如何拟订一份完整的草稿，以及怎样才能使您的日常电子邮件、备忘录和报告更加实用，条理更加清晰，更加引人关注。摘要（本主题包含有关如何完成以下各项的相关信息）根据读者的需要组织文稿利用各种写作策略开始写作利用编辑和设计准则，提高文章内容的影响力商务写作基础知识2.1界定项目的范围2.22.3使用谋篇布局策略2.4根据目的组织材料2.5初稿写作2.9

2、起草电子邮件2.6确定段落结构2.8格式修改2.7内容修改“以读者为中心”的方法确定交付信息简明明确目的清楚表达2.1基础知识2.2界定项目的范围营销对实现公司目标有什么作用公司营销部门的发展历程营销方面的人力资源出现特定绩效问题的领域潜在的解决方案在考虑写作项目的范围时，您可以从或广或窄的角度阐述主题。例如，在汇报公司在营销职能方面的不足时的两种选择：绩效低下的两大领域：经销商支持与促销建议的补救措施全面铺开简明扼要1234提问传统式提纲头脑风暴式提纲自由写作2.3使用布局谋篇策略2.3.1提问吉莉安必须写一份备忘录，介绍合作推出某新产品的员工召开的每周部

3、门间会议。通过预计读者关注的事项，她提出了下列问题：我们为什么要召开这些新会议？议程将包括哪些内容？我应该怎样准备这些会议？将这些问题转化为肯定性陈述之后，吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点。例如：“召开第一次会议时，请事先准备好您所在部门的工作计划。”2.3.2传统式提纲这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人。如果您缺乏写作经验，或者涉及的主题很复杂，这种方法就格外有用。1大写罗马数字加英文句号I.2大写字母加英文句号A.3阿拉伯数字加英文句号1.4小写字母加英文句号a.5在圆括号中加阿拉伯数字(1)6在圆括号中加小写字母(a)7在圆括

4、号中加小写罗马数字(i)一旦拟好提纲，就应考虑以下问题：*提纲中是否已经列出了我要写的所有主题和副主题？*他们的排列是否符合逻辑顺序？*开头、中间和结尾是否清楚明白？2.3.3头脑风暴式提纲2.3.4自由写作准备好纸笔，或将手搭在键盘上，然后让思维自由驰骋。写下大脑中出现的任何想法，哪怕这些想法与您的写作主题毫无关系。至少应自由写上10分钟，这样才能思如泉涌。当您思维受阻时，也要将这种情况记录下来。不要停止。要对记下的东西进行编辑。如果您用的是计算机，降低屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑。2.4.1重要性排序法对于许多内部文件，撰文者通常会采用“结论先行”

5、(BLOT)法。通过将最紧要的信息放在文件开头，您可以帮助忙碌的读者快速看到最重要的信息。2.4.2时序法使用此方法时应注意下列事项：抓住重大事实。利用视觉设计突出重要信息，例如您的关键信息，因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信息。如果有五个以上的日期，应避免每个句子都以日期开头。2.4.3流程和程序法无论使用哪一种方法，都应注意下列事项：以表格形式陈述正式程序，并给每一步编号。按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶段或步骤。2.4.4空间排列法使用此方法时应注意下列事项：设定具体、连贯而便于理解的顺序，例如从左至右、从上到下或由内而外。用细节描述充实

6、每一个空间，为读者创立生动的影像。有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥调，以吸引读者的注意力。2.4.5比较和对比法例如，在研究了两种可能性之后，您建议在市区的某个地点设立新办公室，为此，您可以按下列顺序陈述研究结果：优点：地点A和地点B缺点：地点A和地点B2.4.6归纳法或演绎法使用此方法时应注意下列事项：确定您的读者对该主题已经了解了多少。以读者熟悉的信息开始写文件。对熟悉该主题的读者采用归纳法。对不熟悉该主题的读者采用演绎法。尽可能将关键信息置于开头。2.4.7分析法使用此方法时应注意下列事项：务必将假设的每个方面都包括进来，以避免说服力不

7、强甚至更糟的情况，即做出错误的业务决策。从以下几个方面分析您的资料：相似之处、不同之处、逻辑联系、内在含意以及建议采取的行动。为非技术型读者简化技术方面的语言，特别是面向普通大众的公司报告。2.5.1从让您感觉最方便的地方开始2.5.2按“类别”写作2.5.3关于技术文件的特殊考虑2.5写作初稿2.5.1从感觉最方便的地方开始没有任何规定要求您必须从头开始。将写作大纲或写作计划摆在面前，并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便。大多数写作经验丰富的人都会到最后才写引言部分，因为在知道了结论之后更容易写出精彩的开篇之语。例如，选择一个大标题，然后就这个标题写上

8、一段。写完之后，再选择下一项让您感觉方便的来写，依此