勘察行业档案管理

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1、勘察行业档案管理摘要：社会经济的快速发展的同时，工程勘察行业的档案管理也面临着诸多问题，制定现代档案管理制度以及建立档案信息化，以适应经济快速发展的今天。本文根据工作经验，对档案管理中岀现的诸多问题，提出自己的一些看法。关键词：勘察行业；档案管理中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：一、档案归属问题近年来，一些勘察单位体制改革，实行企业化管理，其档案管理工作没有相应的转换。例如，在非城市建设系统的一部分，高职档案指导基层单位档案并接收其科研档案，但市场属于项目文件不列入接收；城市建设档案和档案管理部门并没

2、有隶属关系，所以项目文件管理由企业自己的行为。问题不是企业自身能够解决的，国家没有明确的政策对企业档案，接收，造成越来越大的项目文件号码只能保存在企业档案室。这不仅给企业造成巨大的压力，也不利于社会的使用。本人认为，国有企业档案理应属于人民，在适当情况下，应当向公众开放。企业档案室显然不具备向社会开放的能力，从而大大减少了档案的利用。应该有一个统一管理相应的法律法规明确该项目文件和最终目的，企业不仅是宝贵的财富，作为历史的见证，更重要的让过去积累的劳动成果，发挥其应有的作用。二、数量的增加与鉴定问题经济的发展使

3、得一些工程勘察企业的工作范围在不断扩大。例如项目的增多，专业的扩展一一由过去的几个专业扩大到相关的十几个甚至更多，都导致了档案的急剧攀升。科技水平和管理水平的提高、工作程序的规范等也是使档案数量增加的因素，以至于档案库房永远显得捉襟见肘。怎样才能做到既能够将有价值的档案资料有效地保存，又尽量减缓档案数量的增加速度，以减少企业保存的压力，是一个重要的课题。因此，档案鉴定问题自然而然地摆在了档案管理者的面前。虽然工程档案管理以实践为主，但我们恰好可以根据工作中的具体实践冇的放矢，归纳总结，尝试一些理论研究，反过来指

4、导实践。工程档案的鉴定，并无确定统一详细的标准，我们在综合考虑其鉴定价值标准因素时，要改变以往注重丰富室藏档案、认为档案库存数量多多益善的观念，重点考虑效益标准。企业的能力是有限的，保存档案是为了利用，如果它的利用价值小于保存它所需要的消耗，那么，保存档案的意义就大大减小，甚至无意义。在此基础上综合评价档案的价值，该舍弃的部分一定要舍弃。事实上，谢伦伯格就曾经提出大意如下的见解：任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下來。根据这样的思路制定切实可行的鉴定制度体系，在实际工作中建立

5、机构，机构的工作人员可由档案形成部门、档案管理部门的骨干成员组成，定期进行鉴定工作，弃之无保存价值的档案，并使之成为工作常态，从而形成良性循环。当然，这只是本人根据工作中的体会得出的看法。三、竞争与保密制度由上述可知，企业工作范围的扩展，使企业更广阔、更深入地参与了市场竞争，甚至参与国际竞争。工程档案的保密和利用的矛盾越來越清楚地显现出来，特别是商业秘密，在计划经济时代不那么明显，现在必须重视。但这并不等于减少档案的利用，相反，档案的信息价值越来越强烈地发挥出了作用，对它的需求也就越来越多。要保证档案在利用过程

6、中即能够发挥出最大的价值，又不能泄漏秘密，建立科学、严格的保密制度，并在实际工作中一丝不苟地执行仍是最有效的手段。四、企业制度的建立档案管理是企业管理的一部分，是不可缺少的一个环节。随着现代企业制度的建立，档案管理工作需要补充新内容，去除原来管理中不够科学、严谨的管理方式，与国际通行的管理体系接轨。例如，工程勘察行业的企业普遍建立了质量、安全、环境管理体系，由此突现了档案的作用，档案管理工作随之调整、改进，在此基础上制定的档案管理制度既符合管理体系要求，又符合档案管理要求，变得更加科学、规范。质量、安全、坏境管

7、理体系的建立在很大程度上促进了档案管理工作，反过来，档案管理工作为管理体系的顺利运行提供了有力的支持。建立科学的管理制度，应该做到档案管理工作在制度的框架下稳定地运行和发展，不因为领导的重视与否、领导的变换与否而发生改变。在过去的工作屮，很多档案管理人员都深刻地体会到领导的重视与否对档案管理工作起着至关重要的作用，并将其作为一条重要的经验加以总结，实际上这恰恰说明了我们的管理方式还比较落后，做工作依靠人治，而不是科学的管理制度。希望得到领导重视，恰恰是人们无奈的表现，在这种情况下是不能指望档案管理工作科学、规范

8、的，更谈不上有序的发展。这与现代法治理念、现代管理意识、现代企业制度是背道而驰的，现在，应该摒弃这种观念和方式。五、法律事务增多工程勘察行业市场机制的建立和逐渐成熟必然导致企业的法律事务越来越多，T程档案的原始凭据作用也越来越重要，它对维护公平的市场竞争环境、维护企业的合法权益都有着不可替代的作用。而由此“产生”的社会效益、经济效益是非常可观的。这样的案例非常多，企业依靠所存档案作为凭