浅谈文秘人员如何提高办公自动化能力

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1、浅谈文秘人员如何提高办公自动化能力浅谈文秘人员如何提高办公自动化能力XX摘要：面对经济高速发展、社会竞争日趋激烈的今天，文秘工作中传统的、手工的办公模式已经远远不能适应现代社会发展的需要。而办公自动化的引进，使的文秘工作者从繁杂的事物和程序中得到了解放，将更多的时间和精力投入到了具体的工作中，提高了工作效率，优化了工作方式，适应了当前社会的需要。关键词：文秘工作办公自动化能力引言办公自动化的英文原称（），是随着计算机技术、网络技术、通信技术和现代自动化设备的发展而发展起来的一门综合性技术。它利用先进的

2、的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。通常办公室的文秘工作业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征，也是现代文秘人员必须掌握的业务素质。如何提高办公自动化能力，切

3、实有效地提高工作效率成为当前文秘工作人员努力的方向。一、现代办公自动化的特点1•具有灵活可拓展的基础构架。要在各个应用层面上有良好基础框架才能实现新时期网络时代办公自动化的优势。2•具有强大的自定义功能。这是由单位的组织结构决定的。单位的领导和监管机构其办公应用功能较多的集中在分析、统筹和决策等方面。办公自动化建设重点在以收发文为主的公文管理和各种业务系统的结合。不同级别对其对应的业务需求及公文收发的要求使办公自动化必须具备高灵活性。其次单位为了不断提高在市场中的竞争力，必须不断进行业务流程的重组。这

4、种机构改革、系统管理优化的需求，要求办公自动化建设必须能适应日后经常性的变化，具备灵活的自定义功能。3•实现量化考核并具备分析决策的能力。生产力的发展导致信息量的增加，从而推动了办公自动化的发展。办公自动化的实现不仅要求实现办公信息的自动化流转和管理，而且也要求对这些自动化形式下产生、处理、信息的量化管理，同时也对领导的工作提供了辅助。业务活动的信息和方案由计算机提供给领导评估决策，并由人决定，这充分体现出发挥现代科技的决策辅助作用。4•具有系统内部广域网应用功能和远程办公功能。如果单位存在跨地域的关

5、系，并且之间的信息和数据的传递频繁，就要充分利用网络技术。这是当今办公自动化的一个重要手段。具备有高速、大容量、宽带的传输网络。二、办公自动化下的秘书工作1.文书处理工作在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。2•档案整理工作在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。秘书人员在计算机上制作、接收文件，电子档案便应运而生。秘书人

6、员在保管信息时，首先是将文件信息分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。这样为日后保存、查阅提供了依据，既方便了管理，又省事省力省时省工。3.信息处理工作秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而失去利用价值。如果不实行办公自动化信息管理，以来传统的人工收集、整理的老式办法，所得到的信息会少、慢、差、误。给信息

7、管理工作带来很多麻烦。三、如何提高秘书工作水平，实现文秘工作现代化现代办公自动化的发展不断更新，市场的需求不断提高，秘书人员应强化自己的意识，提高自我素质，及时把握经济运行和市场的需要，认真为领导服务好，使自己能与时俱进。1.提高自身素质，加强学习工作能力。这不仅是在秘书行业中不断前进的动力，也是适应经济社会不断发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。2•转变思想观念，跟上时代潮流。少年易学老难成，一寸光阴不可轻。要清楚认识自己的工作，严格要求自己，时刻知道自己该

8、学什么该做什么，持续下去就会发现自己成为了一个有思想、有技能、有能力的人。要与时俱进，具备现代办公软件操作等能力，才能为领导处理事物及决策的能力3.熟练掌握各种办公化设备和软件。秘书工作错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，还要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公软件（如微软系列、金山系列、永中系列、红旗2000、致力协同系列等）以适应对秘书的新要求,充分发挥秘书的职能，提高秘书的工作效率。文秘工作现代化是一个不断积累