浅谈美国企业档案建设及启示

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1、浅谈美国企业档案建设及启示【内容提要】本文主要从美国金业档案工作历史略谈、体制建设、具体工作环节、破产档案去向、档案文化建设五个方面介绍了美国企业档案建设工作，通过与中国企业档案管理的对比分析得出启示。【关词】美国/企业/档案管理企业档案是真实全面记载企业内部生产、经营活动的原始记录，是企业生存发展至关重要的因素。从起源來讲，首先是在卅界工业发达的国家和地区开展起来。不同的社会制度孕育了不同的企业档案管理模式，学习美国的金业档案吸取其建设精华有助于全面推动我国的企业档案工作发展。一、美国企业档案工作历史略谈1925年，美国哈佛大学成立了商业历史协会，这大大激发了人

2、们对企业档案管理的兴趣与关注。在这个公共性保管机构里，可以帮助企业保存并利用文件。随后，美国著名的宝洁、福特汽车、可口可乐公司均在这一时期建立了企业自身的档案馆。1943年美国第一家专门从事企业档案管理的组织机构——费尔斯通企业档案馆成立。20世纪60年代，企业档案馆开始稳步发展并且成立了四个庞大机构的档案馆：IBM（1961年）、海湾石油公司（1965年）、芝加哥交易所（1968年）、教育考试服务部（1969年）。20世纪70年代,企业档案规模增长迅速,每年都有不少较大企业成立企业档案专职部门。众多大学和历史学会通过10年的收集，成立了公共企业档案馆。20III

3、：纪八九十年代，美国企业档案进入再生重组阶段，大量档案被移交并捐赠给大学，一些公司档案部门被迫关闭。但另一部分公司将档案资源最大限度投入到经营中，不光为企业各部门服务，并将档案馆变成营利部门，对特殊的需耍提供有偿服务。到了21世纪，美国金业档案乂上新台阶，许多商业档案开始开设主页，企业档案不光为自己服务，也为当地政府、司法立法部门服务。他们注重档案的原始性，强调利用功能，同时注觅档案的技术保护。二、美国企业档案体制建设私有制决定了档案可以成为企业的私有财产，美国人没有像屮国人一-样制定一个统一的企业档案管理体系或者标准、规范。在美国，企业可以根据自身的需求，因地制

4、宜制定企业内部档案管理制度。因此，美国企业档案管理呈现岀多元化发展的景象，与屮国式企业档案管理不尽相同。全美档案工作者协会自发设立了企业档案工作处，企业档案工作者每年都会口发不定期聚集在一起召开企业档案工作会议，交流经验，和互监督学习以加强企业档案工作的联系。三、美国企业工作具体环节简介在美国，由于其分散的管理体制，企业档案管理与文件管理丁作儿乎是脱节的。每个金业对档案收集工作的重视程度不同决定了收集的方法及效果的不同。美国企业的档案部门基本不对文件归档负责。与中国不同的是，美国企业档案也没有统一的档案整理规则，取而代Z的是各个一企业自设的整理细则与规范。整理的工

5、作i般也由临时雇用的档案兼职人员來完成。也许是美国人天生热爱自由的个性使然，他们认为档案没有必要追求一味的统一与整齐，只要是符合企业内部口身利用，简单明了方便好用就行。但是他们同样非常重视档案的鉴定工作。企业通常有内部编制的档案保管期限表，曲相关档案工作人员严格鉴定出档案的价值。一□鉴定出是失去价值或者价值明显不大的档案，将基本不予置理。在档案提供利用上，美国的企业在计算机及网络技术上利用非常广泛，同时非常强调资源整合与多途径检索。使利用者特别是企业内部员工能够非常轻松自如地找到自己想要搜寻的档案信息。四、美国破产企业档案去向简介在我国，企业破产后基木是根据199

6、7年制订的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定的原则进行的。但是由于一些档案行政管理部门职能的丧失或者是企业自设档案部门管理混乱等种种原因，破产企业档案的流失非常严重。对于非国有企业来讲，破产档案的保管更是难上加难。在美国，企业停顿或者是破产后，档案基木都存放在如大学和历史学会等公共性保存机构内。据了解,在美国加州人学欧文分校的图书馆里下设有档案馆，面积不算太人的档案馆里仅有两名档案管理员，但是可以明显看到许多“XX公司档案馆”的授权挂牌。高校图书馆或者历史学会接收金业破产档案的传统由来已久，这些公共性质的保存机构重视企业档案，积极并乐于接收企业档案的精

7、神非常值得中国借鉴。这样既妥善保管了企业档案同时也为日厉的编研利用提供了条件。五、美国企业档案文化建设企业档案文化，是深层次开发利用木金业现有的档案资源所形成的文化形态。当今社会，企业档案文化既是企业蓬勃发展的标志又是企业迈向更高层次的动力。美国的私营企业大都非常重视企业内部的档案文化建设，本文以美国著名