浅谈城建档案信息化建设

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1、浅谈城建档案信息化建设城建档案是城市建设屮形成的具有保存价值的文字、图表、影像等各种载体的技术资料，是社会管理和公共服务的重耍信息，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许叭市场监管、执法监督以及城乡房屋建筑和市政基础设施工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据；对于促进城乡一体化建设和城市化进程，保证城市生产、生活秩序，维护城市安全，应对城市突发事件具冇-I•分重要的意义。城建档案信息化建设，是指城建档案机构利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高城建档案接收、管理、指导、决策的

2、效率和水平，进而提高城建档案工作的社会效益和经济效益的过程。一、城建档案信息化的现状经过20多年来的发展，我国城建档案馆已建立了档案计算机检索系统，大部分城市开始建立管理信息系统，不少城市正在积极规划建设数字城建档案馆，例如武汉、长沙、珠海等城市的城建档案馆信息化建设已经较为成熟和先进，英中珠海市数字城建档案馆于2007年6月2日通过建设部验收鉴定。验收专家委员会认为：该项目是我国第一个完整意义上的数字城建档案馆，该项目在城建档案全过程的规范管理与控制方面具有国内领先水平。目前己在全国进行推广应用，取得较好

3、的效果。随着信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，城建档案基础业务建设的重心向档案的信息化建设转移。为了加快审批进度，现在全国各地的工程建设档案除了耍求提供纸质图纸外，基木上都要求同时提供光盘材料。大量的数字信息，特别是地下管线资料、音像照片，日渐增多的丰富馆藏，如果不经过信息化处理，势必会严重影响城建档案的工作效率。现有的档案管理系统工作模式，以及现有的城建档案馆的日常办公模式都难以适应新的需求。因此采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化，已成为城建档案向综合开

4、发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势。整体而言，我国城建档案馆信息化总体应用水平较低，信息化建设还处于初步发展阶段，存在的主要问题有：一是由于各地的城建档案馆经费主要靠政府财政支出，因此信息化建设投入有限。二是信息化基础设施落后，相当多的档案馆的电脑应用仅停留在文字处理、文件检索、办公自动化等方面，服务器、磁盘阵列等网络设备拥有率较低，数据库软件、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低，就算拥冇也是与规划主管部门共亨，档案馆只是附属模块。三是档案馆仍未走出封闭状态，资源共享观念淡薄，开发不足。大多数档案

5、馆的工作方式基本上是接收移交的档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲；档案介质绝大多数仍为纸质档案，要查阅资料一定要到馆内现场查询；地下管线、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的资源未充分建设和利用。四是档案馆信息化水平极不平衡，各地、不同规模的档案馆信息化建设差界明显，标准不统一。二、城建档案信息化建设的构想城建档案信息化建设是一个长期系统工程，要从实际需要和长远打算出发，制定一个适合自身发展需要的长远发展规划。现代城建档案馆的信息化要从基础建设抓起，基木上可以分为儿个阶段：档案馆业务办公自

6、动化管理建设、城建档案内部数字化建设、数字城建档案馆建设。城建档案馆信息化建设在第•阶段的任务主要是围绕档案管理进行，建立基于档案业务管理的办公自动化系统，充分利用现代信息技术改进优化档案管理的流程，实现城建档案登记、监督、指导、验收等管理环节及接收、整理、检索、保管、利用、鉴定、统计等业务工作全过程的计算机管理，同时系统辅助以城建档案馆的日常工作流程和行政办公事务处理功能，支持互联网的应用和远程查询，冇效提高城建档案馆的管理水平和数字化水平。这一步的工作可结合主管单位办公自动化系统建设进行，系统平台和基础

7、数据库应与主管单位的信息系统相互融合，避免重复建设和资源浪费。第二阶段的主要任务是将传统城建档案馆纸张文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术转化成符合标准规范的信息数据。因为各城建档案馆经过近20多年的建设，馆藏都比较丰富，同时，每年新增档案数量也非常大，因此需配备高速扫描系统和大量人力进行此项工作。建议此项工作分步进行，在开发相应的建库软件后，要求竣工档案验收必须提供相应符合标准规范的光盘材料，建立起新增档案资源库，然后将传统馆藏资料逐步转化成数字信息数据导入资源库屮，减轻负担，提高效率。第三

8、阶段的任务是各地城建档案馆信息化建设的第一阶段、第二阶段完成后，实现城建档案馆间的信息资源共亨，成为真正意义上的数宁城建档案馆。通过网络，用户可以不受地理位置和时间的限制对档案资源进行访问，实现档案资源的最大化利用。三、城建档案信息化建设的儿点体会1.实现基层城建档案数字化随着我区“大部制”的实施，大部分的行政职能下放到镇（街道），而当前的镇（街道）城建档案馆（室）技术、人员、资金都很薄弱。为了带动基层城建档案信