HR学习：开个好会事半功倍

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1、HR学习：开个好会事半功倍　　　　大约100年以前美国人亨利·马丁·罗伯特将军出版了《罗伯特议事规则》此后的一个世纪以来人们将此书奉为民主议事的圭臬《罗伯特议事规则》的伟大之处在于其为开会这件平常事建立了一套完整的流程让会议不至陷入无序引起矛盾还保障了决策的合理性　　　　可如今我们的会开得还是缺少章法大会开得繁琐小会开得随意开会之前稀里糊涂开会之后也没能明白清楚人们普遍对开会没能增加多少好感只是不断地开会“文山会海”依然是很多公司做事效率低下的写照　　　　把罗伯特的理论套用到企业的现实中来我们在这里简而化之地梳理一份适用于企业开会的方法看看为了一个高效而美妙的会议应该做些什么　　　　1、

2、开会必须具有目的性意在通过众人讨论做出某项与公司利益相关的决议一个不知道为什么而开的会必然以跑题和沉默为主每个与会者在进入会议室之前都应该已经想好自己的观点和今天要说的话“头脑风暴”严格来说并不是有效的会议形式因为即时的提出想法很难做出最优的选择借用开会讨论激发想象从无到有创建新的方案实际上往往是不得以而为之的做法开会讲求有备而来每个人构造想法的过程应该在会前完成开会的任务只有一个——就问题找出最好的解决办法　　　　2、因此要有一些会前的工作议程、需要讨论的内容以及每个人的相关任务应该有专人负责起草和发送邮件即便是例会这么做也能够增强员工们的重视程度当然员工也可以在邮件中提出新的问题让大

3、家尽早形成想法另外有一个小技巧可以让员工们对会议更有准备和期待就是提前透露会议上要决定的事宜和可能将要达到的效果此举等于对会议进行了提前的预热和炒作　　　　假如会议只是单纯地布置任务作用多半不会太积极因为大家没有获得自己的表达时间和话语权一味地坐着听命容易导致情绪低落如果能够以邮件或私下沟通的形式代替则会显得更为得体　　　　3、日常而言公司里的会议需要有两种角色：引导者和参与者会议由谁召集一般就由谁作为引导者引导者的作用相当于罗伯特所说的主席或主持人负责穿针引线调节气氛引发讨论　　　　4、会议伊始引导者最好能够重申一下会议的目的需要解决的问题有些然后说明讨论从里开始再引导着大家逐个说出自

4、己的想法这么做是让参与者都把状态调整到会议中也是给予一定的时间去准备发言不要让大家一下子陷入到“从零开始”的慌乱中来　　　　5、引导者应该注意观察谁一直在说谁在整个会议中不发一语从而做出平衡内部会议的核心是讨论而不是发布和听讲如果一个问题提出后遭遇了冷场引导者可以试着将它分解成若干个子问题代入到现实语境或者先发表自己的看法激发讨论在会议的最后引导者需要将大家认可的观点重新强调一遍以便校对与会者对会议精神的理解　　　　6、会议的参与者在会前务必结合着会议重点整理一下思路最好用文字写下草稿防止到会上发言时由于紧张一下子大脑空白这样做也方便在会议中保持一个清空的状态听取别人的意见而不是只想着自

5、己要说的话强调自己的观点　　　　7、如果人手充足最好在会上设立专门的记录员将会议要点在会后发送给所有与会人员一方面用于确认决议另一方面这也给了人们重新进行反馈的空间如果有人在会上没能充分表达自己的想法并对决议依然持有异议可以通过邮件再次沟通但就一个问题反复开会一般是不必要的做法坚持一事一议原则节约会议成本除非超过2/3的人都认为应该对此问题重新讨论否则尽量不要复议费时费力　　　　8、开会要避免某个人的演讲滔滔不绝其余的人容易感到被动而无话可说;而所有人随意地发言又容易毫无头绪拖慢进展的速度这就需要建立一种会场中的“游戏规则”罗伯特特意强调的就是会议的“程序正义”　　　　规则最关键的一点是

6、限制个人的发言时间和次数可以参考的做法是事先安排发言者的顺序一轮完成后再进行探讨当相同的意见被反复提及时会议的引导者要注意适时地打断并询问不同的意见　　　　9、最后的决定应该获得多数人的支持当多数人同意某项决议时少数人的意见应该受到约束否则会议就没完没了了;但多数人必须尊重少数人的权利每一个决策相关者都要获得发言权如果问题十分重大可以调整决议通过的量化指标比如从1/2调整到3/4　　　　10、对于与会者表达自己观点的前提是听清了对方的发言你要确保自己弄懂了别人话中想要表达的意思很多时候看法并不矛盾但表达方式不同就会引起争执不过如果意见确实针锋相对也应尽量直言不讳毕竟会议是公开的问题是公共

7、的不涉及私人好恶然而要注意方法最好面向会议的引导者发表看法因为如果不同意见的持有者面对面讨论则很有可能变成顶撞或争吵造成情绪失控　　　　11、开会的时长有人说开会不要超过20分钟建议站着开会以便迅速做出决议在这里并不推荐这类的做法开会为的就是充分讨论能尽快当然好但限制时长没有意义反而容易走向形式主义草草了事不过会议时间绝不是越长越好联合公司东京总务部长冈本让曾说：“会议时间最好不要超过两小时两小时是一个人注意力的极限”这话有理注意力