档案管理系统简介

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4、过去，部门都采用纸张资料保存档案，不仅消耗大量人力物力，更是容易受人员流动和环境变化而导致档案丢失，无法完整、长期的保存。随着现代信息技术的发展，为档案资料的保管与高效利用提供了科学、有效的手段和工具——“档案管理系统”。该系统能够把部门信息档案清晰而完整的保存在数据库中，不仅省时省力，而且操作方便、安全性高。档案管理系统的主要功能：1、档案的移交功能：档案的来源多种多样，不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转移，同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移，利用档案管理系统，可快速准确定位档案信息并确保档案信息的严谨性和完整性。2、档案的校正功能：档案归档后，档案信

5、息是不允许轻易修改或变更的，但在档案管理的实际活动中，因种种原因，可能需要对档案的信息进行校正。利用档案管理系统，可以高效、准确的校正档案资料，节省了时间，提高了效率。3、档案的鉴定功能：在档案的保管利用过程中，档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况，档案管理系统会自动对档案保管期进行校验，对接近或已过保管期限的档案，系统会自动提示相关业务人员。4、档案的保存功能：由于采用高端信息数据库技术作为强大支持，档案管理系统中的数据可以自动安全的保存，即使中间出现问题也可通过备份数据库还原出错前的档案信息，安全而且实用。5、档案的销毁功能：在档案的保存和利用过

6、程中，因种种原因，有些档案需要销毁。档案的销毁更须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行。系统提供两种销毁方式：（1）、彻底删除方式，执行这种销毁方式后，系统将该档案的记录从数据库中彻底删除。（2）、正常销毁方式，执行这种销毁方式后，系统只是将该档案打上销毁标记，并未从数据库中物理删除该档案记录，但此后，该档案将无法被利用，如无法被查阅、下载、复印等。部门将获得的益处：1、促进企事业档案资源的共享对档案资源的管控突破了时空限制，档案管理员可以随时随地查看、修改、上传档案。2、加强档案安全性多层次、多方面的安全管控来确保档案的安全共享以及保存、使用。3、省时省力不必再为档案管理工作的繁

7、杂而苦恼，因为档案管理系统会清晰的分类、即时调用、省时省力，方便快捷。档案管理系统的特点：1、各种类型档案的全面、集中管理；2、基于浏览器的管理窗口；3、自动建立各种索引，方便查找；4、通过权限的设置来确保档案的安全性；5、用户的各种操作，档案的更新都有详细的记录。主要功能-电子文件管理管理各种类型的电子档案，全方位的索引、浏览及查询；可以选择是通过邮件附件还是文件链接来分派文件；版本控制、强大的附件管理能力；基于浏览器的档案共享。