檔案記錄管理程序

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1、發行日期年月日ABC股份有限公司文件編號2-120-003版次版文件名稱:檔案記錄管理程序文件區分■管制文件□非管制文件制訂單位行政室次數修訂前之內容修訂後之內容修訂日期核決審查擬案文件編號檔案記錄管理程序版第1頁，共3H1・目的：制定與維持簽呈及各項記錄之管制作業，並使資料之流通迅速、正確，以確保各相關部門能適時獲得適當的最新資料並對記錄有效的管制。2•適用範圍：有關各部門之簽呈與記錄均適用。3.名詞定義：3・1•簽呈：由擬案權責人依實際需要，將擬案之原因或說明、解決方案或處理過程呈送部門主管及相關單位主管審查後，依核決

2、權限呈送核准之資料。3・2•系統運作記錄：有關系統運作中足以證明系統之有效運作之記錄。3.3.成本記錄：執行成本管理有關之資料°3.4.生產記錄：執行生產管理有關之資料。4•責任與權限：4.1•外來文件之接收、分發與管制，由行政室負責執行。4.2•管制類記錄的設定與修改，由各制定單位負責執行。4.3.各保存單位主管應督導該單位管制類簽呈或記錄，依本規定執行管制。4.4.保存單位檔案管理人員，應依本規定執行檔案及記錄管理。5.內容:5.1•簽呈、表單塡寫：各單位依工作上之需要或要求塡寫各類簽呈及表單。5.2•簽呈、記錄收集：

3、各單位對於自己所塡寫、製作，或其他單位轉來要求協辦之簽呈或記錄應加以收集，並了解內容以便處理或協辦。5.3•檔案分類：5.3.1.各單位對於收集的資料或記錄需分簽呈、管制類記錄及•一般類記錄予以整理。5.3.2.系統運作記錄需依「品質記錄管制一覽表j規定之期限保存，而且在期限內能調出提供分析，以鑑定品質管理趨勢與矯正及預防之需要，一般類則無上述規定。5.3.3.其餘有關成本、生產、安全之記錄亦參考上述規定執行。5.4.歸檔：5.4.1.管制類記錄由保存單位收集後，均需依其屬性類別分類建立檢索方式歸檔。5.4.2.其他單位向

4、保存單位借閱管制類記錄者，應先徵求該單位主管同意。5.4.3•保存單位對於管制類記錄於歸檔期間應妥善保管，並防止損傷、遺失及因潮溼之環境造成損壞。文件編號檔案記錄管理程序版第2頁，共3頁5.5.文件之彙整：保存單位對於管制類記錄於歸檔後需定期加以彙整，可依機種別、客戶別、部門別、日期別、編號別等加以區分，並製作索引。5.6•近期管制類記錄之處置(條文4.2.4.1記錄保存)5.6.1保存單位應不定期檢討管制類記錄之保存期限，並加以適當處置。5.6.2管制類記錄超過保存期限時管制需求自動消失，應另行處置。如銷毀、廢棄燒掉或移

5、至他處統一保管…等。5.6.3顧客指定或有法規要求之記錄，其管制及保管期限，應依照客戶或法規規定的要求。5.7•外部提供之記錄規定5.7.1.外部提供之記錄包括供應商與外包商之出廠證明報告‘如檢驗報告或校正單位提供之校正報告書等。5.7.2.有關外部捉供之記錄管制，依照公司管制類品質記錄之規定。5.8.記錄之處置5.8.1.品質記錄之保存期限，依各制定保管單位規定之「品質記錄管制一覽表」來執行。5.8.2.客戶對於本公司品質記錄之管制方式，另有規定或要求提供其評估使用時，可於合約或訂單中與本公司協商。(條文4.2.4.1記

6、錄保存)6.相關文件：6.1.品質手冊(1・100・001)。7•使用文件：7.1•附件：7.1.1.附件一：檔案記錄管制作業流程圖。7.2.相關表單7.2.1.品質記錄管制一覽表(2-120-003-01)7.2.2.報告書(3-120-028-05)8•實施本辦法應呈總經理核准後實施'修改時亦同。