【经营管理】汽车销售服务有限责任公司内部控制程序-47P

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1、XX省XX汽车销售服务有限责任公司GS-QB01-2002A文件控制程序编制:审核:批准:发布日期:分发号：04号1目的对与组织质量管理体系有关文件进行控制确保各部门所使用文件为有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关文件控制。3职责3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。3.2管理者代表负责审核质量手册、程序文件。3・3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。3.4办公室负责组织对体系文件的管理。3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件收集、整理和归档等。4程序4.1文件分类及保管4.1.1公司第一级文件质量手册、第二级程序文件，并由办公室备案保存；

2、4.1.2公司第三级文件包括质量记录和作业指导书及其他相关文件等，市各相关部门口行保存并报办公室备案存档。4.2文件的编号GS:—公司代号；QA：—质量手册如:GS-QA-2002A为公司代号-质量手册-年号+版本号；QB：-一程序文件如:GS-QB-01-2002A为公司代号-程序文件号-年号+版本号；QC：-一作业文件/质量记录（第三级文件）如:QC-4.2-01A为质量记录-标准章节号-序号+版本号（A-第一版，B-第二版）；质量手册和程序文件版本说明则直接注明在封面，如第A版；外来文件沿用原编号,方针目标文件以方针目标发布年份作为标识，不设编号。4.3

3、文件的编写、审核、批准、发放a）公司管理体系文件如：质量手册和程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由办公室负责登记、发放；b）各部门文件由各部门组织编写、汇总，管理者代表审核，报总经理批准，办公室负责登记、发放。3.4文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件首页加盖“受控”卬章，非受控文件则无“受控”印章。4.5文件的更改小质量手册由办公室组织更改，填写《文件更改申请》，经管理代表审核，上报总经理批准后更改，由办公室发放。办公室应保

4、留文件更改内容的记录；b）其他文件的更改由各和应主管部门填写《文件更改巾请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。c）少许修改可釆用划改和加上更改内容。d）具有较多更改的原文件必须由相应主管部门收冋，以确保有效文件的唯一性。4.6文件的领用文件使用者应填写《文件登记表》，经和应主管部门负责人审批方可领用。4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存a）质量管理体系文件由办公室保管b）各部门文件由本部门保管。c）对受控文件，各部门应及时填写木部门使用文件的《部门受控文件清单》。d）任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保

5、文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2文件的作废和销毁Q所有失效或作废文件，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，加盖“保留”卬章・c）对要销毁的作废文件，经管理者代表批准后销毁。4.7.3文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件登记表》，向资料管理员借阅、复制。4.8外来文件的控制4.8.1办公室负责收集和关国家、行业、国际标准的最新版木，统一编号、力F1盖受控卬章。4.8.2各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报办公室备案。4.9每年由办公

6、室组织对现有质量体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审。5相关文件《质量记录控制程序》6质量记录6.1《文件登记表》6.2《受控文件清单》6.3《文件更改中请》6.4《文件销毁申请》XX省XX汽车销售服务有限责任公司GS-QB02-2002A质量记录控制程序A版编制：XX审核：XX批准：XX发布日期：XX1目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。3职责3.1办公室负责监督、管理各部门的质量记录。3・2各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。3.3办公室负责保管超过一年的质量记录。3.4

7、各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。4程序4.1各部门资料员负责收集、整理、保存木部门的质量记录。4.2质量记录填写耍及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；不能填写的项目，将该项用单杠划去；要修改原错误，在其上方写上更改后的内容，加盖“受控”或更改人的印章。4・3质量记录的保存、保护4.3.1各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。4.3.2办公室编制《质量记录清单》，将公司所有丁•质量管理体系运行有关的记录汇总。4.3.3办公室要检查各部门资料记录的使用、管理情况。4・4质量记录如超过保存期或其他特殊需要销毁时，报管

8、理者代表批准，执行销毁。.4.5记录格