公文---公文類別與寫作方法

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1、第八章公文類別與寫作方法令、呈、咨、函、公告、書函、表格化公文、簽稿之寫作方法壹、公文類別一、類別：令、呈、咨、函、公告、其他公文二、其他公文：書函、開會通知單、公務電話記錄、其他定型化公文三、其他得視公務性質使用之公文：手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略〈綱要〉、說帖等貳、各類公文使用時機與對象一、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。三、咨：總統與立法院監察院公文往復時。四、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時用之。五、函：各機關處理公務有下列情形之一時用之〈

2、一〉下行函：上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。〈二〉上行函：下級機關對上級機關有所請求或報告時。〈三〉平行函：同級機關或不相隸屬機關間行文。〈四〉申請函：民眾與機關間申請及答復。〈六〉書函1.用於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時。2.代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表。其適用範圍較函廣泛，舉凡答復簡單案情、寄送普通文件、書刊或為一般聯繫、查詢等事項行文時用之，其性質不如函之正式性。參、公文之分類一、依行文系統分類：上行文、平行文、下行文二、依發文動機分類：主動公文：創稿被動公文：復文或轉文三、依文書機密性分類：絕對機密、極機密、機密、密四、依處理

3、時限分類：最速件：一日速件：三日普通件：六日限期公文：專案管制公文：五、依電子交換機制分類：〈一〉第一類電子公文：經由第三者〈電子交換中心〉集中處理，具有電子認證、收方自動回復、加密等功能，並提供交換記錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值服務。〈二〉第二類電子公文：屬點對點直接電子交換，具有電子認證、收方自動回復、加密等功能。〈三〉第三類電子公文：屬發文方登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告之，不另復文者。六、依公文性質及適用範圍分類：稿本、正本、副本、抄本、影本、譯本。肆、公文的結構本體結構一、內容結構主旨：引據→起說明：申述→承辦法：歸結→轉合二、形式結構〈一〉

4、令：不分段〈二〉函：主旨、說明、辦法三段式〈三〉簽：主旨、說明、擬辦三段式→大簽〈正式簽〉。條列式→簡簽〈四〉開會通知單：開會事由、時間、地點、主持人、出席者、列席者伍、令之寫作方法一、發布令〈一〉可不分段，敘述時動詞一律在前。〈二〉多種規章同時發布，可併入同一令內〈三〉以公文分行或登載於政府公報，由各機關自訂。二、人事令〈一〉分任免、遷調、獎懲。〈二〉由機關自訂表格。陸、呈之寫作方法一、對總統有所呈請或報告時用之。二、活用三段式。柒、咨之寫作方法一、總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之，屬於平行文。二、使用情形〈一〉徵求性：提名人選徵求同意。〈二〉答復性

5、：行使同意權結果答復總統。〈三〉洽請性：總統請立法院召集會議。〈四〉移送性：通過之法律案送請總統公布三、活用三段式捌、函之寫作方法一、製作要領—一般原則〈一〉文字敘述簡、淺、明、確。〈二〉正確使用標點符號。〈三〉來文只摘述要點，避免層層套用來文。〈四〉避免艱深、無意義或模稜兩可之詞句。〈五〉語氣肯定、用詞堅定、互相尊重。二、分段要領〈一〉活用三段式。→案情簡單可用主旨一段完成者，勿硬性分割成二段或三段〈二〉主旨：說明行文目的與期望，應具體扼要。→為全文精要〈三〉說明：案情必須就事實、來源或理由作詳細之敘述而無法於主旨容納時，可改為經過、原因等名稱。〈四〉辦法：向受

6、文者提出具體要求無法在主旨內簡述時。可因公文內容改用建議、請求、擬辦或核示事項等名稱。三、各段規格〈一〉每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加「：」。〈二〉主旨一段不分項，文字緊接冒號之下〈三〉說明、辦法如無項次，文字緊接段名冒號下書寫，如分項條列，應另行低一格書寫。〈四〉分項條列如內容過於複雜，應編列為附件。四、撰擬函稿應注意事項：主旨：〈一〉不分段〈二〉行文目的要表達清楚〈三〉不要拖泥帶水〈四〉文字要簡潔，內容太長時，部分內容改列為說明〈五〉行文主體不要弄錯〈六〉上行文平行文下行文的目的語不可亂用〈七〉語意要適當、正確〈八〉主詞在前，且儘量以受文者之尊稱

7、開頭。說明〈一〉引據文號、法令條文要正確、完整〈二〉敘述要完全、正確〈三〉條理清晰易懂、合乎邏輯〈四〉數序排列要按規定使用〈五〉陳復或准駁的理由要明白表達〈六〉必要之說明不可省略辦法〈一〉周全可行〈二〉不要解決一個問題，衍生其他問題〈三〉沒把握地事情不濫作承諾〈四〉除特殊情形外，要有法令依據玖、書函之寫法一、用於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時。二、舉凡答復簡單案情、或為一般聯繫、查詢或寄送書刊等事項時用之，性質不如函之正式性。三、用語比照函之規定。四、首行應標明受文者。五、採條列式或活用三段式。拾、書函與函的區別一、使用時機不同：公務已達成熟階段時用→函公

8、務上在磋商