电子档案的证据效力研究【毕业论文】

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本科毕业论文（20__届）电子档案的证据效力研究III 摘要电子档案的证据效力随着计算机技术在各个领域的广泛运用已日渐被人们所关注。在各种社会实践活动中必然会产生大量的电子档案，并且电子档案在海量存储与输出、处理快速便捷等方面具有纸质档案不可比拟的优越性逐渐取代纸质档案。在办公无纸化及电子商务、电子政务等迅猛发展的今天，若对电子档案的证据效力不能保障，则以电子档案为依据的电子证据将无法证明事实发生的存在，将会严重阻扰信息化时代的发展脚步。本课题主要通过案例对电子档案的原始性、完整性及真实性进行分析，研究确保电子档案的证据价值与电子档案的这三个属性之间的关系，探讨了在确保电子档案的原始性、完整性及真实性方面的技术方法的障碍及解决办法，对电子档案管理理念上的弊端及改进办法提出了建议。关键词：电子档案；证据效力；真实性；原始性；完整性III AbstractEvidenceeffectofelectronicrecordswiththeextensiveapplicationofcomputertechnologyinvariousfieldshasbeenincreasinglyconcernedbythepeople.Inallkindsofsocialactivitieswillinevitablyproducealargenumberofelectronicrecords,andelectronicrecordshavereplacedpaperrecordsgraduallybytheirunsurpassedsuperiorityinmassstorageandoutput,handlequicklyandeasily.Nowadays,withtherapiddevelopmentofpaperlessoffice,e-business,e-governmentaffairs,iftheevidenceeffectofelectronicrecordscannotbeprotected,theelectronicevidencewhichdependsontheformofelectronicrecordswillnotbeabletoprovethefactsexist,itwillseriouslyinterfereintheeraofinformationizationpaceofdevelopment.Thisprojectmainlythroughcasestudiesonelectronicrecordsoforiginality,integrityandauthenticityforanalysis,studiesonensuringthevalueoftheelectronicrecordsandelectronicrecordsrelationshipbetweenthesethreeattributes,explorestoensurethatelectronicrecordsoforiginality,integrityandauthenticityofthetechnicalmethodsofobstaclesandsolutions,putsforwardsuggestionsonthedisadvantagesandimprovementofmanagementconceptsofelectronicrecordsmanagement.Keywords:ElectronicRecords;EvidenceEffect;Authenticity;Originality;IntegrityIII 目录1电子档案的特性11.1对环境的依赖性11.2信息与载体的可分离性21.3信息共享带来的不安全性21.4使用技术与载体的不稳定性22电子档案的原始性、完整性和真实性与其证据效力的关系32.1原始性对电子档案的证据效力的影响42.2真实性对电子档案的证据效力的影响52.3完整性对电子档案的证据效力的影响53削弱电子档案的证据效力的因素63.1认识上的障碍63.2技术上的障碍63.3管理上的障碍74保障电子档案证据效力的策略分析84.1保障电子档案的证据效力的技术策略84.2加强电子档案的有效性管理94.2.1提前介入管理104.2.2全程情况记录104.2.3加强电子档案利用环节的管理措施。114.2.4建立对电子档案归档的专线。114.2.5选择一个电子文件专门的汇集点进行归档。124.2.6加强计算机软、硬件设施管理124.2.7加强对电子档案管理知识的培训13结论14参考文献1514 自20世纪90年代以来，随着信息技术与计算机网络技术的发展及信息的载体，存储、传递及使用等的方式的转变，“无纸化”一词已普及人们生活工作的广大领域。同时，信息化的大发展也促成了电子档案的产生。而电子档案所具备的操作方便、传递快捷、易实现资源共享、存储空间小、表现形式多样、易于复制等纸质档案所无法比拟的优越性注定了电子档案在档案界将取代纸质档案的大发展趋势。但是，这些电子档案在发挥他们的优越性的同时也为我们在使用及管理过程中带来了很大的困难。所谓的电子档案是按照档案管理规范有目的保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件[1]。而电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件[2]。作为档案的基本属性便是具备原始记录的特性，要将电子档案作为证据来使用就必须确保电子档案具备其原始的记录特性，保障其的对客观事实的凭证效力。同时，电子档案还应具备真实性与完整性才能保证其凭证价值。而与纸质档案子相比，电子档案是电子文件的归档结果，其内容信息与其载体是可分离的，不能像纸质档案一样可以将它的制成材料（纸张）、字迹材料及字迹这三者永远结合在一起，做到这三者的一体化。不具备白纸黑字、铁证如山的凭证说服能力。同时电子档案易于修改、复制、粘贴、传递，并且在使用过程中对计算机设备有很大的依赖性，造成了电子档案在读取上有一定的难度，并且信息化网络的大发展也使得电子档案易受到病毒、黑客等的攻击，使得同时在对电子档案的管理理念及技术手段上也与原来的纸质档案上存在着很大的差异，特别是计算机技术飞速发展促进了信息载体与信息表现的格式的不断更新换代，加大了人们对档案电子档案管理的难度，对如何切实保障电子档案的原始性、完整性及真实性提出了更大的挑战。1电子档案的特性1.1对环境的依赖性电子档案是以数字代码所构成的，并且只有通过计算机解码才能被识读，所以电子档案具有非直读性与对环境的依赖性。这就使得在保障电子档案的长期的读取性中具有一定的难度。电子档案在创建、读取14 及一些列有关的活动中都离不开计算机平台。然而现今的计算机技术发展十分的快速，计算机系统、软件及存储设备的也在不断的更新升级，致使旧的计算机系统形成的电子档案在新的计算机系统上不可取读的问题。同样的，在一台计算机上形成的电子档案因缺乏相应的软件的支持而造成电子档案在另一台计算机上不能取读的问题。这就增加了电子档案的保管与利用的复杂与困难。1.2信息与载体的可分离性由于电子档案是以数字编码形式存在的，与纸质档案的信息与载体的一体化性质不同，电子档案内容与载体具有可分离性，在使用与管理过程中其内容信息很容易被更改、复制和添加及删除且不易留下痕迹。这就使得电子档案的原始性、完整性及真实性难以得到保障，大大增加了电子档案作为证据使用的难度。1.3信息共享带来的不安全性由于全球化、信息化及网络化的发展，使得英特网这个开放的全球性网络平台在带来信息共享便利的同时也为电子档案的安全管理带来了巨大的挑战。电子档案在发送、接收、保管、归档时很容易收到网络上的病毒侵害及网络黑客的攻击，使得电子档案的内容受到泄密、篡改及伪造。这就使得电子档案的原始性、真实性及完整性难以得到保障。1.4使用技术与载体的不稳定性随着计算机技术与存储设备的快速更新，使得电子档案的保管部门难以及时了解并掌握新的管理知识及技术，并且作为电子档案的载体对环境的温度、湿度、防磁性、抗机械性损伤、抗病毒等条件都有较高的要求，加之电子档案的信息取读与存储都需要计算机设备的支持，一旦计算机设备受到破坏或技术的落后就会直接导致电子档案的信息缺损甚至丢失不能够被读取，使之成为无效的信息。这样就大大增加了电子档案管理的管理难度及费用。14 2电子档案的原始性、完整性和真实性与其证据效力的关系由于电子档案是根据档案管理规范采用一定形式保存起来的具有参考凭证价值的以数字代码形式存在并依赖计算机设备来来取读与处理的可在网络上进行传送的文件。在电子档案管理中，由于电子档案具有数字化信息的属性，其信息与载体的具有可分离性，易改动、易出错、易消失、易受攻击，决定了电子档案的原始性、完整性和真实性问题一直是阻碍其成为权威凭证的最大障碍[4]。所以传统鉴定档案记录原始性的方法已无法沿用在归档电子档案的方法上，电子档案的内容信息的原始性、完整性和真实性是用来判定电子档案是否具备凭证价值，具有证据效力的重要的不可或缺的三个要素，同样也是确定该电子档案具备证据效力的惟一标准。但鉴于电子档案的在其特性上的局限性，使得人们在确保电子档案的原始性、真实性及完整性方面存在很大的难度。2010年，叶向阳在“关于电子档案的证据效力问题”里提出：只要所提供的电子档案具备真实性、合法性、关联性，就可以进入诉讼审查的范围，可以作为证据来采信[3]。所以保障电子档案内容信息的原始性、真实性和完整性对保证电子档案证据效力是非常重要的。随着计算机技术与网络技术不断发展，电子邮件已经渐渐成为企业对内与对外的信息沟通的主要工具之一。电子邮件所记录的常常是企业日常的业务活动，是企业对内及对外信息交流活动的历史见证，对企业来说具有重要的参考凭证价值。所以越来越多的企业也逐渐认识到了电子邮件的证据价值和情报价值，将电子文件的管理理念运用到电子邮件管理中，将企业的电子邮件视作企业电子档案管理的一项事务。因此保障电子邮件的原始性、完整性及真实性可以为以后的相关纠纷中起到相当重要凭证作用。2004年3月，上海合家购物有限公司上海市黄浦区人民法院上诉其职员程瑞利用其工作电脑先后4次向收件人为ellenn@21cn.com的邮址发送了自己公司的“每日收货和收货单报告”、“目录产品”、“样品仓库出库清单”、“内部物品借用单”的电子邮件。经查实ellenn@21cn.com为上海合家购物有限公司的对手公司上海涤兰贸易有限公司的法定代表人的电子邮箱2004年4月，原告合家购物有限公司以被告程瑞泄露商业秘密为由，将其开除。当年8月，原告将电子邮件信息经向上海市公证处公证，提出证据保全申请，后在公证人员的监督下，原告技术人员当场提交电脑硬盘一个并安装在公证处电脑上，将硬盘里的14 相关数据备份刻录至光盘中，并封存了光盘。诉讼中，原告将公证机关封存的含有电子邮件内容的光盘作为主要证据，提交法庭，要求确认被告的行为构成商业秘密侵权。经法院审理认为，对原告所提供的电子邮件的证据效力予以认定。因为存有电子邮件的光盘是经公证机公证并关保全过的；原告公司邮件服务器采用MDaemon软件，具有假地址检测功能、发送邮件认证功能，其中发送邮件认证功能，具有本地用户发送认证机制，可以防止他人冒用原告员工的邮址，保证所发邮件出自本人邮址；被告程瑞在原告单位工作期间，原告为每位员工安排一个个人系统用户名，由员工自行设定和修改其对应的密码，只有在用户名和密码一致的情况下，才能发送邮件；被告程瑞在其所使用的电脑上自行设定有密码，且该密码仅为被告程瑞一人知晓。对涉案电脑具有上述功能，被告程瑞未提出异议，亦未提供电脑数据被修改的证据。因此法院确信涉案电子邮件未被添加、修改及伪造，对其证明力予以确认。被告程瑞、被告涤兰公司均构成了对原告商业秘密的侵害。根据该案例我们可以认识到如下几个问题：2.1原始性对电子档案的证据效力的影响所谓电子档案的原始性就是指电子档案的内容、结构及背景信息等都处于原始的生成状态。只要内容、结构和背景信息都保持原始状态，那么我们就可以说电子文件的原始性得到了保障[5]，也就是说电子档案的原始性也得到了保障。所以认定和维护电子文件的原始记录性是十分重要的，电子文件的原始记录性得不到有效地认定和维护也就无法保证它具有参考价值[6]，从而使得电子档案的原始性也受到威胁。但是，与传统纸质档案相比，电子档案的原始性不能通过其内容或载体、形式表现出来，不具备纸质档案内容所能表现出的字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料等，使得以虚拟的电子形式存在的电子档案的原始性难以得到分析与判断。特别是在归档、使用及保存过程中时常会存在使电子档案失去其原始性的危险。在上述案例中，原告上海合家购物有限公司将电子邮件的内容信息经上海市公证处公正过并保全的，基于MDaemon邮件服务器的功能加上并且被告程瑞在其所使用的电脑上自行设定有密码，且该密码仅为被告程瑞一人知晓，程瑞没有提供电脑数据被修改的证据，因此法院确信涉案电子邮件内容未被添加、修改。由此可以证明这些电子邮件的具备原始性的，由此涉案的电子邮件被认定具有证据效力。2.1真实性对电子档案的证据效力的影响14 电子档案的真实性是指电子档案的内容信息能够如实地、完整地、准确地反映出电子档案的记录对象。电子档案的真实性保障是伴随电子档案的生命始终的不间断的过程，并且是保证电子档案的凭证价值基础。但是，电子档案易于复制、修改甚至于伪造且不易留有痕迹使得电子档案的内容信息容易失真，加上网络病毒、非法访问、信息载体及技术的不稳定性等多种问题都给电子档案的真实性保障带来很大障碍。上述案例中，原告上海合家购物有限的邮件服务器采用的是MDaemon软件，具有假地址检测功能、发送邮件认证功能，其中发送邮件认证功能，具有本地用户发送认证机制，可以防止他人冒用原告员工的邮址，保证所发邮件出自本人邮址，并且被告程瑞在原告单位工作期间，原告为每位员工安排一个个人系统用户名，由员工自行设定和修改其对应的密码，只有在用户名和密码一致的情况下，才能发送邮件，因此也排除了是有其他人冒名发送或修改的可能性，证实了这些电子邮件的真实性，合家购物公司才能以此为证赢得诉讼。2.3完整性对电子档案的证据效力的影响电子档案的完整性是指电子档案的内容信息、结构信息、背景信息及元数据等没有缺损。上述案例中涉案的电子邮件的内容信息已经公证处公证，发送者、发送时间，接受者等相关的背景信息也十分清楚，并且也排除了他人修改造假的可能性，涉案电子邮件的完整性完全得到了保障，这样便使得电子邮件的证明力度得到了大大的提升，最终合家购物有限公司得以胜诉。所以电子档案的完整性保障是至关重要的。但是电子档案经常处于流动的状态，若不能得到及时的捕获，会增加信息丢失的可能性；电子档案的结构复杂，存储方式繁多，易使信息缺失；电子档案的背景信息会随档案的处理过程而累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子档案的来龙去脉不清；电子档案的元数据的完整性，会影响电子档案读取的有效性。电子档案归档重要环节便是对元数据进行详细的登录，此间发生任何的疏漏都将可能导致电子档案的证据效力得不到保障。14 3削弱电子档案的证据效力的因素在计算机技术飞速发展的现今，电子档案以其便捷、经济、高效等优点，在各个领域显得越来越重要。但是，基于电子档案本身所固有的一些特性上的缺陷，使得在电子档案的原始性、真实性和完整性等方面加大了电子档案管理难度，另外在对电子档案的认知上、技术上及管理上的不足也是影响电子档案证据效力的重要因素。3.1认识上的障碍档案界将档案的原始性、真实性看作是确保其证据价值的基础。因此，电子档案的证据效力要想得到保障就必须要确保其原始性、真实性。然而，由于受传统的纸质档案管理理念的影响拘泥于”原件“的概念，认为档案的核心必须是具备原始性。而对于电子文件来说，虚拟化的制作方式和便于拷贝的特点使得其“原件”和”复印件“难以区分，传统意义上的”原件“概念已难以成立[7]。而电子档案的内容信息与载体具有可分离性，在使用与管理时容易被复制、修改且不易留有痕迹，这样便使人们在对电子档案的原始性、真实性上会产生很大的怀疑，并且电子档案是有数据编码形式存在的虚拟档案，只有通过计算机设备才能取读，对于计算机设备具有很大的依赖性，一旦取读设备或存储设备受到破坏，电子档案就会随之失真甚至丢失，这种不稳定性就增加电子档案可以作为证据来使用的难度从而也大大降低了人们对电子档案可作为证据来使用的可信度。3.2技术上的障碍要想保证电子档案具有证据效力，就要保障电子档案具备原始性、真实性、完整性及有效性，但是基于电子档案的内容信息与载体是可分离的，且对计算机设备具有依赖性，加之计算机技术与通信技术的快速发展，加快了操作系统、存储设备及格式的更新升级速度。使得人们在管理电子档案的时候就需要不断的及时的对电子档案进行存储介质的转换及格式的更新才能保证电子档案可以长期取读与保存，延长电子档案的寿命。14 电子文件管理的各个环节几乎都要依赖计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件。不兼容的计算机和应用软件生成的文件，在交换使用时则会遇到困难[8]。在电子档案转移到新的技术环境时由于技术的不成熟性而常常导致电子档案的内容信息的失真、缺损甚至丢失，这对电子档案的原始性确认与真实性保障带来重重困难，并且加上网络病毒与“黑客”的侵袭，对电子档案的管理构成很大的威胁。3.3管理上的障碍在传统的理念上的档案之所以具备证据效力，在一定程度上是由严格的档案管理制度、法规及档案部门的权威和信誉所决定。并且就纸质档案来说，由于其载体与信息的一体化，使得人们并不需要借助其他的设备就可以很容易就可以判断纸质档案的原始性真实性及完整性。有效的电子档案管理是实现人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证[9]。但就电子档案而言，我国目前还不具备一整套完善的管理方法、管理规范及标准。随着计算机的普及以及计算机信息技术、网络技术的不断发展，目前大多数的单位的日常工作中都会产生大量电子文件，并且产生的电子文件形式多样，种类繁多。对于电子文件的管理有没有足够的重视，不能对电子文件进行有序化管理，只将产生电子文件存储在计算机硬件设备上，并没有对他们进行有序的整理、鉴别、归档，导致计算机硬盘存储设备里电子文件大量堆积、杂乱无章。不仅对存储设备的空间的浪费也给电子档案的归档带来相当大的难度，往往会使许多重要的电子档案信息失真、失效、失信及失存。从而导致电子档案失去作为证据的价值。14 4保障电子档案证据效力的策略分析在信息化大发展的今天，只有确保电子档案的证据效力，提高电子档案的证明力，才能充分发挥电子档案凭证价值及情报价值,也是文件、档案工作者的工作动力所在，电子档案作为证据使用的不确定性将会阻碍我国档案信息化的建设步伐，使我国的档案信息化建设远远滞后于其他国家。4.1保障电子档案的证据效力的技术策略要保障电子档案的真实可靠性，具备证据效力，关键在于运用技术来保证电子档案信息的原始性、真实性及完整性。（1）电子签名技术电子签名技术是确保电子档案内容信息具备原始性、真实性、完整性的主要的技术之一。电子签名就是能够在电子文件中识别起草人身份、保证传输安全、起到与手写签名或者盖章同等作用的电子技术手段[9]。以数字签名为核心的数字签名技术可对网络上传输的信息进行加密和解密、数字签名和签名验证，确保网上传递信息的保密性、完整性，以及信息交换实体身份的真实性、签名信息的不可否认性，从而保障网络应用的安全性[10]。就目前而言在国内外被广泛使用并且技术水平较为成熟的电子签名技术就是基于PKI（PublicKeyInfrastructure）的数字签名技术。该数字签名技术的核心执行机构是电子认证服务提供者，即通称为认证机构CA。PKI签名的关键元素就是由CA签发的数字证书，它所提供的PKI服务就是认证、数据完整性、数据保密性和不可否认性。它的作用便是利用证书公钥和与该公钥所对应的私钥进行加密解密，并产生对数字电文的签名及验证签名。数字签名是利用公钥密码技术和其他密码算法生成一系列符号及代码组成电子密码进行签名，来代替书写签名和印章。这种签名方法可在很大的可信PKI域人群中进行认证，或在多个可信的PKI域中进行交叉认证，它特别适用于互联网和广域网上的安全认证和传输。14 如一用户甲具备一份电子签名，他向朋友寄出一份用电子签名进行签注过的电子邮件，此电子邮件的内容只能使用包含甲用户的私有密钥的电子签名才能修改。他的朋友乙在收到了这个电子邮件后，从邮件的签名中获取了用户甲的电子签名的副本，这一副本中包含了签名的公共密钥信息，但未包含私有密钥信息。然后用户乙就可以使用公共密钥进行读取，并且还可以对这份邮件的电子签名是否有效进行验证。只要双击该电子邮件的签名，如果邮件已经被人恶意改动过，就会跳出邮件已被篡改的提示信息，用户乙便可以证实该电子邮件在传输的过程中是否被别人截取并改动。如果该邮件没有被修改过，那么就会弹出“验证文档签名——签名有效”的对话框。这样就能保证了电子邮件的原始有效性，防止他人非法修改。（2）防火墙技术由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁。因此，对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题[11]。防火墙技术是一种网络访问控制技术，它的功能是在某台计算机或某个局域网络与其他的系统网络之间设置一道障碍来阻止其他的系统网络上的用户对该计算机进行非法访问和恶意攻击，也能够阻止该计算机里的机密性的信息通过网络非法输出。防火墙技术已经成为网络安全中比不可少的的安全措施[12]。防火墙就好像是网络上的一道关卡，能够控制进、出两个方向的通信，从而使被保护网络的信息内容、信息结构不受外界的侵犯，提高了网络的安全性，保护在网上传输、使用、存储的电子档案的原始性、真实性及完整性。（3）防改写措施目前在许多的软件中可将电子档案设置为只读的状态。基于这种只读状态，用户只能从计算机上读取电子档案的信息，而不能对电子档案的内容进行任何的添加、删除等修改。在计算机外存储器中，只读式光盘(CD-ROM)只能供使用者读取信息，而不能添加或擦除电子档案的内容：一次写入式光盘(WORM)可为使用者提供一次性写入并且可多次读取的功能，还可以追加信息但不能删除原来的信息。这些不可逆式的存储载体有效地防止了用户随意地更改电子档案内容信息，切实保证了电子档案的原始性、完整性及真实性。4.2加强电子档案的有效性管理在电子档案的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节。其内容信息都有可能被更改及丢失，所以，在有效利用完善的信息安全技术的同时，也要实施相适应的管理技术措施来保证电子档案的安全管理。想要维护电子档案原始性、真实性就要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理规章制度，对电子档案进行全程管理里，保障其在每一个环节都能避免信息的失真。4.2.1提前介入管理14 所谓“提前介入”，又可称为“前端控制”，是指在电子文件形成之前(即电子文件管理系统设计阶段)，就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划。把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督[13]。意思就是对电子档案的管理时应在其形成之前即电子文件时期就加以干预。外国学者D.Bearman早在1994年就提出：大多数企业的沟通和更多的私人通信将被数字化，并会被记录、存储和传送，档案工作者将不得不在记录的生命周期的早期干预[14]。在电子文件生命周期理论中将电子文件划分为设计、形成和维护这三个阶段，而设计阶段在对电子档案全程管里中具有十分重要的影响。因为电子档案的内容信息易更改、易流逝,若按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序来管理电子档案,那么在开展其他工作之前许多电子档案就可能被更改、删除，从而导致电子档案的信息内容缺损、失真，影响电子档案的凭证价值。所以“提前介入”可以提高电子文件形成之初的安全性，确保归档后生成的电子档案的原始性、真实性及完整性的到保障，提高电子档案的有效性及凭证价值。在前面提到的案例中上海合家购物有限公司的邮件服务器采用的是MDaemon软件，该软件具有本地用户发送认证机制可以防止他人冒名发送邮件，并且上海合家购物有限公司还为每位员工安排一个个人的系统用户名，防止他人借用员工邮址发送邮件或是对邮件进行修改，做到了从邮件产生之前就对其进行有效管理与监督，保证归档的电子邮件具备原始性、完整性与真实性。4.2.2全程情况记录由于纸质档案与电子档案特性上的巨大差异，电子档案已经不具备“原件”概念，不像纸质档案一样，一旦形成其内容信息及形式特征就不会再改变，人们就可确认其原始性，判断其是否为原件。但是电子档案在形成后会因为信息载体的改变及格式的转换更新而不断地改变自己的存在形式，若没有相关的信息来认证电子档案的内容未发生任何变化的话就会导致电子档案的原始性、真实性及完整性就难以得到确认。因此，必须建立电子档案的全过程管理制度，电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性[15]。14 明确电子档案由形成之初到保存直至销毁过程中收集与积累的人员、方法、时间、地点等一系列相关信息，为每一份电子档案建立必备的信息记录，从收集、积累开始就记录这些信息，记录电子档案的管理与使用的情况。这些记录将会在证实电子档案的原始性、真实性及完整性上起到非常有效的作用。从而保证了电子档案的凭证价值，提高了电子档案作为证据使用的效力。4.2.3加强电子档案利用环节的管理措施由于电子档案的使用人员的工作性质和责任有所不同，所以接触的电子档案的范围及方式等也会有所不同。因此，应进行授权控制管理，对不同使用人员的使用权限进行严格的控制。当电子档案被使用时，管理电子档案的系统要能自动辨别当前使用人员的身份的合法性，并以此来确定使用人员的功能使用权限范围，并依据规定权限范围想使用人员提供相应的使用方式。对有保密级的电子档案要进行加密处理，并对密钥进行定期或不定期的更改。建立对电子使用的全过程的有效的监控，并由能对使用过程进行相关的记录，作为对使用工作时的查证依据。在前面提到的案例中上海合家购物有限公司为其公司的每位员工都安排了一个系统用户名，让员工自己对对应的密码进行设定和修改，只有在用户名和密码一致的情况下，才能发送邮件，该公司以此来对电子邮件进行权限管理。从而才能在纠纷中排除邮件是经他人发送或修改的可能性，增强了电子邮件的证据效力。4.2.4建立对电子档案归档的专线电子档案的内容信息是以数码形式存储于各种载体上的，在使用时还必须依赖电子计算机软硬件设施来将电子档案的内容信息还原成可以被直接阅读的格式来进行显示。这对于电子档案管理与使用而言是一个较为复杂的过程。因为，电子档案来源于多个方面，常常是有不同的电子计算机系统所形成的，并且在其内容的格式也是不可能一致的，这种技术与形式上所存在的差异，必然会导致在以后对电子档案的还原时所需要采用不同的技术方法。这就加大了电子档案工作人员对电子档案的归档、存储及使用的难度。随着计算机信息网络的建立与飞速发展。人们在由于工作的需要越来越多的利用网络来传送一些重要的文件。这些被传送的文件需经过各业务的管理部门的挑选，反映相对应的职能活动，所以在上传网上传输前，要按照信息管理部门统—14 要求的格式进行转换，保证传输数据的可靠性、通用性，这样便在一定程度上减小了归档的难度，提高了归档效率，加强了电子档案管理部门对电子档案的统一管理的能力。同时对于那些未被传送的具有保存价值的电子文件，应当由电子文件所形成的部门进行有效的编目整理，利用计算机网络技术通过信息管理网络在各业务的管理部门与电子档案管理部门之间所建立的电子文件归档传输专用网线向电子档案管理部门进行传输，建立一个或多个的基于信息管理网的归档专用的子系统。将那些上网传送或未上网传送的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给电子档案管理部门。当然电子档案管理部门必须与办公自动化和信息管理部门进行协商，对归档的电子文件提出统一的格式要求，当然并不一定要是唯—的一种，可以是几种通用性较强的软件，如：．DOC、．TXT、．PDF、．EXE等文件。4.2.5建立电子文件归档专用汇集点对于计算机信息技术与办公自动化的飞速发展，分散的计算机信息系统已渐渐走向集中统一化，选择让专门负责规划与统筹信息的管理工作的计算机信息管理部门来做为电子文件信息的专门汇集点进行电子文件的归档的是最佳的，计算机信息管理部门是开发统一集中的信息系统的“领头羊”，也具备一定的技术水平以及人才条件，让他们来负责对日常工作活动中生成的具有保存价值的电子文件归档整理是较理想的归档策略之一。4.2.6加强计算机软、硬件设施管理电子档案对计算机软件及硬件设备具有很强的依赖性，若这些设备得不到很好的保护就很可能为电子档案带来毁灭性的灾难。首先是在软件管理上，要及了解并掌握新的存储设备信息及技术，为电子档案的开创新的存储格式，使档案管理部门能够得到必要的存储设备；对要归档的电子文件、数据资料采取统一且通用的格式的存储；增强系统软件的安全性能，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级；对电子档案的上传下载进行安全等级设置及访问权限的设置；提高数据备份技术等。在前面提到的案例中，上海合家购物有限公司所使用的MDaemon软件，提供了病毒防护插件，安装在MDaemon服务端，可以通过鉴定并禁止有害的电子邮件信息的传入，可以为电子邮件提供了一个安全的网络系统。其次在硬件管理上，要更加完善电子档案的计算机设备的保管设施及环境；做好对硬件设备的防磁、防震、防潮、防尘等措施；加强服务器与数据库的安全性，确保电子档案在保存及传输过程中的安全、稳定。14 4.2.7加强对电子档案管理知识的培训档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术发展的需要[16]。随着计算机技术与通信技术的快速发展，办公自动化在我国的运用越来越广泛,这就会使产生的电子档案会越来越多，在这种情况下，必须使人们对电子档案的管理引起足够的重视，档案管理人员需要对电子档案的管理与纸质档案的管理方法及理念上加以区分，增强对档案管理的专业知识与技能，并根据对电子档案的特殊性进行实行针对性的管理，及时了解电子档案管理的最新技术及管理办法，对管理人员进行管理培训，使我国的电子档案管理能够跟上世界发展的时代步伐，确保对电子档案的安全管理。知识经济时代下，高新技术迅猛发展，不仅给档案管理工作带来了挑战，并且又为发展电子档案管理提供了有力的技术支持。我们只有勇于迎接挑战，以科学的态度来研究电子档案管理的特殊性、规律性问题，并加强我们电子档案管理人员新知识、新技能的培训，迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍，我们就能够管理好电子档案，保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。14 结论综上所述，电子档案和纸质档案、影像档案等一样，其最基本的属性就是记录信息的原始性、真实性及完整性。电子档案的这三个属性，是保证了电子档案与其他的档案一样，具有法律上的凭证作用，并且在理论基础上电子档案是具备证据效力的。但是由于如今对电子档案的证据效力研究方面所涉及的内容十分繁杂，范围相当广泛，所以因为个人的能力限定还未能十分肯定的得出电子档案是具备证据效力这一结论。但是要确保电子档案的证据效力，最大限度的发挥电子档案凭证价值和情报价值的优势，是档案工作的根本动力所在，若不能保证电子档案的凭证价值那么会使电子档案管理工作就失去了存在的意义。所以本人建议电子档案管理部门若要充分发挥电子档案的的证据效力，就要保证电子档案在整个管理过程中都要具有原始性、完整性及真实性，确保电子档案的可用性有效性。虽然我国目前在电子档案管理技术上还并不成熟，所以需要国家与企业在资金、设备、人员、技术上能对电子档案工作提供强有力的支持，切实保障我国电子档案管理在技术上的不断发展，确保电子档案能在实践活动中发挥最大的证据效力。同时各电子档案管理部门也要要积极主动的去学习、引进、掌握、发展国外一些先进国家对电子档案管理的技术与方法，不断的做到自我的创新与发展，我相信假以时日在电子档案界可以很肯定的提出“电子档案是具备证据效力”的这一研究理论。14 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