第012章 报表的创建与使用

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1、数据库原理与应用第12章报表的创建与使用辽宁科技大学资源与土木工程学院测绘工程教研室知识网络图什么是报表及其优点报表是数据库中数据信息和文档信息输出的一种形式，它可以将数据库中的数据信息和文档信息以多种形式通过屏幕或通过打印机打印出来。具有的优点：（1）报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计；（2）报表可以生成清单、订单和其它所需的输出内容，从而可以方便有效的处理商务。报表提供的功能（1）可以制成各种丰富的格式，从而使报表更容易阅读和理解（2）可以使用剪贴画、照片和扫描图像来美化报

2、表的外观（3）可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉和页脚（4）可以利用图表和图形帮助说明数据的含义12.1报表的类型Access系统提供了比较丰富、多样的报表样式。主要有4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表1.纵栏式报表12.1报表的类型2.表格式报表其格式类似于数据表的格式，其以行、列的形式输出数据，因此可以在报表的一页上输出多条记录内容12.1报表的类型3.图表报表是指报表中的数据以图表格式显示，类似“Excel”中的图表，图表可直观地展示数据之间的关系12.1报表的类型4.标签报表一特殊的报表格式。

3、其对数据的输出类似制作的各个标签，例如实际的应用中，可制作学生表的标签，用来邮寄学生的通知、信件等12.2.1报表的组成报表通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚及主体7部分组成，这些部分称为报表的节。（1）报表页眉报表页眉位于报表的开始，一般用于设置报表的标题，使用说明、整个报表只有一个报表页眉，并且仅仅在报表的第一页的顶端打印一次，这样，报表页眉这一节通常显示报表的标题，例如，“学生成绩单”、“职工工资统计表”等。报表标题通常是用标签实现的，要显示的文字通过标签的标题属性设置，而且标题文字的字体、字

4、号、颜色等格式属性都可以在属性对话框中进行设置。在报表中是否使用“报表页眉”节或“报表页脚”节是通过“视图”菜单中的“报表页眉/页脚”命令同时进行设置的。12.2.1报表的组成12.2.1报表的组成（2）报表页脚报表页脚只出现在报表的结尾处，用于显示对所有记录都要显示的内容，包括整个报表的汇总说明，结束语等。（3）页面页眉放在页面页眉一节中的内容在报表的每一页顶端都显示一次，在表格式报表中用来设置显示报表的字段名称或分组名称，对报表的第一页，页面页眉显示在报表页眉的下方。在报表中是否使用“页面页眉”节或“页面页脚”节是通过“

5、视图”菜单中的“页面页眉/页脚”命令同时进行设置的。12.2.1报表的组成（4）页面页脚页面页脚出现在每页的底部，每一页中有一个页面页脚，用来设置本页的汇总说明，插入日期或页码等，最常用的是在每页底部显示页码的信息，如“第3页共8页”。（5）组页眉在报表中是否使用“组页眉”或“组页脚”，是由“视图”菜单中的“排序与分组”命令进行设置的，也就是说，和其他两组页眉和页脚相比，“组页眉”和“组页脚”可以根据需要单独进行设置。在该节中，主要是对分组字段的数据进行设置，从而实现报表的分组输出和分组统计。也可以指定其他的分类字段对每个分

6、组继续分组在组页眉中设置的内容，将在报表的每个分组的开始显示一次。12.2.1报表的组成（6）组页脚组页脚中通常安排分组的统计数据，主要通过文本框实现的。在该节中设置的内容显示在每个分组的结束位置。（7）主体主体节是报表中显示数据的主要区域，用来显示每条记录的数据，根据字段类型不同，字段的数据使用文本框、复选框或绑定对象框进行显示，也可以包含对字段的计算结果。每当显示一条记录时，在该节中设置的其他信息都将重复显示。例如，如果从字段列表中直接将字段拖动到主体节中，则字段的名称和字段的值都在主体节中显示，纵栏式报表就属于此类。又

7、如，如果只将字段的数据安排在主体节中，而将字段的名称信息放在页面页眉中，当字段名称和字段数据与垂直方向对齐时，这样，就可以将数据以行列的形式显示，一行显示一条记录，一页显示多行记录，表格式报表就属于此类。12.2.2报表的视图方式在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，报表的视图方式主要有：设计视图、打印预览与版面预览。有以下几种选择视图方式的操作：（1）当查看一个已经生成的报表的视图方式，可在“报表”对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从快捷菜单中选择视图方式（2）在“报表”对象下，使用数据库的工具栏（3）使

8、用常用工具栏（4）当编辑一个报表时，欲改变“视图”方式，可使用Access“视图”菜单的下拉菜单，从中选择12.2.2报表的视图方式报表的设计视图在该视图方式下，可完成报表的设计与编辑。2.报表的打印预览在正式打印报表前，总要先预览报表，在报表设计过程中，还要反复通过“打印预览”视图方式，