秘书学第一讲附则4

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1、秘书学与秘书实务会务与商务——会议筹备介绍教学要求：（1）知识要求：会议的有关知识和会议种类会议议程和日程的区别（2）技能要求：发放会议通知、制作会议证件掌握会议的筹备制作议程、日程关于会议会议的定义会议的各要素会议的分类补充：公司会议的种类重要内容会议筹备会间服务会议善后工作商务活动商务旅行会议筹备的各环节发送会议通知准备会议证件会议文件资料会议所需用品与设备会址的选择迎接与会者签到与引导发送会议通知发送形式：正式通知、非正式通知发送内容：有预备议程的、需要回复的、与会者对会址不熟悉的。会议通知的样式：便函式、卡片式部分会议需与会议通知一起寄出会议回执发放会议通

2、知的注意事项：明确发送对象；落实回复环节；注意情况变化训练内容会议证件代表证——与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。列席证——能够到会旁听但无表决权。工作证——大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。记者证——负责大会采访、报道的新闻媒体人员。来宾证——表明是被主办方邀请的嘉宾。会议文件资料常见的会议文件资料包括：会议通知、开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议记录、会议简报、会议纪要、新闻稿、会议议程、会议日程安排等。会议议程、示例会议日程、示例会议议程（1） 编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各项内容的习惯性顺序和本企业章程有无对会

3、议议程顺序的明确规定。（2） 议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。（3） 保密性强的议题，一般放在后面。会议日程会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。会议用品和所需设备会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。选择会址（1） 

4、交通便利：方便上司和与会者前往。（2） 会场的大小与会议规模、主题相符。（3）  良好的设备配置。（4） 尽量避开闹市区，保证不受干扰。（5）  应考虑有无停车场。（6）场地租借的成本必须合理。热情迎接与会者（1）   要有统一的指挥调动系统，把与会代表的名单及抵达时间制成表格，并要掌握与会代表的联络方式。（2）   要备有足够的车辆和接站的人员。（3）   接待人员将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报道人员。会议签到与座位引导（1）选择恰当的签到形式：（小型会议签到、大中型会议签到、有些会议不一定签到，则凭会议通知、入场券进入

5、会场）（2） 准备好签到用的登记表、签字文具等。（3）请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐。大中型会议，一般制作好各种座次标识用品（如：主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌等）小结一般来说，根据上司的指示和有关规章制度，拟写会议计划包括：时间、地点、规格、规模、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务组的组成人员和分工等。会议预算会议经费来源：上级部门拨款本单位拨款外单位赞助与会者交纳会务费会议开支：租借会场和会议设备费用交通工具费用会务人员的报酬参观、活动的费用印制资料费用补贴与会者的伙食住宿其他费用训练内容天地公司要在下月20日召开有80人参加的

6、客户咨询联谊会，会期2天，请你根据本单元所学知识设计出这次会议的筹备方案。（材料可以自拟）会议通知训练内容你是宏远公司行政部的秘书，宏远公司将在12月15日（星期二）上午9：30召开客户咨询联谊会，地点是公司总部二楼会议室，会议的任务是了解客户对本公司产品（服务）的意见或建议，增加客户与公司、客户与客户之间的交流。公司为这次联谊会准备了精彩的节目，并附节目单一份。请你拟写一份带回执的会议通知（便函式）。便函式会议通知致：各部门经理发自：总经理秘书王英主题：部门经理的圆桌会议通知2003年2月23日上午9：00，在国电宾馆二楼会议室举行全体部门经理的圆桌会议。假如您

7、不能参加请在2月22日之前打电话66756235告知。附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。附件：议事日程地图卡片式部门经理会议目的：讨论下一年度市场营销计划时间：2001年12月23日下午3：00地点：公司第一会议室如您无法出席，请于12月22日前电话告知总经理秘书王英。电话：66756235会议回执请于12月20日前将回执寄回。□我准备参加此次会议。□我将届时赴会，并带宾客来。□我不能参加此次会议。署名公司会议议程（正确）海天公司销售团队会议议程

8、表公司销售