公文写作讲座(杨老师)

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1、大学生常用文书写作规范杨瑞春2010年11月16日一、文书的概念文书又称应用文书或实用文书，是人们在日常的工作、学习和生活中，办理公务、沟通情况、解决实际问题时所使用的一种实用性文体。按文书性质分为：公务文书私务文书在日常使用中可分为：法定公文《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种文书决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。《国家行政机关公文处理办法》规定的13种文书命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务文书计划、总结、调

2、查报告、简报、述职报告、大事记、公示、事迹材料等会务文书主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿、会议议程、会议须知、会议纪录、会议决议规章文书条例、规定、章程、办法、守则等其他文书社交礼仪类：请柬、邀请函、回信、回电、感谢信、表扬信、喜报等专用书信类：倡议书、介绍信、聘书、证明书、保证书等宣传信息类：消息、海报、启事、声明条据契约类：协议、请假条、借条、欠条、收条、留言条等二、文书的特征一、文体的实用性二、格式的规范性三、内容的真实性四、表述的简洁性五、应用的时效性六、对象的明确性三、文书写作规范（一）版面规范1.字号法定公文

3、标题使用2号宋体字，正文用3号仿宋字，小标题使用3号黑体字。其他文书可参照公文字号。常用文书标题2号黑体或华文中宋字，加粗；正文使用小四号宋体字，1.5倍行距；小标题使用4号宋体字或黑体字，加粗。2.回行标题回行时，词义要完整，排列对称，间距恰当；正文回行应顶格；数字、年份不能回行。3.不宜使用自动编号功能数字与文字之间的间距过大，一般不宜在文书写作中。三、文书写作规范（二）字词规范1.字不用错字、别字、异体字，不用简化的文字。公共管理学院≠公公管理学院2.词书面用语，忌用口语；用现代汉语，个别文言词除外，如“其、之、

4、者，所”等；不生造词，正确运用现代高科技新术语；慎用重叠式词语“开开心，明明白白，清清楚楚楚”等；感情色彩，褒贬词性。正确使用代词、助词等：他她它，的地得。三、文书写作规范（三）数字的使用1.阿拉伯数字除成文日期、部分结构层次序数和在成词、惯用语、缩略语等作为词素的数字必须使用汉字外，其它应用阿拉伯数字。2.概数相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，边用的两个数字不能标点符号隔开。3.约数带有“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示约数一般用汉字。当文中出现一组具有统计和比较意义的数字时，即有精确数字，又

5、有约数时，为保持一致性，其约数也可用阿拉伯数字。三、文书写作规范4.结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，一般不超过四层。5.日期公文的成文日期必须使用汉字，如“二○一○年十月十七日”，其他日期一般用阿拉件数字，如“2010年10月17日”。“○”为插入符号中的特殊符号，而不是阿拉伯数字“0”，也不是英文字母“O”或“o”。三、文书写作规范（四）标点符号1.序号后面的标点符号“第一”后用“，”，“一”后用“、”，“1”后用“.”，“（一）”和“（1）”不用标点符号，不加

6、空格。2.叹号叹号是具强烈感情色彩的标点符号，主观性强，在文书中一般不用。3.不使用标点的情况小标题句尾；固定格式；每行的顶格不用标点符号。三、文书写作规范（五）单位名称使用1.全称规章制度中必须用全称，经济管理学院≠经管学院，2010级新生≠10级新生2.习惯简称共青团华南农业大学委员会=校团委共青团广东省委员会=团省委（六）生效标识1.单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应采用“骑年盖月，上大下小”的原则。端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧

7、无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。2.联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。不署机关单位名称。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个或以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交

8、或相切。四、常文文书行政公文通知　　请示　　报告函会议纪要事务文书计划、总结、调查报告、简报、公示会务文书会议纪录规章文书（略）其他文书社交礼仪类：请柬、邀请函、感谢信、表扬信、喜报等专用书信类：倡议书、介绍信、聘书、证明书等条据契约类：请假条、借条、欠条、收条、请假等通知布置性通知、会议通知（一）标题发文机关+事由+通知（关于)