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1、大学生常用文书写作规范杨瑞春2010年11月16日一、文书的概念文书又称应用文书或实用文书,是人们在日常的工作、学习和生活中,办理公务、沟通情况、解决实际问题时所使用的一种实用性文体。按文书性质分为:公务文书私务文书在日常使用中可分为:法定公文《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种文书决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。《国家行政机关公文处理办法》规定的13种文书命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务文书计划、总结、调
2、查报告、简报、述职报告、大事记、公示、事迹材料等会务文书主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿、会议议程、会议须知、会议纪录、会议决议规章文书条例、规定、章程、办法、守则等其他文书社交礼仪类:请柬、邀请函、回信、回电、感谢信、表扬信、喜报等专用书信类:倡议书、介绍信、聘书、证明书、保证书等宣传信息类:消息、海报、启事、声明条据契约类:协议、请假条、借条、欠条、收条、留言条等二、文书的特征一、文体的实用性二、格式的规范性三、内容的真实性四、表述的简洁性五、应用的时效性六、对象的明确性三、文书写作规范(一)版面规范1.字号法定公文
3、标题使用2号宋体字,正文用3号仿宋字,小标题使用3号黑体字。其他文书可参照公文字号。常用文书标题2号黑体或华文中宋字,加粗;正文使用小四号宋体字,1.5倍行距;小标题使用4号宋体字或黑体字,加粗。2.回行标题回行时,词义要完整,排列对称,间距恰当;正文回行应顶格;数字、年份不能回行。3.不宜使用自动编号功能数字与文字之间的间距过大,一般不宜在文书写作中。三、文书写作规范(二)字词规范1.字不用错字、别字、异体字,不用简化的文字。公共管理学院≠公公管理学院2.词书面用语,忌用口语;用现代汉语,个别文言词除外,如“其、之、
4、者,所”等;不生造词,正确运用现代高科技新术语;慎用重叠式词语“开开心,明明白白,清清楚楚楚”等;感情色彩,褒贬词性。正确使用代词、助词等:他她它,的地得。三、文书写作规范(三)数字的使用1.阿拉伯数字除成文日期、部分结构层次序数和在成词、惯用语、缩略语等作为词素的数字必须使用汉字外,其它应用阿拉伯数字。2.概数相邻的两个数字并列连用表示概数,必须用汉字,边用的两个数字不能标点符号隔开。3.约数带有“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示约数一般用汉字。当文中出现一组具有统计和比较意义的数字时,即有精确数字,又
5、有约数时,为保持一致性,其约数也可用阿拉伯数字。三、文书写作规范4.结构层次序数第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”,一般不超过四层。5.日期公文的成文日期必须使用汉字,如“二○一○年十月十七日”,其他日期一般用阿拉件数字,如“2010年10月17日”。“○”为插入符号中的特殊符号,而不是阿拉伯数字“0”,也不是英文字母“O”或“o”。三、文书写作规范(四)标点符号1.序号后面的标点符号“第一”后用“,”,“一”后用“、”,“1”后用“.”,“(一)”和“(1)”不用标点符号,不加
6、空格。2.叹号叹号是具强烈感情色彩的标点符号,主观性强,在文书中一般不用。3.不使用标点的情况小标题句尾;固定格式;每行的顶格不用标点符号。三、文书写作规范(五)单位名称使用1.全称规章制度中必须用全称,经济管理学院≠经管学院,2010级新生≠10级新生2.习惯简称共青团华南农业大学委员会=校团委共青团广东省委员会=团省委(六)生效标识1.单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间,成文时间右空4字;加盖印章应采用“骑年盖月,上大下小”的原则。端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧
7、无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。2.联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。不署机关单位名称。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个或以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交
8、或相切。四、常文文书行政公文通知 请示 报告函会议纪要事务文书计划、总结、调查报告、简报、公示会务文书会议纪录规章文书(略)其他文书社交礼仪类:请柬、邀请函、感谢信、表扬信、喜报等专用书信类:倡议书、介绍信、聘书、证明书等条据契约类:请假条、借条、欠条、收条、请假等通知布置性通知、会议通知(一)标题发文机关+事由+通知(关于)
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