行政文件管理办法

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1、行政文件管理办法第一章总则第一条为进一步规范公司行政文件管理，提高行政文件处理的效率和质量，结合企业实际，特制定本办法。第二条本办法是公司文件管理的指导性文件，公司所有部门的文件管理相关制度、活动和行为必须遵照本管理规定。第三条总经办负责处理公司来往公文文件。第四条公司文件由总经理办公室负责管理，部门的文件由各部门负责管理。第五条文件中涉及国家、集团、公司应保密的事项，公司相关人员须严守机密，不准随便向他人泄露。第二章文件的处理第六条外来文件收文办理一般有以下几个过程：登记、阅办、批办、处理、催办、存档。（一）登记：外部来文、来函送

2、达公司后，原则上由总经办签收、登记(序号、收文日期、来文单位或个人)。当来文已明确具体收件人或收件部门时，总经办应将来文直接交收件人或收件部门处理。各部门应指定专人负责来部来文、来函登记和归档工作。如果来文没有明确具体收件人，也没有明确具体的收件部门，仅写“公司收”字样，该文件交由总经办处理。各部门负责外部来文处理的人员在收到文件后，应先在“外来文件登记表”（见附件五）按照要求登记来文的基本内容(文件名称、文件编号、发文时间、收件人签名)，一般均要求将文件交部门经理阅办。对于外来电子文件，若以公司名义为收件人，均汇总给总经办，总经办

3、根据不同内容不同性质发送至各相关部门，由部门经理阅办并将文件归档备份。直接发送至具体部门的外来电子文件，也应该归档备份。（二）阅办：由部门经理办理。一般阅知性文件按照文件的内容、性质分转领导及有关部门及人员传阅。其余公文，阅办部门应提出初步处理意见，及时送主管领导批办。（三）批办：按照公司管理的分工，由总经理、副总经理对来文如何处理做出批注。重要文件，除注明办否，还要注明处理的原则和方法。明确承办的部门或人员，以及承办的要求和期限。批办后由总经办按批示意见及时分送有关领导或承办单位办理，同时注意催促、转递、及时进行处理。（四）处理：

4、承办部门或人员根据批办要求，研究、理解来文内容及需办理的事项，及时办理，需要两个部门以上承办的文件，由主承办部门主动牵头，会同有关部门协商处理，注意时限，及时汇报。（五）催办：总经办负责催办、督促和检查。（六）存档：公司所有文件总经办都需有存档，具体文件相关部门也应自行存档备份。存档归档的范围如下：1、政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。2、公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。3、内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简

5、报等。4、与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。5、主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。6、公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。7、公司内部的各项管理制度。8、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。9、反映主要职能活动的报告与总结。10、其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。第七条各级领导对送来的公文要及时审阅，急件当天批复，一般文件两天内批复。第八条各级领导阅、批公文时应仔细、认真，阅完后要签名并注日期，不得圈阅。

6、需要签署意见的，要明确、具体。第九条公司所有文件，发文部门应有存档。有领导批示的，还应附批复件。第三章档案保管与借阅第十条档案属于机关办公机密资料，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。第十一条借阅档案材料，须经所属部门负责人批准（申请单见附件1）。借阅档案，必须履行登记、签收手续（见附件2）。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员催还。需要长期借出的，须经有关领导审核批准，并由档案管理人员做好详细登记。第十二条调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污文件，归

7、还的档案材料应完整无损，否则，追究当事人的责任。第十三条借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告分管领导及时处理。第四章附则第十四条本办法由总经办制定并负责解释。第十五条公司创建安全生产标准化涉及到规章制度，报总经办存放1份，存放期限永久性，有更新时，由安全办报备及时更新保存；对于规章制度中的附件表单，由各相关执行部门保存，存放期限至少三年。第十六条本办法经总经理签发之日起生效执行。